Alles wat je moet weten over projectmanagement

Ga je aan de slag met een groot project? Of werk je met verschillende projecten en ben je op zoek naar meer overzicht en controle? Grote kans dat goed projectmanagement je hierbij kan ondersteunen!

 

Projectmanagement vergroot de kans dat je het project met succes kan opleveren: op tijd én binnen budget. Het geeft jou als projectmanager meer overzicht, je team meer duidelijkheid en helpt zelfs bij het managen van de verwachtingen van je klant. Een fijne planningtool kan je daarmee helpen. Wil je weten hoe het allemaal in elkaar zit? Wij hebben alles voor je op een rijtje gezet.

 

Meer overzicht over je projecten en minder losse tools. Dankzij Teamleader heb je alles op één plek: je offertes, facturen, crm en projectplanning. Dat maakt projectmanagement een stuk makkelijker!

Wat is projectmanagement?

Projectmanagement (of projectbeheer) is het planmatig beheren van één of meerdere projecten. Projectmanagement zorgt ervoor dat je met een heldere planning en juiste uitvoering je project tot een goed einde brengt.


Belangrijk: efficiënt projectmanagement vereist ook efficiënt taakmanagement. Je deelt een project dan op in kleinere, beheersbare stukken. Denk hierbij aan (deel)taken, activiteiten of mijlpalen.

 

Het succes van je project is grotendeels afhankelijk van de tijdige uitvoering van deze taken. Daarom worden taken vaak gerangschikt op prioriteit en op een tijdlijn geplaatst. Om op schema te blijven, is het uiteraard belangrijk dat je de taken met de hoogste prioriteit eerst afhandelt.

De voordelen van projectmanagement

Dat projectmanagement niet hetzelfde is als een simpele planning, is inmiddels wel duidelijk. Daarbij heeft projectmanagement vooral veel voordelen. Uit een onderzoek van het Project Management Institute (PMI) blijkt dat projectmanagement eigenlijk onmisbaar is bij de uitvoering van projecten. Ze hebben de resultaten van projecten van bedrijven mét en zonder professionele vorm van projectmanagement onderzocht. Het PMI stelde de volgende resultaten vast:

 


 

Bedrijven met professioneel projectmanagementBedrijven zonder professioneel projectmanagement
Behalen bij 73% van de projecten het doel vb. Het project geraak op tijd af binnen de deadlineBehalen bij 58% van de projecten het doel
Blijven bij 63% van de projecten binnen het vooraf bepaalde budgetBlijven bij 48% van de projecten binnen het vooraf bepaalde budget
Leveren 59% van de projecten op tijd afLeveren 43% van de projecten op tijd af

 

 

Daarbij: bij bedrijven die geen enkele vorm van projectmanagement hanteren, mislukken er 50% méér projecten. Dat is geen kattenpis.

Hoe komt dat dan? Het efficiënt beheren van een project draagt bij aan:

  • heldere verwachtingen van alle stakeholders;
  • meer orde en duidelijkheid;
  • een sterke focus op de doelstellingen;
  • een realistische tijdsplanning;
  • het optimaliseren van het gebruik van middelen en materialen;
  • beter zicht op de kwaliteit van het werk;
  • overzicht op de risico’s;
  • goed overzicht over het gehele project.
     

En dat heeft dus bewezen betere resultaten als gevolg!


Voor professioneel projectmanagement maak je best gebruik van een goede projectmanagement tool. Een projectmanagement tool ondersteunt je projectmanagement en zorgt ervoor dat je overzicht houdt op je project. Denk hierbij aan taakbeheer, budgettering, communicatie, tijdregistratie, capaciteitsplanning en planning.

Volgens het Project Management Institute is een project een tijdelijke onderneming met een vooraf bepaald begin en einde. Denk aan het ontwikkelen van een nieuwe website, bijvoorbeeld, of de bouw van een nieuw huis. 

Elk project bestaat uit een reeks taken die uiteindelijk tot één enkel doel leiden. Projecten zijn in zekere zin altijd begrensd door drie factoren: de tijd, personen en middelen die je nodig hebt om een project tot een goed eind te brengen. Je kan een project manueel beheren of gebruik maken van projectplanning-software.

Een project bestaat bijna altijd uit vijf fases: De opstartfase, de projectplanning, de uitvoering, de opvolgingsfase en de nazorgfase. Elke fase bevat specifieke taken die je helpen de doelstellingen van je project te realiseren. 
 

Met Teamleader Focus heb je in één oogopslag zicht op de status van alle taken, planning, budgettering en beschikbare tijd. Zo houd je grip op je project! Probeer het nu 14 dagen vrijblijvend uit.

Wat is een projectmanager?

Een projectmanager loodst het project door elke fase, 'verkoopt' het project aan interne en externe stakeholders, bepaalt de scope of gewenste resultaten van het project en zorgt voor de planning.

Een projectmanager:

  • bepaalt welke taken nodig zijn om de doelstellingen te behalen;
  • stelt een team samen;
  • verzamelt de nodige middelen en materialen;
  • stelt een heldere planning op met alle taken;
  • beheert het budget;
  • houdt de mijlpalen en deadlines in de gaten;
  • volgt de voortgang van het project op.

 

Een projectmanager leidt een project en stuurt hierbij een team aan, maar is niet de opdrachtgever.


Je kan je vast wel voorstellen dat een projectmanager bepaalde eigenschappen nodig heeft. Lees in onze blog wat de onmisbare eigenschappen van een goede projectmanager zijn.

Andere rollen binnen projectmanagement

Projectmanagement is zelden een eenmansshow. Het is eerder een teamprestatie! Een kort overzicht van de andere rollen die je voor elk project nodig hebt:
  • 1. Projectsponsor

    De projectsponsor (vaak een manager) is de eigenaar van de business case. De sponsor is vanuit de organisatie (of extern) verantwoordelijk gemaakt voor het succes van een project en is daarom de belangrijkste beslisser.

  • 2. Teamleden

    Medewerkers met specifieke kennis zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor het invullen en opleveren van het project. Ze zijn interne experts in bepaalde onderdelen van het project en vervullen de taken die aan hun kennis gekoppeld zijn. Dat kunnen bijvoorbeeld ontwikkelaars, designers of onderaannemers zijn, afhankelijk van je industrie.

  • 3. Externe adviseur

    Andere mensen bij je project betrekken is geen slecht idee: expertise heeft namelijk ook haar grenzen. Bovendien kan je door je betrokkenheid bij een project aan tunnelvisie gaan lijden. Betrek naast interne adviseurs dus ook externe adviseurs! Een externe adviseur kan iemand zijn die buiten je project of misschien zelfs buiten de organisatie staat. Door mensen te betrekken met verschillende profielen en een open geest, zoals klanten, portfoliomanagers en investeerders, zou je weleens heel nieuwe inzichten en benaderingen kunnen ontdekken.

  • 4. Actieve stakeholder

    Of het nu gaat om het documenteren van projectvereisten, het verzamelen van gebruikerservaringen of het rapporteren van informatie: iemand moet de overkoepelende doelstellingen en resultaten van je werk opvolgen. Deze persoon houdt sterk rekening met de klant en je omzet. Bij kleinere teams en projecten wordt deze rol vaak ingevuld door de teamleider. Toch kan het bijzonder nuttig zijn om iemand met een overkoepelend zicht te betrekken bij het project, zeker als je voldoende middelen hebt.

  • 5. Klant

    De basis van projectmanagementDe klant betaalt over het algemeen voor het product dat uit het project voortkomt en vormt daarbij geen deel van de organisatie. De doelen van het project afstemmen op de wensen en behoeften van de klant is daarom ook het beginpunt van elk project.

De basis van projectmanagement

Oke, je weet nu wat projectmanagement is en wat een projectmanager doet. Maar hoe gaat het precies in zijn werk? Om dat te kunnen begrijpen moet je eerst weten waaruit de basis van projectmanagement bestaat. Meestal bestaat projectmanagement uit minimaal de volgende vijf onderdelen:

 

1. Stakeholders (of belanghebbenden)

Alle individuen, groepen of organisaties die baat hebben bij de goede afloop van je project. Daarnaast hebben ze meestal ook invloed op het verloop van het project. Denk bijvoorbeeld aan je klanten, de partners waarmee je samenwerkt, sponsors, teamleden, enzovoort.

 

2. Resources

Resources (of middelen) heb je nodig om de taken binnen je project te kunnen uitvoeren. De middelen van een project kunnen zowel ontastbaar (budget, tijd) als tastbaar (uitrusting, materialen en mensen) zijn. De middelen worden vaak bepaald tijdens de projectplanning.

`

3. Opleveringen (of deliverables)

Dit zijn de producten, diensten en resultaten die je binnen een project produceert en oplevert. Je kan hierbij bijvoorbeeld denken aan het ontwerpen van een website, opleveren van een rapport, enzovoorts. Je hebt een grotere kans om je project succesvol af te ronden als je de opleveringen goed kan bepalen, opvolgen én beheren. Oftewel: plannen, plannen en − jawel − nog eens plannen. 

 

4. Afhankelijkheden

Afhankelijkheden zijn de onderlinge relaties tussen taken, die bepalen in welke volgorde ze moeten worden voltooid. Tijdens je project zal je altijd afhankelijk zijn van andere mensen of processen. Denk bijvoorbeeld aan het verkrijgen van materialen die benodigd zijn voor de volgende fase van een project. Of het wachten op goedkeuring van een manager of opdrachtgever voordat je doorgaat.

 

5. Time sheets

Time sheets, tijdregistratie of urenstaten zijn een efficiënte manier om bij te houden hoe lang je aan een specifieke taak of activiteit werkt. Met een goede tijdregistratie heb je zicht op de werkbelasting van je team en kan je een betere planning maken. Daarbij kan je zowel tijdens als na afloop van je project de uren analyseren: Waarom duurde een onderdeel van je project langer dan verwacht? Of hoeveel tijd kost een bepaald proces gemiddeld? Zo kan je toekomstige projecten beter inschatten.

FR PM Cover Nocircle f1658313272
e-book

De basics van projectmanagement

Projecten managen is absoluut niet eenvoudig:je resources plannen, deadlines halen, de workload van je team in balans houden … En ondertussen ook nog eens je projecten op tijd en binnen budget opleveren. Download het e-book ‘De basis van projectmanagement’ en lever keer op keer betere projecten op.

Download e-book

De 5 fasen van projectmanagement

Een project bestaat uit meerdere fasen. De vijf projectfases zijn:
Pillarpage Project Management Visual 1

1. De opstart van het project

In de eerste fase van een project evalueert de projectmanager het idee voor een project:

  • Sluit het aan bij de kernwaarden van het bedrijf?
  • Kunnen we dit uitvoeren?
  • Levert dit een meerwaarde op voor de organisatie?

 

Als het antwoord drie keer 'ja' luidt, dan kan je de scope of gewenste resultaten van je project vastleggen en bepalen wie je potentiële partners of stakeholders zijn. 
 

Het eindresultaat van fase 1 is een helder projectplan dat goedgekeurd moet worden door alle betrokken partijen. Door dit goed aan te pakken, vermijd je ook meteen eventuele misverstanden en verkeerde verwachtingen.

2. De planning van het project

Tijdens het maken van de planning teken je het stappenplan uit voor de rest van het project. Dit houdt onder meer in dat je doelen bepaalt, kosten inschat en de scope en eindproducten definieert.

Je projectplan (uit fase 1) bevat onder andere informatie over hoe de middelen besteed zullen worden, maar ook:

  • hoe je aan de kwaliteitseisen zal voldoen;
  • hoe je met risico's en onverwachte omstandigheden zal omgaan;
  • hoe je met je team en externe stakeholders zal communiceren.

 

Idealiter bevat je plan een duidelijke tijdlijn van wat er wanneer moet gebeuren. Dat kan bijvoorbeeld door mijlpalen vast te leggen. Daarmee geef je elke belangrijke deeltaak of doelstelling een deadline.

3. De uitvoering van het project

Fase 3 is in veel gevallen het moment waarop je project zichtbaar wordt voor je stakeholders.

Het project gaat meestal officieel van start tijdens een kick-off meeting met het team, waarbij iedereen informatie krijgt over taken en projectdetails. Deze fase draait om kwalitatieve resultaten. Als projectmanager is het jouw taak om de juiste middelen toe te wijzen en je teamleden te helpen focussen. Je hebt het misschien al geraden: het succes van de uitvoering van je project hangt sterk af van hoe goed je de projectplanning hebt uitgewerkt bij fase 2.

4. De opvolging en controle van het project

Deze fase loopt meestal parallel aan de uitvoering van het project. Tijdens het project houd je de status van je doelen nauwgezet in de gaten en plan je voldoende meetings in om ervoor te zorgen dat je team op de goede weg blijft. Hier let je ook goed op dat er geen 'scope creep' optreedt. Want zoals je intussen wel weet: elke wijziging in scope brengt ook wijzigingen mee op vlak van budget en/of tijd.

Wil je het aantal meetings zoveel mogelijk beperken? Planningssoftware helpt teamleden om online en in real time updates te geven.

5. De nazorg van het project

Een project wordt beëindigd wanneer de doelstellingen behaald zijn, formeel zijn opgeleverd (aan de klant) én alle stakeholders geïnformeerd zijn. Maar voordat dit gebeurt, is het een goed idee om samen met je team het project te evalueren.

Stel jezelf en je team de volgende vragen:

  • Wat ging er goed?
  • Wat had beter gekund?
  • Welke acties zal je ondernemen om er zeker van te zijn dat toekomstige projecten beter gaan?

 

Dit zal je helpen om gelijkaardige problemen in de toekomst op te lossen, sterkere processen te bouwen en efficiëntere teams op te stellen.

Blog 600x696px Testimonial Lecocq Flavours

Direct overzicht op je project met Teamleader Focus

“Aan de hand van bolletjes op een tijdlijn zie ik in welke fase een project zit. Drie weken nadat een staal verzonden is bijvoorbeeld, moeten we aankloppen bij de klant voor opvolging. Is die tevreden? Of moet er toch nog wat veranderen? In dat geval schuift het bolletje terug naar de ontwikkelingsfase. Dat werkt erg efficiënt.

 

Zo heb ik altijd een duidelijk overzicht van wat er in de running is. Teamleader is écht een belangrijk hulpmiddel dat projectopvolging voor ons vergemakkelijkt.”


Eveline Sticker, business manager bij Lecocq Flavours

 

Lees het volledige verhaal

Teamleader is een alles-in-één tool die jouw projectmanagement een stuk makkelijker maakt. Het grote voordeel van Teamleader is dat je een volledig project vanuit één plek kunt beheren. Naast je projecten beheren en plannen kan je ook:


Ook proberen? Dat kan kosteloos, zonder ergens aan vast te zitten:

Stel het perfecte projectplan op in 7 stappen

1. Leg de volledige scope van je project vast

Je eerste stap bestaat uit een meeting met alle stakeholders. Tijdens deze meeting ga je de wensen, verwachtingen en baselines voor het project bepalen. Dit zijn:

  1. De scope
  2. Het budget
  3. De tijdslijn


Ofwel de IJzeren driehoek. Leg deze informatie vast in je projectplan, zodat iedereen meteen op dezelfde golflengte zit, en vermijd op die manier dure miscommunicatie.

Pillarpage Project Management Visual 2

Tip: Zorg ervoor dat je meer oplevert dan je beloofd had (denk aan de leuze: ‘underpromise, overdeliver’). Kijk door de vragen van stakeholders, en probeer de onderliggende meerwaarde te identificeren waarnaar ze op zoek zijn.

2. Splits verschillende projectfases op in mijlpalen en taken

Als tweede stap bepaal je de tijdlijn van je project. Wat zijn de cruciale taken die je eerst moet voltooien en wat is je allerlaatste taak? Bundel meerdere kleine taken in grotere mijlpalen. Je project opsplitsen in kleinere, uitvoerbare delen zorgt ervoor dat je team niet overbelast raakt en helpt om een project vlot op te leveren.

3. Schat in welke middelen je nodig hebt

Hoeveel mensen en welke specifieke middelen heb je nodig? Wees zo realistisch mogelijk: je wilt dit niet over- of onderschatten. Beide hebben een negatieve impact op de timing en het budget van je project.

4. Verzamel je middelen

Nu je weet wat je nodig hebt, is het tijd om de juiste mensen en tools in te schakelen. Hier begint het bundelen (en het verdelen) van de verschillende onderdelen van het project.

5. Link taken aan elkaar

Het is erg belangrijk om te bepalen welke taken van elkaar afhankelijk zijn. Met andere woorden, welke taken moeten worden voltooid voordat je met de volgende kan beginnen?

6. Stel een schema op

Verzamel alle informatie uit stappen 2 tot en met 5 en plaats alle activiteiten op een tijdslijn. Gebruik alle taken en mijlpalen voor elke fase en voeg ze toe aan je planning. Zorg ervoor dat je duidelijke deadlines toevoegt voor de belangrijkste mijlpalen en deliverables.

Tip: De juiste prioriteiten stellen is de sleutel tot succes in deze fase van je project. Heb je moeite om prioriteiten van elkaar te onderscheiden? Begin met activiteiten te rangschikken op basis van hoe urgent en belangrijk ze zijn.

7. Houd alles bij

Het venijn zit soms in de details: houd daarom steevast alle informatie tijdens je project bij. Elk teamlid moet de status van een taak, milestone of doel kunnen opvolgen. Vergeet ook je uren niet te registreren. Op die manier kan je in de toekomst bij soortgelijke projecten betere inschattingen maken over deadlines en budgetten.

Alles bijhouden met één tool? Met Teamleader Focus heb je altijd overzicht over alle details van je project.! Status van alle taken, werkbelasting van je team, planning, budgettering − noem maar op.

Ook proberen? Je kan het helemaal uittesten met een gratis proefperiode van 14 dagen!

Maak je eigen projectplan

Onderschat het belang van een goede projectplanning niet, maar wees er ook niet bang van. Uiteindelijk gaat het om de juiste stappen identificeren, en die op een realistische tijdlijn plaatsen. Of je nu een verwoed projectmanager bent of bij toeval in die rol bent gesukkeld: de structuur die we in deze blog voorstellen, werkt voor élk type projectmanager of vertical.

De 7 belangrijkste redenen waarom projecten falen

Het zou intussen duidelijk moeten zijn dat projectmanagement een heuse uitdaging kan zijn, zeker als je meerdere projecten tegelijkertijd begeleidt. Er zijn veel redenen waarom projecten mislukken:

1. Slechte communicatie

Communicatieproblematiek is vaak de belangrijkste reden voor slechte resultaten. Dit kan verschillende oorzaken hebben:

  • Taalbarrières
  • Karakterverschillen
  • Specifieke problemen op de werkvloer
  • Gebruik van de verkeerde communicatiekanalen

 

Ook de gevolgen van slechte communicatie zijn uiteenlopend:

  • Verschillende verwachtingen (en teleurstelling)
  • Gekwetste ego's
  • Haastwerk
  • Onnodige stress
  • Een gebrek aan overzicht
  • Aanvragen op het laatste moment
  •  

2. Te weinig planning

Een goede planning hoort bij elk project, maar wordt te vaak verwaarloosd. Iedereen weet dat er een planning gemaakt moet worden. Maar de meerwaarde daarvan is niet voor iedereen duidelijk. Zonder een helder plan, loop je het risico op:

  • Gebrek aan steun van bijvoorbeeld teamleden of externen
  • Gebrek aan middelen en tijd
  • Gemiste deadlines
  • Boze teamleden of klanten

 

3. Details uit het oog verliezen

Hoeveel budget is er nog over? Wie is verantwoordelijk voor wat? Zit je nog op schema om die deadline te halen?

Details zijn belangrijk, maar als je veel projecten tegelijkertijd hebt lopen, is het niet eenvoudig om er constant rekening mee te houden. Die details uit het oog verliezen kan helaas grote gevolgen hebben.

Een ongemakkelijke stilte tijdens een meeting, of erger, de verkeerde klant aanspreken over een project: het zijn situaties die niet alleen je zelfvertrouwen een deuk geven, maar ook het volledige project… Met goede projectmanagement software zorg je ervoor dat je deze situaties vermijdt.

 

4. Verkeerde tools gebruiken

Een projectmanager gebruikt vaak uiteenlopende tools om taken, doelen en de status van projecten bij te houden. Toch voldoet veel software niet aan de vereisten:

 

Bijzonder frustrerend, want was het niet de bedoeling dat ze je werk lichter zouden maken?

 

5. Gebrek aan controle en opvolging

Je kan je project starten met een waterdicht schema, maar dat heeft weinig zin als je het nadien niet meer opvolgt. Het zal niet lang duren voordat je het overzicht verliest, omdat:

  • Deadlines verschuiven.
  • Activiteiten worden van plaats gewisseld.
  • Middelen worden opnieuw toegewezen.

 

6. Er is geen risicomanagement

Elk project is uniek. Dat betekent dat ze in zekere mate ook altijd onvoorspelbaar zijn. Die onzekerheid inschatten en calculeren helpt je om te anticiperen op dingen die zouden kunnen mislopen. Risicomanagement, met andere woorden, maakt deel uit van jouw taken als projectmanager.

 

7. Wijzigingen van scope (of scope creep)

Klassiek voorbeeld: een stakeholder vraagt om een 'kleine aanpassing' van het project. Een minuscule wijziging, die geen invloed zou mogen hebben op de timing of het budget. Toch? Nee!

Pillarpage Project Management Visual 3

Elk project is een zorgvuldig evenwicht van de IJzeren driehoek: scope, tijd en budget. Wanneer één van deze factoren wijzigt, betekent dat ook dat je de andere factoren moet aanpassen. Als de scope verandert, zullen de deadlines ook moeten worden uitgesteld of zullen de kosten van je project omhoog gaan − of allebei.

Vergroot de kans op een succesvol project met Teamleader Focus! Dankzij de flexibele en gebruiksvriendelijke planningstool verloopt je communicatie soepel, zijn aanpassingen gemakkelijk door te voeren en behoud je het overzicht.

NL Ebook Agency Life S03 E01 On Top Circle
E-book

Projectbeheer en creativiteit | Agency Life

Zijn een strakke projectplanning en tools compatibel met creativiteit? Hoe bewaak je de capaciteit? Download nu ons e-book over project management in agencies.

Download e-book

Projectmanagement methodieken

In de loop der jaren zijn er heel wat methodieken ontstaan om projecten efficiënt te beheren. Dit zijn de 3 meest gebruikte methodes:


 

Waterval

Bij de Watervalmethode verloopt je project als een - jawel - waterval. Het project doorloopt een aantal fasen, die elkaar één voor één opvolgen. Voorbeeld van opeenvolgende fasen: eerst verzamel je de benodigdheden voor een project, dan zorg je voor een design, vervolgens bouw je een eindproduct, test je het, breng je het in gebruik en ga je tenslotte over op een onderhoudsfase. Er zijn dus geen overlappingen.

 

✅ Goed voor: projecten met duidelijke doelen of weinig verwachte veranderingen tijdens het project (scope creep).

Te vermijden als: je geen duidelijk idee hebt van waar het project zal eindigen en als de doelstellingen in het begin nog niet helemaal duidelijk zijn.

 

Agile

De Agile-methodiek helpt je flexibel te blijven, waardoor je met deze methodiek je project makkelijker kan aanpassen aan wijzigende verwachtingen. Daarbij werk je in korte, overzichtelijke perioden (ook wel iteraties of sprints genoemd) van twee tot vier weken.

De sprints zijn op zichzelf staande projecten die door 'timeboxing' gestuurd worden. Timeboxing is het vooraf vaststellen van de maximale tijd die je aan een bepaald onderdeel wil besteden. Bijvoorbeeld: een sprint om bepaalde deliverables op te leveren mag maximaal één week duren. Daarna gaat de volgende sprint van start. Timeboxing is belangrijk, omdat de sprints elkaar in een vast ritme opvolgen.


✅ Goed voor: projecten waarbij je snel wilt schakelen en in sprints verbeteringen of nieuwe dingen wilt toevoegen.


Te vermijden als: je in een traditionele omgeving werkt. Of je in het algemeen met grote projecten werkt, omdat het met een Agile-aanpak moeilijk is om in te schatten hoeveel tijd iets nodig zal hebben.

 

Scrum

De Scrum-methodiek is gebaseerd op Agile. De Scrum-methodiek haalt vooral de complexiteit weg uit projectmanagement. Taken kunnen overlappen en er wordt verwacht dat je wijzigingen doorvoert tijdens het project. De Scrum-methode is in feite een opeenvolging van sprints. Vóór elke sprint kijk je of de verwachtingen van de stakeholders zijn gewijzigd.

✅ Goed voor: verbeteringsprojecten in sprints, bijvoorbeeld de ontwikkeling van een nieuw product.


Te vermijden als: de verwachtingen niet mogen wijzigen tijdens het project of je bedrijf niet bereid is deze aanpak volledig te omarmen.

Projectmanagement software

Gelukkig ligt de tijd van ad hoc projecten plannen (of zelfs handgemaakte projectschema's) ver achter ons. De opkomst van het internet bracht heel wat nuttige tools met zich mee, onder andere voor projectmanagement.

BE FR Projecten beheren

8 voordelen van planningssoftware

Maar waarom is die software nu zo handig? Welke voordelen biedt het boven projectmanagement zónder software? De grootste voordelen van software voor projectplanning zijn:

  • Een gestandaardiseerde aanpak bij projecten
  • Meer gefundeerde beslissingen
  • Optimaal gebruik van middelen
  • Beter taakbeheer en overzicht
  • Beter risicobeheer, forecasting en budgettering
  • Bespaar tijd en geld
  • Efficiënt teamwerk
  • Meer klanttevredenheid

     

Projectmanagementsoftware helpt je informatie te centraliseren, overzicht te bewaren over de geplande taken, inzicht verkrijgen in de workload en bij te sturen zonder de focus te verliezen.

Veel projectmanagement tools bieden heel wat mogelijkheden. Maar vaak ontbreekt er één essentiële functie: de koppeling met budgetbeheer. Een wijziging in de projectplanning heeft bijna altijd invloed op het budget. Zo kan het zijn dat er meer of minder uren aan de klus besteed moeten worden of dat er andere middelen nodig zijn. En je wilt vooral niet ongemerkt je budget overschrijden …


Een projectmanagement tool zoals Teamleader Focus houdt dit allemaal voor je in de gaten. De projectplanning is gekoppeld aan het budgetbeheer en andersom. Wijzigt er iets in je planning? Dan zie je direct welke invloed dit heeft op het budget en de geschatte winst. Zo houd je tijdens iedere projectfase de winstmarge scherp in de gaten. Dat geeft rust. Test het nu 14 dagen helemaal gratis, zonder ergens aan vast te zitten.

8 essentiële functies van project management-software

1. Planning

Goed kunnen plannen is de essentie van je project management software. Deze functie is dan ook onmisbaar. Je gebruikt het om je ingeplande taken en deadlines bij te houden. Daarbij is een gedeelde teamkalender met automatische notificaties wanneer een deadline nadert een grote plus.

 

2. Taakmanagement

Taakmanagement is nog zo’n basisfunctie van projectmanagementtools. Met een goed taakmanagement systeem kan je projecten verdelen in deeltaken en mijlpalen. Zo kan je per onderdeel deadlines en budgetten toevoegen, waardoor je meer grip krijgt op het project.

 

3. Samenwerking en communicatie

Snelle en heldere communicatie is essentieel voor elk project. Een volledige projectmanagementtool zou deze functie dus ook moeten bieden. Software die goed in elkaar zit, fungeert als een centrale locatie voor zowel basisgegevens als gedetailleerde informatie. Ieder teamlid kan dus altijd bij de benodigde informatie. Soms is het zelfs mogelijk om projectinformatie te delen met je klanten.

 

4. Rapporteren

Dankzij rapporten en statistieken kan je meer inzicht in je bedrijf krijgen en leren uit vorige projecten. Zo kan je analyseren waarom het budget werd overschreven of de deadline niet gehaald is. Het is zonde om een projectmanagementtool in gebruik te nemen waarbij deze functie niet aangeboden wordt.

 

5. Budget- en middelenbeheer

Sommige tools hebben een specifieke functie om je middelen te beheren. Denk hierbij aan het boeken van vergaderzalen of een bedrijfsauto. Of wat dacht je van een overzicht van al het materiaal dat je al gebruikt hebt en de kosten daarvan? Ideaal!

 

6. Tijdregistratie

Wil je weten welke taken de meeste tijd in beslag nemen? Of wat de gemiddelde benodigde tijdsduur is voor een bepaalde taak? Met timetracking of tijdregistratie krijg je hier meer zicht op. De meeste tools bieden een basisfunctionaliteit voor timetracking aan, maar een meer geavanceerde optie kan ook erg nuttig zijn. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheid om verschillende uurtarieven in te stellen en automatisch tijd te factureren.

 

7. Een mobiele app

De mobiele app van een projectmanagementtool biedt vaak een lichtere versie van de tool aan. Dit is handig, want zo kan je je team op afstand toegang geven tot alle relevante informatie. Denk hierbij aan het updaten van taken, opvolgen van facturen en uren registreren. Ook kan je je team regelmatig op de hoogte houden van de status van het project.

 

8. Integraties

Waarschijnlijk gebruiken jij en je team nog meer tools: denk aan persoonlijke e-mailadressen, agenda's en crm-software. Als je deze tools kan koppelen aan je projectmanagementsoftware ontstaat er meer transparantie, krijg je rechtstreeks toegang tot de juiste informatie en het helpt informatiesilo's te voorkomen.

Blog 600x696px Brandmerck

“In het begin weet iedereen alles van elkaar: je weet welke klanten je hebt en op welke projecten iedereen werkt. Maar dan komen er steeds meer nieuwe klanten bij en begint ook je team te groeien. Dan red je het niet meer als iedereen op zijn eigen eilandje werkt. Je hebt één systeem nodig om alle projecten werkbaar en inzichtelijk te houden. Eén plek waar je alle informatie over klanten en projecten centraliseert.”


“Teamleader heeft ons absoluut helpen groeien. Het heeft de dingen gemakkelijker en overzichtelijker gemaakt. Wat we doen, wanneer we het doen, hoe we het doen, voor wie we het doen, met wie we het doen: alles staat in Teamleader. Dat scheelt zeker 30% in efficiëntie. Voor iederéén bij Brandmerck. Dat tikt lekker aan, want op jaarbasis gaat dat om heel erg stevige bedragen.”

 

Erwin Hoekstra en Robert Hoekstra, oprichters en eigenaars van Brandmerck

Lees het volledige verhaal