5 months | 6 minutes

Calculating your agency’s efficiency? Use these 2 KPIs!

Header Detail 1240x533px C Calculate Efficiency Agency

You want your agency to grow. Or at least, that’s what we’re assuming. In that case, high efficiency is essential in order to achieve your objectives. The two KPIs ‘average profit per hour’ and ‘performance’ give you insight into your efficiency. In this blog, we explain how you can calculate this with the help of examples.Have you been thinking, ‘efficiency is something you simply calculate through billability’? A valid question, but the answer is no. In this blog post we explain why billability is inadequate as a KPI for growth.

1 Average profit per hour: what are your strengths?

The average profit or margin per hour shows where the profits and losses can be found in your business and where adjustments need to be made. This is how you calculate your average profit per hour:

billable value per hour (a) / cost per hour (b)

(a): you calculate the billable value per hour by dividing the available budget by the number of hours worked on projects.

Imagine you sell a project for 16,000 euros. An employee works on this for an entire month, putting in a total of 160 hours’ work. This means that the billable value per hour for this project is 100 euros. (160,000 euros/160 hours).

(b): for the cost per hour you add up all the costs for a particular employee.

This includes the gross monthly salary, costs specific to that employee such as an expense allowance and fringe benefits, and your general costs per employee (rent, electricity and internet). Then divide this figure by the total hours worked.

In this example, your employee costs your organisation 55 euros per hour.

If we input this data into the formula, the average profit per hour for the employee works out at 82% (100 euros per hour / 55 euros per hour).

HQ_Blog_Billability_CTA_KPIs

2 Performance: are you productive?

However, not only the billable hours count, but also how efficiently these are filled in. This brings us to the crucial KPI of performance. You can calculate it like this:

efficiency (a) x billable hours (b)

(a): efficiency is a measurable value that tells you whether you are working more quickly or more slowly than anticipated, ‘within’ or ‘over’ budget. You calculate this by dividing the invoiced value by the actual value for the same period.

Imagine you sell a project for 10,000 euros, representing 100 hours’ work. An employee finishes it off in 85 hours, representing a total intrinsic value of 8,500 euros. The efficiency is therefore 118% (10,000 euros / 9,500 euros).

(b): billability is the number of billable hours versus the net capacity (= the number of hours that someone actually works) and gives an indication of the number of productive hours.

Imagine that an employee works for 3 full weeks, representing a net capacity of 120 hours in total. Every week, he holds a number of internal meetings, which amount to a total of 12 hours. The number of billable hours is 108. His billability for this period is therefore 90%. (108 hours / 120 hours)

If we put this data into the formula, then the performance of the employee amounts to 106% (118% x 90%).

HQ_Blog_Billability_CTA_Evaluate

What’s next?

Calculating KPIs is only the first step. Far more important are the insights that you derive from the figures.

A low yield per hour or performance may mean that you are selling projects too cheaply. Or that staff do not have the right skills to successfully conclude certain projects. And high results too can expose challenges.

In this blog post we give you a glimpse behind the scenes and we explain why the KPIs differ between staff types. Keen to find out more? You’ll find the juiciest details in our e-book, including extensive calculation examples. We also explain how you can make adjustments to your agency to allow it to grow. Download the e-book here.

HQ_Blog_Billability_CTA_960x250

Met je agency willen je groeien. Of daar gaan wij toch van uit. In dat geval is een hoog rendement essentieel om je doelstellingen te bereiken De twee KPI’s ‘gemiddelde opbrengst per uur’ en ‘performance’ geven je inzicht in je efficiëntie. In deze blog leggen we uit hoe je die berekent aan de hand van voorbeelden.Denk jij: ‘efficiëntie bereken je toch gewoon met billability of factureerbaarheid?’ Een valabele vraag, maar het antwoord is neen. In deze blogpost vertellen we waarom billability tekortschiet als KPI om te groeien.

Gemiddelde opbrengst per uur: wat zijn je sterktes?

De gemiddelde opbrengst of marge per uur toont waar de opbrengsten en verliezen zich bevinden in je bedrijf en waar je moet bijsturen. Zo bereken je de gemiddelde opbrengst per uur:

factureerbare waarde per uur (a) / kost per uur (b)

(a): de factureerbare waarde per uur bereken je door het beschikbare budget te delen door het aantal gepresteerde uren op projecten.

Stel dat je een project verkoopt voor 16.000 euro. Een medewerker werkt hier een volledige maand op, goed voor in totaal 160 uur. Daardoor bedraagt de factureerbare waarde per uur voor dit project 100 euro. (160.000 euro/160 uur).

(b): voor de kost per uur tel je alle kosten van een bepaalde medewerker op.

Denk aan het bruto maandloon, kosten eigen aan de werkgever bij zoals een onkostenvergoeding en extralegale voordelen en je algemene kosten per medewerker (huur, elektriciteit en internet). Dat bedrag deel je door alle gewerkte uren.

In dit voorbeeld kost de medewerker je organisatie 55 euro per uur.

Gieten we deze data in de formule, dan komt de gemiddelde opbrengst per uur voor de medewerker neer op 82% (100 euro per uur / 55 euro per uur).

CTA_KPIs

Performance: ben je productief?

Uiteraard telt niet alleen het aantal billable uren, maar ook hoe efficiënt die worden ingevuld. Daarbij komt de cruciale KPI performance in beeld. Die bereken je op deze manier:

efficiëntie (a) x billable uren (b)

(a): efficiëntie is een meetbare waarde die weergeeft of je sneller of trager dan voorzien werkt, ‘in’ of ‘over’-budget. Die bereken je door de gefactureerde waarde te delen door werkelijke waarde van diezelfde periode.

Stel dat je een project verkoopt voor 10.000 euro, goed voor 100 uur werk. Een medewerker klaart de klus in 85 uur, goed voor een intrinsieke waarde van in totaal 8500 euro. De efficiëntie bedraagt dan 118% (10.000 euro / 9500 euro).

(b): billability is het aantal factureerbare uren tegenover de nettocapaciteit (= het aantal uren dat iemand effectief werkt) en geeft een indicatie van het aantal productieve uren.

Stel dat een medewerker 3 volledige weken werkt, goed voor een nettocapaciteit van in totaal 120 uur. Elke week heeft hij een aantal interne meetings, die uitkomen op totaal 12 uur. Het aantal factureerbare uren is 108. Zijn billability voor die periode bedraagt 90%. (108 uur / 120 uur)

Gieten we deze data in de formule, dan komt de performance voor de medewerker neer op 106% (118% x 90%).

CTA_Evalueren

En nu?

KPI’s berekenen is slechts de eerste stap. Veel belangrijker zijn de inzichten die je uit de cijfers haalt.

Een lage opbrengst per uur of performance kan betekenen dat je projecten te goedkoop verkoopt. Of dat medewerkers niet de juiste skills hebben om bepaalde projecten tot een goede einde te brengen. En ook hoge resultaten kunnen uitdagingen blootleggen.

In deze blogpost lichten we een tipje van de sluier, en vertellen we waarom de KPI’s verschillen tussen type medewerkers. Smaakt dit naar meer? Het échte lekkers ontdek je in ons e-book. Met uitgebreide rekenvoorbeelden en hoe je je agency bijstuurt om te groeien. Download ‘m hier.

BE-NL_CTA_Ebook_960x250