Digitaal factureren: zo stel je eenvoudig een digitale factuur op

De gele briefkaart maakte plaats voor sms’en en WhatsApp, de papieren agenda werd vervangen door een digitale variant en zelfs Playboy Magazine heeft het moeilijk. Logisch dus dat steeds meer zelfstandigen kiezen voor digitale facturen. Jij (binnenkort) ook? We loodsen je door de need-to-know-info.

1. Wat is een digitale factuur?
2. Waarom kiezen voor een digitale factuur?
3. Wat heb je nodig voor een digitale factuur?
4. Aandachtspunten bij digitaal factureren
5. In 4 stappen naar een digitale factuur

De elektronische factuur – ook wel e-invoicing of Machine to Machine-invoicing – gaat nog een stap verder. Met een facturatietool stel je eerst een factuur op in UBL. Dat staat voor Universal Business Language, een internationale standaard voor elektronische facturen. De software verstuurt vervolgens de factuur naar een boekhoudapplicatie van je klant en wordt automatisch ingelezen en -geboekt.

Zowel de Vlaamse als de federale overheid trekt resoluut de kaart van de elektronische factuur voor zijn eigen leveranciers. Lever je er goederen of diensten, dan moet je je factuur opstellen in het PEPPOL-formaat en uploaden op het Mercurius-platform.

Starten met elektronisch factureren kan een (te) grote ommezwaai zijn voor ondernemers. Een digitale factuur daarentegen is een pak laagdrempeliger. Bovendien kan je bepaalde facturatietools integreren met boekhoudsoftware. Zo stap je moeiteloos over naar e-facturatie wanneer jij er klaar voor bent.

“Sinds ons verkoop- en facturatieproces gelinkt is aan onze boekhoudtool, is de administratielast fors geslonken.” Laurent Janssens, Operations Director bij Lemon Companies

“Als het echt belangrijk is, gebruik je papier.” Een boutade die niet helemaal klopt. Sinds 2013 hebben papieren en digitale facturen dezelfde rechtswaarde en zijn ze dus evenwaardig. Ontdek hier hoe je snel en efficiënt je eerste factuur maakt.

Digitaal factureren heeft 5 essentiële troeven voor je onderneming:

Je boekt forse tijdswinst

Gebruik je een facturatietool, dan stel je in een mum van tijd facturen op. Gewoon je personaliseerde template invullen en de software maakt de berekening voor jou. Je kan zelfs een standaardmail opstellen waardoor je de factuur in luttele seconden verstuurt. Of creëer automatische betaalherinneringen en zorg zo voor een gezonde cashflow.

Minder kans op fouten

Doordat een tool de verschillende bedragen op je factuur berekent, daalt de kans op fouten met zienderogen. Een ander voordeel: je hoeft nooit meer naar je rekenmachine te zoeken.

Zicht op je cijfers = doordachte beslissingen

Via een handig overzicht in je facturatiesoftware hou je continu je openstaande betalingen en facturen de gaten. Zo heb je inzicht in de financiële gezondheid van je zaak en neem je onderbouwde beslissingen.

Digitaal is veiliger

Niet alleen is die overvolle dossierkast doorgaans een lelijk ding, bij waterschade, brand of – no judgement – gewoon slordigheid is je papieren administratie foetsie. Een digitaal archief (en een automatische kopie ervan) is veel veiliger.

Jij en je klanten kunnen flexibeler werken

In de wagen op weg naar een klant of vanuit de zetel na een nacht stevig doorzakken: digitaal factureren kan altijd en overal. Je hebt enkel een internetverbinding nodig.

Van een creatief agency over een IT-speler tot een tuinbouwbedrijf: zij zijn allemaal overtuigd van de voordelen van digitaal factureren.

Neen, hier geen flauwe mopjes als ‘je goed humeur’ of clichés als ‘gezond verstand.’ Wat wel essentieel is om digitaal te factureren – behalve een pc of laptop? Drie zaken:

1. Betrouwbare software. Zoek een kwalitatieve tool op maat van jouw bedrijf. Hou ook rekening met de integratiemogelijkheden en uitbreidingen. Kan je de software bijvoorbeeld koppelen met je boekhoudpakket? Kan je er ook tijdsregistratie en een CRM aan toevoegen? En niet onbelangrijk in het digitale tijdperk: bestaat er een performante app van de tool?
2. Een degelijk opslagsysteem. Niet elke facturatietool beschikt over een betrouwbare database. Al is dat wel een cruciale voorwaarde: digitale facturen moet je – net als papieren exemplaren – 7 jaar bijhouden.
3. IT-beveiliging. Je laat ’s nachts de deuren van je huis niet wagenwijd openstaan. Dat hopen we althans. Ook je pc en smartphone beveilig je beter met de nodige antivirusprogramma’s of andere oplossingen. Een facturatietool bevat immers waardevolle informatie over je onderneming.

Akkoord, digitaal factureren is geen rocket science. Toch zijn er verschillende aandachtspunten:

Digitaliseer je facturen …

Werk zoveel mogelijk met digitale facturen en bewaar die allemaal in dezelfde map/server/cloud. Zo bestaat je boekhouding niet uit een papieren én elektronisch deel.

… en vraag hetzelfde aan je leveranciers

Digitaal factureren werkt het best als het van twee kanten komt. Vraag daarom aan je leveranciers of ze je steeds een digitale factuur bezorgen. Dat bespaart jouw een dikke classeur. Maar soms is een papieren factuur onvermijdelijk. De rekening van een zakendiner of een parkeerbonnetje, bijvoorbeeld. Neem in dat geval een foto of scan van het papieren exemplaar en upload ‘m naar je digitaal archief.

Start op een sleutelmoment

Beginnen met digitaal factureren kan op elk moment, al is het verstandig om een sleutelmoment te kiezen. Denk aan een nieuw kwartaal of de start van een nieuw boekjaar. Op die manier staan alle facturen van die periode op dezelfde plek.

Tijdens je eerste training meteen 15 km lopen. Of met een lege maag naar je eerste scoutsfuif gaan. Rookie mistakes, we maken ze allemaal. We lijstten de valkuilen bij digitaal factureren op, zodat jij die probleemloos vermijdt.

Digitaal facturen biedt een aantal cruciale voordelen. Daar zijn we het hopelijk al over eens. Maar hoe doe je dat precies, een digitale factuur opstellen en versturen? Een helder stappenplan.

Stap 1: stel je offerte doordacht op

Een goede factuur begint bij een heldere offerte. Bij voorkeur som je daar al de verschillende fases van het project op, met de bijbehorende budgetten. Niet alleen zonneklaar voor je klant, maar meteen ook een goede basis van de factuur. Want in een ideale wereld is je factuur een copy-paste van de offerte.

Stap 2: maak een digitale factuur

Een goede tool zet een offerte in een klik om naar een factuur. Is er geen een offerte, dan maak je makkelijk een factuur in je vertrouwde template. De software doet het rekenwerk. Geen geklungel met Excel-formules, tellen en procenten.

Stap 3: verstuur je factuur digitaal

Met facturatiesoftware stuur je facturen rechtsreeks naar je klanten. Bye postzegels likken, arrivederci manuele mails opstellen, tschüss dikke classeurs. Dankzij de integratie met je boekhoudpakket verschijnen uitgaande facturen bovendien automatisch in jouw systeem.

Wat is facturatie, uit welke elementen bestaat een factuur, en hoe stel je ze op? Deze pagina biedt het antwoord op al je vragen.

Stap 4: volg laattijdige betalingen op

9 op de 10 Belgische bedrijven krijgen regelmatig te maken met wanbetalers. Dankzij een digitale facturatietool heb je continu een overzicht op de achterstallige facturen en volg je die vlot op. Met Teamleader kan je zelfs je automatische betaalherinneringen instellen, zodat je klanten een vriendelijk bericht krijgen met de boodschap hun openstaande facturen te vereffenen.

Vaker last van onbetaalde facturen? 4 handige tips om wanbetaling te voorkomen!