7 redenen waarom je projectmanagement faalt

Uit onderzoek van het Project Management Institute blijkt dat slechts 48% van alle projecten succesvol wordt afgerond. Met andere woorden: de meeste projecten slagen niet: ze worden niet tijdig opgeleverd, overstijgen het geplande budget of hebben niet het gewenste resultaat. Veel van deze missers zijn een gevolg van slecht projectmanagement of project planning software. Voor we in de vele tips duiken die je projectmanagement kunnen verbeteren, kijken we eerst even naar wat zoal verkeerd kan gaan.

Iedereen is het erover eens: proactief informatie en kennis delen is belangrijk tijdens elk project. Toch blijkt nog steeds dat foute communicatie de belangrijkste reden is voor slechte resultaten.

Slechte communicatie kan verschillende oorzaken hebben: taalbarrières, karakterverschillen, specifieke problemen op de werkvloer en het gebruiken van de verkeerde communicatiekanalen, bijvoorbeeld. Ook de gevolgen zijn uiteenlopend: zo kunnen verschillende verwachtingen leiden tot teleurstelling, gekwetste ego’s, haastwerk en onnodige stress.

Een goede planning hoort bij elk project, maar wordt toch vaak verwaarloosd. Iedereen weet dat het moet gebeuren, maar de waarde is voor velen minder duidelijk.

De scope, verantwoordelijkheden en tijdslijn van een project bepalen zorgt dat je later geen problemen krijgt. Met een goed plan krijg je voldoende ondersteuning, tijd en middelen en haal je je deadlines.

Hoeveel budget is er nog over? Wie is verantwoordelijk voor wat? Zit je nog op schema om die deadline te halen? Details zijn belangrijk, maar als je veel projecten tegelijkertijd hebt lopen, is het niet eenvoudig om er constant rekening mee te houden.

Ze uit het oog verliezen kan helaas nefaste gevolgen hebben. Een ongemakkelijke stilte tijdens een meeting of erger, de verkeerde klant aanspreken over een project: het zijn situaties die niet alleen je zelfvertrouwen een deuk geven, maar ook het volledige project...

Een projectmanager gebruikt vaak uiteenlopende tools om taken, doelen en de status van projecten bij te houden. Toch voldoet veel software niet aan de vereisten: veel tools zijn niet flexibel genoeg, waardoor ze niet afgestemd zijn op je noden, of ze zijn net te complex, waardoor je kostbare tijd verliest. Bijzonder frustrerend, want het was net de bedoeling dat ze je werk lichter maakten.

Je kan je project starten met een waterdicht schema, maar dat heeft weinig zin als je het nadien niet meer opvolgt. Om er zeker van te zijn dat alles vlot verloopt, hou je regelmatig check-ups en voer je wijzigingen door waar nodig. Dat betekent dat je ook voldoende met je team communiceert om eventuele vertragingen te voorkomen.

Elk project is uniek. Dat betekent dat ze in zekere mate ook altijd onvoorspelbaar zijn. Die onzekerheid kwalificeren en kwantificeren helpt je om te anticiperen op dingen die zouden kunnen mis lopen. Risicomanagement, met andere woorden, maakt deel uit van jouw taak als projectmanager.

Klassiek voorbeeld: een stakeholder vraagt om een ‘kleine aanpassing’ van het project. Een minuscule wijziging, die geen invloed zou mogen hebben op de timing of het budget. Toch? Nee!

Elk project is een zorgvuldig evenwicht tussen kosten, tijd, performance, kwaliteit en risico. Door die balans in gevaar te brengen, breng je ook het project en de resultaten in gevaar. Als projectmanager is het jouw taak om daarover te waken en je stakeholders duidelijk te maken wat de gevolgen zijn van wijzigingen.

Dat zijn ze: de zeven zonden van projectmanagement. De oorzaken van een mislukt project kunnen dan wel flink variëren, vaak zijn ze terug te voeren tot bovenstaande redenen. Maar geen angst: de redding is nabij. Laten we even kijken hoe we zo’n ramp kunnen voorkomen.