E-invoicing: de ultieme gids voor e-facturatie

E-invoicing, e-facturatie, online factureren … Je kan er niet meer omheen: digitaal is de toekomst. Maar een digitale factuur is alweer verouderd (ja, echt!). E-invoicing is tegenwoordig dé facturatiemethode. Sterker nog, het is vereist als je factureert aan de overheid en ook voor alle b2b-transacties wordt het binnenkort verplicht. Het is dus de hoogste tijd om je hierin te verdiepen!

Na het lezen van deze gids weet je precies wat e-invoicing is, wat de voordelen zijn en waarom het belangrijk is. En het allermooiste: je implementeert e-invoicing snel en gemakkelijk in je eigen bedrijf. Dan kan je daarna weer over naar de orde van de dag.

Wat is e-invoicing?

E-invoicing heeft vele namen: e-facturatie, elektronische facturatie, online facturatie, noem maar op. Maar ‘online facturatie’ dekt de lading niet helemaal. Tenslotte kan je bij online facturatie ook denken aan de digitale factuur die je in pdf-formaat per e-mail verstuurt.

E-invoicing is factureren met een factuur in UBL-formaat, die verstuurd wordt via het beveiligde Peppol-netwerk. 

Een e-invoice kan automatisch in het softwaresysteem van de ontvanger ingelezen en verwerkt worden. Dat betekent dat er geen menselijke handelingen meer nodig zijn om facturen in te boeken. 

We horen je al denken: oké, leuk, maar wat is UBL en wat is Peppol?

  • UBL: Universal Business Language
    UBL is een standaardformaat dat wordt gebruikt voor elektronische facturatie.
  • Peppol: Pan-European Public Procurement Online
    Peppol is een internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheidsinstanties veilig elektronische documenten kunnen versturen en ontvangen. 

Wil je écht alles uitpluizen over UBL en Peppol? Je spijkert je kennis helemaal bij met onze artikelen over UBL facturen en Peppol

Maakt het je eigenlijk niet zoveel uit wat e-invoicing is, maar wil je gewoon voldoen aan alle recente wet- en regelgeving? Met Teamleader Focus ben je er zeker van dat je facturen altijd conform de huidige standaard zijn. Jij richt je op het échte werk, Teamleader Focus zorgt voor de rest. Je e-facturen voor overheidsinstanties (en straks ook voor alle b2b-transacties!) staan in enkele minuten klaar. Vervolgens wordt je factuur verzonden via de juiste kanalen. Ontdek nu wat onze makkelijke facturatiesoftware voor jouw bedrijf kan betekenen. 

E-invoicing verplicht in Europa: hoe zit het precies?

E-factureren wordt binnen enkele jaren verplicht in de EU. Als ondernemer moet je in ieder geval het volgende weten:

  •  E-invoicing is nu al verplicht voor b2g-transacties (factureren aan de overheid). 
  •  Vanaf 2026 is e-invoicing ook verplicht voor alle b2b-transacties binnen België.                           
  • Nederland zal niet lang wachten met volgen, want in 2028 moet e-invoicing de norm zijn in de EU.

Ben je nieuwsgierig naar alle details rondom deze verplichting? Wij hebben de basis hiervan alvast voor je uitgezocht. 

Facturen en wetgeving

Op 8 december 2022 heeft de Europese Commissie het wetsvoorstel ‘VAT in the Digital Age’ ingediend. Het doel van dit wetsvoorstel: het btw-systeem binnen de EU te verbeteren en moderniseren zodat btw-fraude teruggedrongen wordt en de administratieve last voor bedrijven lager is. Om dit te kunnen doen zijn de volgende maatregelen voorgesteld:

  1. Real-time digitale rapportage op basis van e-invoicing voor bedrijven die producten of diensten leveren aan klanten in andere EU landen.
  2. Andere btw-regels voor de specifieke sectoren, waardoor deze verkopers verantwoordelijk worden voor het innen en afdragen van btw.
  3. Eén enkele btw-registratie voor bedrijven die aan consumenten in de hele EU verkopen. Zo kunnen zij hun btw-verplichtingen afhandelen via één online portaal.

Natuurlijk kan dit niet in één keer. In het wetsvoorstel wordt dan ook gesteld dat e-invoicing in de EU in 2028 de norm moet zijn. Steeds meer landen stellen, net zoals België, e-invoicing verplicht voor zowel b2g- als b2b-transacties. 

Hoe werkt online factureren met een e-invoice?

E-invoicing kan je op twee manieren doen:

  • Met een gespecialiseerde facturatietool
    Het makkelijkste is om te werken met een facturatietool die geschikt is voor e-factureren. Deze tool is aangesloten op het Peppol-netwerk. Je maakt binnen de software een factuur aan waarna deze omgezet wordt naar UBL formaat. De factuur wordt verstuurd via het beveiligde Peppol-netwerk aan de hand van het unieke Peppol-ID van je klant
  • Via het Mercuriusportaal
    Heb je geen geschikte facturatietool maar wil je wel een factuur sturen naar een overheidsinstantie? Dan kan je ook tijdelijk het Mercuriusportaal gebruiken. Je verstuurt de e-factuur dan met het Mercuriusportaal, waar je ook de status van de verwerking van je factuur kan opvragen. 

Maar let op: het portaal van de overheid is alleen geschikt als je slechts af en toe facturen naar de overheid verstuurt. Daarbij wordt het Mercuriusportaal gezien als een tijdelijke oplossing totdat ondernemers over een geschikte facturatietool beschikken. 

Verstuur je veel facturen? Dan is het beter om een gespecialiseerde facturatietool te gebruiken. Houdt al het “gedoe” rondom een overstap naar factuursoftware je tegen? De facturatie software van Teamleader Focus is dé makkelijke bedrijfssoftware waarmee je in enkele minuten een e-invoice maakt en verstuurt. Natuurlijk voorzien van je eigen logo, kleuren en lettertype. Probeer het nu zelf, 14 dagen gratis. 

De voordelen van e-invoicing

Dat we uiteindelijk allemaal over moeten naar e-invoicing is inmiddels wel duidelijk. Misschien vind je het allemaal maar nadelig… Maar ieder nadeel heeft zijn voordeel. En e-invoicing heeft gelukkig véél voordelen. Want met e-invoicing:

  • Krijg je sneller betaald  
  • Bespaar je veel tijd 
  • Is er geen kans meer op menselijke fouten 

Dit kan allemaal doordat het facturatieproces met e-facturen geautomatiseerd wordt. E-facturen worden automatisch ingelezen en verwerkt in het systeem van de ontvanger. Dit bespaart veel tijd, geld en moeite. En doordat er geen menselijke handelingen meer nodig zijn in dit proces, wordt de kans op fouten vele malen kleiner. E-invoicing is dus een verplichting, maar wel één met veel voordelen. 

Teamleader Focus is snel en gebruiksvriendelijk! “Ik schrik telkens van de snelheid waarmee ik met Teamleader Focus te werk ga. Van deal naar offerte, tot facturatie. En vooral ... waarom ben ik niet eerder overgestapt naar Teamleader Focus?
Yves Beckers, Groeba bvba

Implementeer e-invoicing in 4 makkelijke stappen

Overstappen naar e-invoicing, of e-facturatie, is onvermijdelijk. Dus hoe implementeer je dit in je bedrijf? Met de volgende 4 stappen ben je in ieder geval goed op weg:

1.

Zorg dat je voldoende kennis hebt over e-invoicing
Daar ben je natuurlijk al goed mee begonnen door het lezen van deze gids! Dompel jezelf onder in de wereld van e-facturen, UBL, Peppol en facturatietools. Maak daarnaast een lijst van wensen voor geschikte facturatiesoftware. En vergeet niet om je teamleden ook om input te vragen!
 

2.

Kies de juiste facturatietool voor jouw bedrijf
En daar zijn er nogal wat van … Dus hoe kies je nu de beste facturatietool? Je bent al goed gestart in stap 1, waar je een lijst met wensen hebt opgesteld. Verdiep je in de functies van een facturatieprogramma en bepaal wat voor jou hierin onmisbaar is.
Vergeet niet om ook na te denken over de kosten van de tool. Hoeveel wil (en kan) je hierin investeren? 

Pssst. Meer weten over facturatietools en waar je op moet letten bij de aanschaf ervan? Je leest er alles over in ‘Factureer zonder gedoe met een facturatieprogramma’. 

3.

Licht je klanten in over je overstap naar e-invoicing (en vraag hen hetzelfde te doen)
Tenslotte werkt e-invoicing het best als al je klanten ook bereikbaar zijn via dit netwerk. Zijn je klanten nog niet toe aan deze overstap? Geen probleem. Door de verplichting van e-invoicing zal dit niet lang meer duren. 

4.

Train je personeel
Introduceer het werken met e-invoicing aan je personeel. Nu heeft eigenlijk niemand zin in allerlei extra trainingen (of de tijd ervoor). Als je kiest voor eenvoudige bedrijfssoftware zoals Teamleader Focus, is dit ook niet nodig. Teamleader Focus is de makkelijkste bedrijfssoftware op de markt, óók voor mensen zonder software ervaring. Dat betekent dus geen ellenlange trainingsavonden maar direct van start. Dat werkt pas lekker. 

Test het gemak van Teamleader Focus twee weken zelf. Zonder te betalen, zonder creditcard.

De antwoorden op alle veelgestelde vragen over e-invoicing

De verplichting van e-invoicing of e-facturatie brengt veel vragen met zich mee. We hebben de meest gestelde vragen (en de antwoorden daarop) voor je op een rij gezet.
  • Wat betekent e-invoicing?

    E-invoicing wordt ook wel e-factureren genoemd. Met e-invoicing factureer je door middel van een factuur in UBL-formaat. Deze factuur wordt verstuurd via het Peppol-netwerk. 

  • Is e-facturatie verplicht?

    Op dit moment is e-facturatie verplicht voor b2g-transacties. Vanaf 2026 komen in België hier ook alle b2b-transacties bij. De rest van de EU zal snel volgen, want in 2028 moet e-factureren de norm zijn in de EU.

  • Is Peppol verplicht in België?

    Ja, E-facturatie (via het Peppol-netwerk) is op dit moment verplicht voor b2g-transacties. Vanaf 2026 komen in België hier ook alle b2b-transacties bij. 

  • Hoe kan je een e-invoice maken?

    Een e-invoice kan je op twee manieren maken: met een facturatieprogramma of via het Mercuriusportaal. Wil je meer weten over het maken van een e-invoice? Wij leggen er hier alles over uit. 

  • Wat zegt de wet over e-invoicing?

    Op 8 december 2022 heeft de Europese Commissie het wetsvoorstel ‘VAT in the Digital Age’ ingediend. Dit wetsvoorstel stelt dat e-invoicing in 2028 de norm moet zijn in de EU. 
    E-invoicing is op dit moment verplicht voor b2g-transacties in zowel België als Nederland. In België is dit vanaf 2026 ook verplicht voor b2b-transacties.

  • Voldoet Teamleader aan alle voorwaarden in 2026?

    Jazeker! Aan het einde van dit jaar (2024) zal Teamleader via een eigen Access Point aangesloten zijn op het Peppol-netwerk. Zo ben je ruim op tijd klaar voor het verzenden van e-facturen. Wil je nu al e-facturen versturen? Dat kan voor alle b2g-transacties met onze integratie. 

  • Hoeveel kost facturatiesoftware?

    Met het GROW of FLOW pakket van Teamleader Focus verstuur je eenvoudig en snel professionele facturen. Check hier alles over de prijzen en mogelijkheden van onze facturatiesoftware. 

Wil je meer weten over e-invoicing?

Heb je de hele e-invoicing gids gelezen en nog steeds vragen? Geen punt! Wij vertellen je er graag alles over. Onze consultants zijn helemaal up-to-date en staan klaar om al je vragen te beantwoorden. Je kan je vraag op twee manieren stellen:

  1. Bel met een consultant 
    Laat je gegevens achter en een consultant belt je binnen vijf minuten terug (enkel tijdens de kantooruren).
     
  2. Laat je vraag achter
    Laat je vraag achter in het formulier en een consultant beantwoordt je vraag binnen één werkdag.

Waar je ook voor kiest, je ontvangt je sowieso snel een antwoord!