Hoe e-invoicing de kans op facturatiefraude vermindert

Met factuurfraude vervalsen oplichters een factuur. Bijvoorbeeld door simpelweg een nepfactuur te maken of door een bestaande factuur te onderscheppen en het bankrekeningnummer aan te passen.

Maar het kan ook andersom. Je stuurt per mail een factuur naar je klant, die maar niet betaalt. Achteraf blijkt dat je factuur onderschept en aangepast is: iemand heeft een vals rekeningnummer toegevoegd. Je klant dacht netjes te betalen, maar het geld is verdwenen. Jij loopt inkomsten mis, je klant is zijn geld kwijt … mooi is dat.

Factuurfraude wil je natuurlijk vanaf twee kanten vermijden: als leverancier én als klant. 

• Facturatiefraude voorkomen als klant
  Om te voorkomen dat je geld bij een oplichter belandt, kan je proberen om verdachte zaken op te merken. Stel jezelf de volgende vragen: 
  • Is het e-mailadres van de afzender bekend?
  • Komt het rekeningnummer overeen met wat je eerder gebruikte?
  • Is het taalgebruik hetzelfde of juist ineens anders?
    
    Ziet een factuur er verdacht uit? Betaal deze dan nooit. En als er plotseling een ander rekeningnummer wordt doorgegeven, kan je dit telefonisch controleren.
    
• Facturatiefraude voorkomen als leverancier
  Als leverancier kan je een aantal dingen doen om de kans op factuurfraude te verminderen: 
  • Gebruik een professioneel facturatieprogramma. Zo verstuur je facturen vanuit een beveiligde omgeving. Sommige facturatietools, zoals Teamleader, geven je klant ook nog eens de kans om in een online omgeving te betalen. Een rekeningnummer vervalsen wordt zo een stuk ingewikkelder! 
  • Waarschuw klanten proactief. Laat je klanten weten dat je nooit per e-mail een bankrekeningnummer zal wijzigen, zonder persoonlijk contact.

Wil je écht zeker zijn van je zaak? E-invoicing is dan een goede optie. Je verstuurt je facturen via het beveiligde Peppol-netwerk, waardoor de kans op onderschepping minimaal is.

Heb jij, of je klant, toch een valse factuur betaald? Dat kan de beste overkomen. Het is dan belangrijk om deze factuurfraude te melden bij:

1. Je bank
   De bank zal kijken wat zij hierin voor je kunnen betekenen. Denk bijvoorbeeld aan het terugstorten van het geld of het blokkeren van de rekening van de oplichters. Wat je bank precies kan doen, hangt af van de situatie.
2. Meldpunt België
   Kies op de website voor de optie ‘vervalste factuur’. Hier kan je melding doen van factuurfraude. Nadat je melding is afgerond, krijg je advies over de vervolgstappen.

E-invoicing is de nieuwe manier van factureren. In plaats van een pdf per e-mail, verstuur je een elektronische factuur, e-invoice, via het beveiligde Peppol-netwerk.

Een e-invoice is een factuur in UBL-formaat. Deze factuur is opgesteld in “computertaal”, waardoor deze automatisch verwerkt kan worden in het systeem van de ontvanger. Dat betekent dat handmatige verwerking niet meer nodig is en menselijke fouten zoveel als mogelijk voorkomen worden.

E-invoicing is, anders dan factureren per mail of post, erg veilig. Er is veel namelijk meer controle, beveiliging en automatisering. Met e-invoicing:

• Worden de gegevens op elke factuur automatisch gecontroleerd
  Dat betekent dat facturen met foutieve of ontbrekende gegevens niet verzonden kunnen worden. Even snel een rekeningnummer vervalsen wordt zo een stuk ingewikkelder.
• Gaat de factuur rechtstreeks van jouw systeem naar dat van de klant
  Zonder tussenkomst van e-mails, die oplichters kunnen onderscheppen. De factuur wordt daarbij ook direct ingevoerd in het systeem van de ontvanger. Maar wees niet bang: bij elke e-factuur kan ook een pdf als bijlage toegevoegd worden. Zo kunnen niet alleen computers, maar ook mensen de factuur lezen. Wel zo prettig.
• Worden alle facturen verzonden via het beveiligde Peppol-netwerk
  De software waarmee je je registreert op Peppol, controleert je identiteit. Je weet dus wie je factuur ontvangt én dat deze veilig aankomt. 

💡 Let op! Ben je nog niet geregistreerd op Peppol? Dan kan in principe iedereen dit in jouw plaats doen. Dit kan gelukkig niet anoniem en registreren voor een ander is een strafbaar feit. Het best kan je dus zo snel mogelijk zelf registreren op Peppol. Komt frauduleuze registratie toch voor? Dan kan je de politie verwittigen.

💡Meer leren over e-invoicing? Bekijk gratis webinar van nog geen half uur, en je bent weer helemaal op de hoogte:

E-facturatie: verplichting én grote kans

De overstap naar e-invoicing zorgt voor een:

• Lager risico op fraude. Dankzij de verzending van e-facturen via het Peppol-netwerk.
• Snellere verwerking van facturen. De automatische verwerking verlaagt de kans op fouten en zorgt ervoor dat je sneller betaald wordt.
• Verlaging van je administratieve kosten. Want automatisering betekent minder handmatig werk en meer tijd voor het echte werk.

Vanaf 1 januari 2026 wordt e-invoicing verplicht voor alle Belgische bedrijven. Waarom niet al meteen overstappen? Zo ben je goed voorbereid op de nieuwe wetgeving én geef je factuurfraude geen kans.