Header E invoicing

E-invoicing
de ultieme gids 
voor Peppol

E-invoicing, e-facturatie, online factureren … Je kan er niet meer omheen: digitaal is de toekomst. E-invoicing is tegenwoordig dé facturatiemethode. Sterker nog, vanaf 1 januari 2026 wordt het verplicht voor alle b2b-transacties in België. Het is dus de hoogste tijd om je voor te bereiden!

Na het lezen van deze gids weet je precies wat e-invoicing is, wat de voordelen zijn en waarom het belangrijk is. En het allermooiste: je implementeert e-invoicing snel en gemakkelijk in je eigen bedrijf. 

Wat je hier te weten komt:

"Moet ik dit allemaal weten?"

Maakt het je eigenlijk niet zoveel uit wat e-invoicing is, maar wil je gewoon voldoen aan alle recente wet- en regelgeving? Met Teamleader Focus ben je er zeker van dat je facturen altijd conform de huidige standaard zijn. Jij richt je op het échte werk, Teamleader Focus zorgt voor de rest. Je verstuurt én ontvangt moeiteloos e-facturen voor alle b2b-transacties. Ontdek nu wat onze makkelijke facturatiesoftware voor jouw bedrijf kan betekenen. 

Ontdek Teamleader Focus

Wat is e-invoicing?

E-invoicing heeft vele namen: e-facturatie, elektronische facturatie, online facturatie, noem maar op. Maar ‘online facturatie’ dekt de lading niet helemaal. Tenslotte kan je bij online facturatie ook denken aan de digitale factuur die je in pdf-formaat per e-mail verstuurt.

E-invoicing is factureren met een factuur in UBL-formaat, die verstuurd wordt via het beveiligde Peppol-netwerk. 

Een e-invoice kan automatisch in het softwaresysteem van de ontvanger ingelezen en verwerkt worden. Dat betekent dat er geen menselijke handelingen meer nodig zijn om facturen in te boeken. 

Inline E invoicing

We horen je al denken: oké, leuk, maar wat is UBL en wat is Peppol?

  • UBL: Universal Business Language
    UBL is een standaardformaat dat wordt gebruikt voor elektronische facturatie.
  • Peppol: Pan-European Public Procurement Online
    Peppol is een internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheidsinstanties veilig elektronische documenten kunnen versturen en ontvangen. 

Wil je toch alles uitpluizen over UBL en Peppol
Je spijkert je kennis helemaal bij met onze artikelen:

E-invoicing verplicht in Europa: hoe zit het precies?

E-factureren wordt binnen enkele jaren verplicht in de EU. Als ondernemer moet je in ieder geval het volgende weten:

Ben je nieuwsgierig naar alle details rondom deze verplichting? Wij hebben de basis hiervan alvast voor je uitgezocht. 

Facturen en wetgeving

Op 8 december 2022 heeft de Europese Commissie het wetsvoorstel ‘VAT in the Digital Age’ ingediend. Het doel van dit wetsvoorstel: het btw-systeem binnen de EU te verbeteren en moderniseren zodat btw-fraude teruggedrongen wordt en de administratieve last voor bedrijven lager is. Om dit te kunnen doen zijn de volgende maatregelen voorgesteld:

  1. Real-time digitale rapportage op basis van e-invoicing voor bedrijven die producten of diensten leveren aan klanten in andere EU landen.
  2. Andere btw-regels voor de specifieke sectoren, waardoor deze verkopers verantwoordelijk worden voor het innen en afdragen van btw.
  3. Eén enkele btw-registratie voor bedrijven die aan consumenten in de hele EU verkopen. Zo kunnen zij hun btw-verplichtingen afhandelen via één online portaal.

Natuurlijk kan dit niet in één keer. In het wetsvoorstel wordt dan ook gesteld dat e-invoicing in de EU in 2030 de norm moet zijn. Steeds meer landen stellen, net zoals België, e-invoicing verplicht voor zowel b2g- als b2b-transacties. 

Hoe werkt online factureren met een e-invoice?

E-invoicing kan je op twee manieren doen:

  • Met een gespecialiseerde facturatietool
    Het makkelijkste is om te werken met een facturatietool die geschikt is voor e-factureren. Deze tool is aangesloten op het Peppol-netwerk. Je maakt binnen de software een factuur aan waarna deze omgezet wordt naar UBL formaat. De factuur wordt verstuurd via het beveiligde Peppol-netwerk aan de hand van het unieke Peppol-ID van je klant. Idealiter kun je via zo’n tool ook e-facturen ontvangen.
  • Via het Mercuriusportaal
    Moet je facturen naar een overheidsinstantie maar heb je geen geschikte facturatietool? Dan kan je ook het Mercuriusportaal gebruiken. Je verstuurt de e-factuur dan met het Mercuriusportaal, waar je ook de status van de verwerking van je factuur kan opvragen. 

Maar let op: het portaal van de overheid is alleen geschikt als je slechts af en toe facturen naar de overheid verstuurt. Voor facturen naar andere bedrijven geldt dit dus niet. Via het Mercuriusportaal kun je ook enkel handmatig je facturen uploaden. Veel manueel werk dus, en geen langetermijnoplossing. 

Verstuur je veel facturen? Dan is het beter om een gespecialiseerde facturatietool te gebruiken. Het wordt in 2026 de enige aanvaarde manier om facturen tussen bedrijven te sturen.

Houdt al het “gedoe” rondom een overstap naar factuursoftware je tegen? De facturatiesoftware van Teamleader Focus is dé makkelijke bedrijfssoftware om facturen via het Peppol-netwerk te versturen én te ontvangen. Natuurlijk voorzien van je eigen logo, kleuren en lettertype. Probeer het nu zelf, 14 dagen gratis. 

De voordelen van e-invoicing

Dat we uiteindelijk allemaal over moeten naar e-invoicing is inmiddels wel duidelijk. Misschien vind je het allemaal maar nadelig… Maar ieder nadeel heeft zijn voordeel. En e-invoicing heeft gelukkig véél voordelen. Want met e-invoicing:

  • Krijg je sneller betaald  
  • Bespaar je veel tijd 
  • Is er geen kans meer op menselijke fouten 

Dit kan allemaal doordat het facturatieproces met e-facturen geautomatiseerd wordt. E-facturen worden automatisch ingelezen en verwerkt in het systeem van de ontvanger. Dit bespaart veel tijd, geld en moeite. En doordat er geen menselijke handelingen meer nodig zijn in dit proces, wordt de kans op fouten vele malen kleiner. E-invoicing is dus een verplichting, maar wel één met veel voordelen. 

Implementeer e-invoicing in 2 makkelijke stappen

Overstappen naar e-invoicing, of e-facturatie, is onvermijdelijk. Dus hoe implementeer je dit in je bedrijf? Met de volgende 2 stappen ben je in ieder geval goed op weg:

1.

Kies de juiste facturatietool voor jouw bedrijf

Er zijn er heel wat te vinden, maar denk vooral aan de noden van jouw bedrijf. Wil je enkel factureren, of ook offertes sturen? En vergeet niet, je zal niet enkel e-facturen moeten sturen, maar ook ontvangen. Zorg dus dat je een tool kiest die het werk voor jou makkelijk maakt.

Pssst. Meer weten over facturatietools en waar je op moet letten bij de aanschaf ervan? Je leest er alles over in ‘Factureer zonder gedoe met een facturatieprogramma’. 

2.

Klaar.

Meer is het eigenlijk niet… Een goede software zorgt er net voor dat jij je geen zorgen hoeft te maken over al dat e-invoicing en Peppol-gedoe, want die doet al het ingewikkelde werk voor jou. 

E-invoicing en Teamleader Focus

HQ Website E Invocing Inline Image In

Als we het dan toch over facturatiesoftware hebben… Teamleader Focus is de perfecte partner voor jouw facturatie, én meer! 

Binnenkort is Teamleader Focus ook volledig conform met de e-facturatie wetgeving die in januari 2026 van kracht gaat. Zo zal je zowel e-facturen kunnen verzenden als ontvangen binnen Teamleader Focus, zonder extra integraties of kosten. Zo hoef jij je geen zorgen te maken over het naleven van de wet. 

Check hier alles over de prijzen en mogelijkheden van onze facturatiesoftware. 

Teamleader Focus is snel en gebruiksvriendelijk! “Ik schrik telkens van de snelheid waarmee ik met Teamleader Focus te werk ga. Van deal naar offerte, tot facturatie. En vooral ... waarom ben ik niet eerder overgestapt naar Teamleader Focus?
Yves Beckers, Groeba bvba
Meer dan 15.190 tevreden klanten

Test het gemak van Teamleader Focus twee weken zelf. Zonder te betalen, zonder creditcard.

Test het zelf

De antwoorden op alle veelgestelde vragen over e-invoicing

De verplichting van e-invoicing of e-facturatie brengt veel vragen met zich mee. We hebben de meest gestelde vragen (en de antwoorden daarop) voor je op een rij gezet.
  • Wat betekent e-invoicing?

    E-invoicing wordt ook wel e-factureren genoemd. Met e-invoicing factureer je door middel van een factuur in UBL-formaat. Deze factuur wordt verstuurd via het Peppol-netwerk. 

  • Is e-facturatie verplicht?

    Op dit moment is e-facturatie verplicht voor b2g-transacties. Vanaf 2026 komen in België hier ook alle b2b-transacties bij. De rest van de EU zal snel volgen, want in 2028 moet e-factureren de norm zijn in de EU.

  • Is Peppol verplicht in België?

    Ja, E-facturatie (via het Peppol-netwerk) is op dit moment verplicht voor b2g-transacties. Vanaf 2026 komen in België hier ook alle b2b-transacties bij. 

  • Hoe weet ik of mijn klant op Peppol zit en e-facturen kan ontvangen?

    Als je facturatiesoftware Peppol ondersteunt, dan zal die controleren of je klant een Peppol-ID heeft. Die ID is gebaseerd op het btw-nummer van je klant. Indien dat niet het geval is, kun je voorlopig je klant nog steeds gewoon een e-mail sturen. 

  • Hoe maak ik een UBL-factuur?

    Dat doet specifieke facturatiesoftware voor jou. Die software zet wat jij op je factuur hebt staan om naar het juiste formaat dat kan gelezen worden door onder andere Peppol en andere facturatiesoftware die e-facturen kan ontvangen.

  • Hoe kan je een e-invoice versturen?

    Een e-invoice verstuur je met een facturatieprogramma dat Peppol ondersteunt. Wil je meer weten over het verzenden van een e-invoice? Wij leggen er hier alles over uit. 

  • Wat zegt de wet over e-invoicing?

    Op 8 december 2022 heeft de Europese Commissie het wetsvoorstel ‘VAT in the Digital Age’ ingediend. Dit wetsvoorstel stelt dat e-invoicing in 2030 de norm moet zijn in de EU. 

    E-invoicing is op dit moment verplicht voor b2g-transacties in zowel België als Nederland. In België is dit vanaf 2026 ook verplicht voor b2b-transacties.

  • Voldoet Teamleader aan alle voorwaarden in 2026?

    Jazeker! Aan het einde van dit jaar (2024) zal Teamleader via een eigen Access Point aangesloten zijn op het Peppol-netwerk. Zo ben je ruim op tijd klaar voor het verzenden van e-facturen. Wil je nu al e-facturen versturen? Dat kan voor alle b2g-transacties met onze integratie. 

  • Hoeveel kost facturatiesoftware?

    Met het GROW of FLOW pakket van Teamleader Focus verstuur je eenvoudig en snel professionele facturen.

    Check hier alles over de prijzen en mogelijkheden van onze facturatiesoftware. 

Focus Images 07

Wil je meer weten over e-invoicing?

Heb je de hele e-invoicing gids gelezen en nog steeds vragen? Geen punt! Wij vertellen je er graag alles over. Onze consultants zijn helemaal up-to-date en staan klaar om al je vragen te beantwoorden. Je kan je vraag op twee manieren stellen:

  1. Bel met een consultant 
  2. Laat je vraag achter

Waar je ook voor kiest, je ontvangt sowieso snel een antwoord!

Neem contact met ons op