Btw vermelden op je factuur in 3 stappen

Veel ondernemers breken hun hoofd (en rekenmachine) over de btw-regels op facturen. Want de btw-tarieven moet je volgens een strikt stramien op je factuur vermelden, of je riskeert een boete. Klamme handen en angstzweet zijn overbodig, want dit stappenplan loodst je door de to do’s.

Je eerste taak is bekijken onder welke btw-tarieven van jouw producten en diensten vallen. Af en toe wijzigen die, dus informeer je goed of stap hiervoor naar je boekhouder. Doorsnee geldt het btw-tarief van 21% op goederen en diensten. Maar België zou België niet zijn zonder een hele resem afwijkingen op die regel.

• 12%: vijf uitzonderingen en maaltijden

De horeca en cateringdiensten mogen 12% btw rekenen op hun maaltijden, op voorwaarde dat hun klanten die ter plaatse opeten. Op dranken is wél het tarief van 21% van toepassing.

Daarnaast vallen ook steenkool, banden voor landbouwmachines en tractoren, fytofarmaceutische producten, levering, nieuwbouw en renovatie van sociale woningen en margarine onder de categorie van 12%.

• 6%: voor basisgoederen

Noodzakelijke goederen en diensten behoren tot de rubriek van 6%, en da’s een lange lijst. Een grote groep zijn basisvoedingsmiddelen: groeten en fruit, zuivel, vlees en vis … Daarnaast reken je ook 6% voor onder andere geneesmiddelen, tijdschriften, fietsherstellingen en leidingwater.

• 0%: bepaalde kranten en essentiële diensten

Dag- en weekbladen die minstens 48 keer per jaar verschijnen, hebben een btw-vrijstelling. En ook cruciale diensten voor de samenleving hoeven geen btw aan te rekenen. Enkele voorbeelden zijn dokterspraktijken, crèches en jeugdhuizen.

Heb je buitenlandse klanten? Dan is het advies van een expert onontbeerlijk. Want de btw-regels en -tarieven verschillen van land tot land. Ook mag je onder strikte voorwaarden de btw ‘verleggen’ (doorschuiven naar de buitenlandse klant). Je boekhouder helpt je hierbij verder.

Op je factuur – ongeacht het type – vermeld je telkens de producten en diensten die je je klant hebt geleverd, met daarnaast de stukprijs zonder btw. In een derde kolom geef je tot slot per categorie het juiste btw-tarief aan.

Onderaan je factuur zet je drie bedragen:

1. de prijs zonder btw
2. het btw-bedrag
3. de totaalprijs mét btw

Dit voorbeeld van een boekenwinkel maakt een en ander duidelijk.

Stuur je producten op, dan neem je de verzendkosten mee op je factuur. Ook daar moet je btw op heffen, net als op verpakkingskosten. Het tarief? Easy: je neemt hetzelfde percentage als voor de producten die je verstuurt.

Voorbeeld:

Gebeurt het dat klanten je factuur niet (tijdig) betalen? Deze blog vertelt hoe je met die sloebers omgaat. Extra tip: laat je facturen online betalen.

Bij het opstellen van een factuur komt flink wat rekenwerk kijken. Een facturatietool zoals Teamleader doet het meeste werk voor jou. Niet alleen daalt de kans op fouten, met digitaal factureren bespaar je flink wat papier en postzegels. Graag gedaan, Greta! Je voegt zelfs makkelijk btw-tarieven toe of een attest voor 6% btw voor je bouwbedrijf.

In een aantal klikken maak, verzend en beheer je facturen. Zo verlies je minder tijd, waardoor je meer ademruimte hebt voor wat écht telt: ondernemen. Maar dat vertellen je collega-entrepreneurs je liever zelf.

Met Teamleader factureer je niet alleen efficiënt, je beheert er ook je klantenrelaties mee en volgt projecten probleemloos op. Eerst zien, dan geloven? No problemo: je kan het 14 gratis uitproberen. Je hebt er zelfs geen kredietkaart voor nodig.