7 redenen waarom je projectmanagement faalt

Projecten worden niet tijdig opgeleverd, overstijgen het geplande budget of hebben niet het gewenste resultaat. Wat ligt hiervoor aan de basis? 7 redenen waarom projecten kunnen mislopen.

Uit onderzoek van het Project Management Institute blijkt dat slechts 26% van alle projecten succesvol wordt afgerond. Met andere woorden: de meeste projecten slagen niet: ze worden niet tijdig opgeleverd, overstijgen het geplande budget of hebben niet het gewenste resultaat. Veel van deze missers zijn een gevolg van slecht projectmanagement of project planning software. Voor we in de vele tips duiken die je projectmanagement kunnen verbeteren, kijken we eerst even naar wat zoal verkeerd kan gaan.

Slechte communicatie

Iedereen is het erover eens: proactief informatie en kennis delen is belangrijk tijdens elk project. Toch blijkt nog steeds dat foute communicatie de belangrijkste reden is voor slechte resultaten.

Slechte communicatie kan verschillende oorzaken hebben: taalbarrières, karakterverschillen, specifieke problemen op de werkvloer en het gebruiken van de verkeerde communicatiekanalen, bijvoorbeeld. Ook de gevolgen zijn uiteenlopend: zo kunnen verschillende verwachtingen leiden tot teleurstelling, gekwetste ego’s, haastwerk en onnodige stress.

Hoeveel budget is er nog over? Wie is verantwoordelijk voor wat? Zit je nog op schema om die deadline te halen? Details zijn belangrijk, maar als je veel projecten tegelijkertijd hebt lopen, is het niet eenvoudig om er constant rekening mee te houden.

Ze uit het oog verliezen kan helaas nefaste gevolgen hebben. Een ongemakkelijke stilte tijdens een meeting of erger, de verkeerde klant aanspreken over een project: het zijn situaties die niet alleen je zelfvertrouwen een deuk geven, maar ook het volledige project...

Je kan je project starten met een waterdicht schema, maar dat heeft weinig zin als je het nadien niet meer opvolgt. Om er zeker van te zijn dat alles vlot verloopt, hou je regelmatig check-ups en voer je wijzigingen door waar nodig. Dat betekent dat je ook voldoende met je team communiceert om eventuele vertragingen te voorkomen.

Klassiek voorbeeld: een stakeholder vraagt om een ‘kleine aanpassing’ van het project. Een minuscule wijziging, die geen invloed zou mogen hebben op de timing of het budget. Toch? Nee!

Elk project is een zorgvuldig evenwicht tussen kosten, tijd, performance, kwaliteit en risico. Door die balans in gevaar te brengen, breng je ook het project en de resultaten in gevaar. Als projectmanager is het jouw taak om daarover te waken en je stakeholders duidelijk te maken wat de gevolgen zijn van wijzigingen.

Dat zijn ze: de zeven zonden van projectmanagement. De oorzaken van een mislukt project kunnen dan wel flink variëren, vaak zijn ze terug te voeren tot bovenstaande redenen. Maar geen angst: de redding is nabij. Laten we even kijken hoe we zo’n ramp kunnen voorkomen.