Spookfactuur: wat is het en hoe herken je het?

Elke maand belanden er structureel valse facturen bij bedrijven. Vaak gaat het om diensten die nooit geleverd zijn. Wat is een spookfactuur precies? Hoe herken je er een? En vooral: hoe voorkom je dat je erin trapt? Wij leggen het je uit. 

Een spookfactuur is een nepfactuur, voor iets wat je nooit hebt besteld of ontvangen. Fraudeurs hopen dat je in een drukke periode even niet oplet en gewoon betaalt. Vooral rond de jaarwisseling en tijdens vakanties slaan ze hun slag. 

Er zijn twee vormen van spookfacturen:

1. De vermomde aanbieding
   Lijkt op een gewone factuur, maar in de kleine lettertjes staat dat het eigenlijk een aanbod is. Betaal je? Dan zit je vast aan een ongewenst abonnement of contract.
2. De pure spookfactuur
   Een rekening voor iets wat je nooit hebt besteld. Zonder overeenkomst hoef je natuurlijk ook niet te betalen (maar dan moet je je dit wél op tijd realiseren). 

Wist je dat het versturen van spookfacturen strafbaar is? Het valt onder oplichting of valsheid in geschrifte.

Ze worden steeds professioneler, maar vaak zie je nog wel iets vreemds. Denk aan:

• Onbekende afzender
• Vage of algemene omschrijving van de dienst of het product
• Kleine lettertjes met ‘dit is een aanbieding’
• Druk om snel te betalen, soms met dreiging van incasso
• Vreemde details zoals een buitenlands bankrekeningnummer of onlogisch e-mailadres

Veelvoorkomend voorbeeld: een torenhoge rekening voor domeinregistratie bij een onbekende partij. Of bijvoorbeeld nepbrieven van FOD Financiën over “openstaande schulden”. Let op: FOD Financiën zal je nooit vragen te betalen via een betaallink. Dit gaat altijd via MyMinfin of met een storting op een officiële bankrekening van de FOD Financiën. 

Heb je een spookfactuur ontvangen? Dit is wat je moet doen:

1. Niet betalen. Ook niet als ze met incasso dreigen.
2. Breng je collega’s op de hoogte. Zo weet iedereen hoe een spookfactuur eruitziet.
3. Doe aangifte van de fraude bij het dichtstbijzijnde politiebureau. 
4. Meld de fraude bij Meldpunt België. Kies in het menu voor ‘Fraude & oplichting’.
5. Heb je toch al betaald? Neem dan contact op met je bank om te informeren naar de mogelijkheden (denk aan: terugstorten van het geld of de rekening blokkeren). 

Wees extra alert tijdens drukke periodes of wanneer vervangend personeel facturen verwerkt. Juist dan kunnen fraudeurs hun slag slaan. 

Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie (ook wel: e-invoicing) verplicht voor alle Belgische b2b-transacties. Goed nieuws: e-facturatie verkleint de kans op spookfacturen flink! Bedrijven moeten zich namelijk registreren op het Peppol-netwerk aan de hand van hun KBO- of btw-nummer. Daardoor kunnen oplichters niet zomaar een spookfactuur versturen. 

Maar e-invoicing heeft nog meer voordelen. Want met e-invoicing factureer je sneller, veiliger én met minder fouten. Zo bespaar je bergen tijd (en geld).

Met Teamleader:

• Registreer je je zaak in drie klikken op Peppol – en start je meteen met e-factureren
• E-factureer je nét zo makkelijk als “ouderwets” factureren 
• Hou je al je inkomende en uitgaande facturen overzichtelijk op één plek
• Daalt de kans op spookfacturen aanzienlijk