Btw vermelden op je factuur in 3 stappen

Veel ondernemers breken hun hoofd (en rekenmachine) over de btw-regels op facturen. Want de btw-tarieven moet je volgens een strikt stramien op je factuur vermelden, of je riskeert een boete. Klamme handen en angstzweet zijn overbodig: wij vertellen je alles wat je écht moet weten over btw. En met ons stappenplan klaar je deze klus met gemak.

Makkelijk en snel je facturen voorzien van de juiste btw-tarieven? Met Teamleader Focus heb je in slechts enkele minuten je factuur klaar. Met een paar klikken selecteer je de gewenste diensten en/of producten, gekoppeld aan het juiste btw-tarief. Voeg je eigen logo, lettertype en kleuren toe voor een professionele uitstraling. Kinderspel! Zelf proberen? Dat kan zonder te betalen en zonder kredietkaart.

Wat is btw?

Btw staat voor ‘belasting toegevoegde waarde’. Deze belasting wordt ook wel omzetbelasting genoemd. Op bijna alle goederen en diensten die je koopt en verkoopt, zit btw.  

Als ondernemer reken je btw door aan je klanten. Dat betekent dat je de btw toevoegt aan de verkoopprijs van je goederen en/of diensten. Het btw-tarief dat je moet rekenen is afhankelijk van het soort goederen en/of diensten dat je levert. De btw die je zelf betaalt voor je onderneming – bijvoorbeeld bij inkoop – mag je weer terugvragen van de Belastingdienst. Dit geldt natuurlijk niet voor persoonlijke aankopen. Uiteindelijk wordt dus alle omzetbelasting betaald door de consument. 

Het verschil tussen de btw die je als ondernemer ontvangt en de btw die je zelf betaalt, vraag je terug of tel je zelf neer bij de fiscus. Dit regel je bij het invullen van de aangifte omzetbelasting. Omdat er strenge controles zijn, is het belangrijk om je papierwerk goed op orde te hebben. 

Wat is een btw-nummer?

Zodra je je inschrijft bij de KBO, ontvang je een ondernemingsnummer. Dit nummer is de basis voor je btw-nummer. Ben je btw-plichtig? Dan moet je, voordat je start met de btw-plichtige activiteiten, een aanvraag indienen bij de FOD Financiën om je ondernemingsnummer om te zetten naar een btw-nummer. Je kan deze aanvraag zelf indienen, via je boekhouder of belastingadviseur, of via een erkend ondernemingsloket. Je hebt daarna zowel een ondernemingsnummer als een btw-nummer:

  • Ondernemingsnummer: met dit unieke nummer kunnen anderen controleren of je ingeschreven bent bij het KBO. Daar kunnen zowel particulieren als zakelijke contacten je bedrijfsgegevens nazoeken Zo doe je veilig en transparant zaken.
     
  • Btw-nummer: dit is je ondernemingsnummer met daarvoor ‘BTW BE’. Bijvoorbeeld: BTW BE 0123 456 789. Dit nummer deel je met je klanten en leveranciers en staat op al je facturen. Wist je trouwens dat je verplicht bent om je btw-nummer te vermelden op je website én in al je zakelijke communicatie?

Leuk weetje: Stad Gent vergoedt de kosten van de aanvraag van een btw-nummer. Dat scheelt weer in je uitgaven!

Meer gemak, minder risico

Met Teamleader Focus beheer je je facturen, offertes, crm én projecten binnen één tool. En dat levert veel voordelen op. Zo is er minder kans op fouten, omdat ze elkaar aanvullen en versterken. Dat concludeert ook Sander Renckens, zaakvoerder van MRW:

“ Vroeger gebruikten we een afzonderlijk facturatieprogramma. We moesten dan twee programma’s naast elkaar openen en zelf voor de coördinatie tussen de twee zorgen, inclusief het manueel overtypen van informatie. Nu met Teamleader Focus genieten we van het gebruiksgemak om alles op één plek te hebben. Met veel minder risico op fouten.”

De drie stappen voor een correcte verwerking van de btw op je factuur

Het klinkt misschien ingewikkeld. Maar wij beloven je: in drie makkelijke stappen heb je de btw op je factuur verwerkt. En heb je het één keer gedaan? Dan doe je het de keren daarna fluitend.               

Om je factuur te voorzien van de juiste btw-tarieven neem je de volgende drie stappen:

  1. Stel per product of dienst je btw-tarief vast.
  2. Vermeld de juiste bedragen op je factuur
  3. Voeg ook de verzendkosten toe

Natuurlijk let je op op dat je, naast de btw-tarieven, ook alle andere verplichte factuuronderdelen op je factuur hebt staan. 

Stap 1: Stel per product of dienst je btw-tarief vast

Je eerste taak is om te bekijken welke btw-tarieven je moet rekenen voor jouw producten en diensten. Deze wijzigen af en toe. Dus houd dit goed in de gaten of stap hiervoor naar je boekhouder. Standaard geldt het btw-tarief van 21% op goederen en diensten. Maar België zou België niet zijn zonder een hele rits afwijkingen op die regel.

Welke btw-tarieven zijn er eigenlijk? Naast het standaardtarief van 21%, zijn er nog drie andere tarieven: het 12%-tarief, het 6%-tarief en het 0%-tarief. 

12%: maaltijden en vijf andere uitzonderingen

Horeca en cateringdiensten mogen 12% btw rekenen op hun maaltijden, op voorwaarde dat hun klanten die ter plaatse opeten. Op dranken is wél het tarief van 21% van toepassing.

Daarnaast vallen ook de volgende producten en diensten onder de categorie van 12%:

  • Steenkool
  • Banden voor landbouwmachines en tractoren
  • Fytofarmaceutische producten
  • Levering, nieuwbouw en renovatie van sociale woningen
  • Margarine 

6%: voor basisgoederen

Noodzakelijke goederen en diensten behoren tot de rubriek van 6%, en da’s een lange lijst.

Een grote groep zijn basisvoedingsmiddelen: 

  • Groeten en fruit
  • Zuivel
  • Vlees en vis

Daarnaast reken je ook 6% voor onder andere:

  • Geneesmiddelen
  • Tijdschriften
  • Fietsherstellingen
  • Leidingwater

0%: bepaalde kranten en essentiële diensten 

Dag- en weekbladen die minstens 48 keer per jaar verschijnen, hebben een btw-vrijstelling. En ook cruciale diensten voor de samenleving hoeven geen btw aan te rekenen. Enkele voorbeelden zijn dokterspraktijken, crèches en jeugdhuizen.

Voor wie nog geen bakken met omzet draait, is er de btw-vrijstellingsregeling. Verwacht je maximaal € 25.000 per jaar aan omzet? Dan hoef je geen btw te rekenen en af te dragen. Dit zet je dan ook niet op je factuur. 

Maar let op: je mag ook geen btw meer aftrekken als je gebruikmaakt van de btw-vrijstellingsregeling. Om gebruik te maken van de btw-vrijstellingsregeling moet je je hiervoor aanmelden bij de FOD Financiën. Het geldt dus niet automatisch bij een omzet van € 25.000 of minder. 

Steek je liever je tijd in het échte werk, in plaats van uitzoekwerk voor je facturen? Dat begrijpen we! Teamleader Focus neemt het werk uit handen. Je maakt makkelijk en snel facturen aan op basis van je uurtarief of de geleverde goederen. Hier wordt automatisch het juiste btw-tarief aan gekoppeld. Dat bespaart je heel wat tijd! Probeer Teamleader Focus nu twee weken uit. Vind je het niks? Geen probleem. Dan betaal je ook niks.

Stap 2: Vermeld de juiste bedragen op je factuur

Op je factuur – ongeacht het type – vermeld je telkens de producten en diensten die je je klant hebt geleverd, met daarnaast de stukprijs zonder btw. In een derde kolom geef je tot slot per categorie het juiste btw-tarief aan.

Onderaan je factuur zet je drie bedragen:

  1. De prijs zonder btw.
  2. Het btw-bedrag.
  3. De totaalprijs mét btw.

Dit deel van de factuur van een boekenwinkel is een mooi voorbeeld:

Beschrijving

Stukprijs
(excl. btw)

Aantal

Subtotaal

Btw

Boek 'Chocolade'

€ 50

1

€ 50

6%

Boek 'Pizzabijbel'

€ 30

1

€ 30

6%

Boek 'Afvallen voor dummies'

€ 15

1

€ 15

6%

Totaal (exclusief btw)

€ 95

Btw

€ 5,70

Totaal (inclusief btw)

€ 100,70

Stap 3: Voeg ook de verzendkosten toe

Stuur je producten op? Dan neem je de verzendkosten mee op je factuur. Ook daar moet je btw op heffen, net zoals op verpakkingskosten. Het btw-tarief voor je verzendkosten bepalen is simpel: je neemt hetzelfde percentage als voor de producten die je verstuurt.
Hier zie je hoe dat eruit ziet als de boekenwinkel de boeken naar de klant moet opsturen:

Beschrijving

Stukprijs
(excl. btw)

Aantal

Subtotaal

Btw

Boek 'Chocolade'

€ 50

1

€ 50

6%

Boek 'Pizzabijbel'

€ 30

1

€ 30

6%

Boek 'Afvallen voor dummies'

€ 15

1

€ 15

6%

Verzendkosten

€ 7,50

€ 7,50

6%

Totaal (exclusief btw)

€ 102,50

Btw:

€ 6,15

Totaal (inclusief btw)

€ 108,65

Komt het weleens voor dat klanten je factuur niet (tijdig) betalen? Deze blog vertelt hoe je hiermee omgaat. Extra tip: laat je facturen online betalen.

Denk je eraan om óók btw te verrekenen op je creditnota?

Digitaal factureren = slim factureren

Bij het opstellen van een factuur komt flink wat rekenwerk kijken. Een facturatietool zoals Teamleader Focus doet het meeste werk voor jou. Niet alleen daalt de kans op fouten, met digitaal factureren bespaar je flink wat papier en postzegels. Graag gedaan, Greta! Je voegt zelfs makkelijk btw-tarieven toe.

In een aantal klikken maak, verzend én beheer je facturen. Zo verlies je minder tijd, waardoor je meer ademruimte hebt voor wat écht telt: ondernemen.

Met Teamleader factureer je niet alleen efficiënt, je beheert ook je offertes, crm en projecten. En dankzij de koppeling met 230+ tools, kan je al je favoriete tools blijven gebruiken. Zo voorkom je repetitief werk. Het allermooiste? Dankzij InvoiceCloud worden je facturen 14 dagen sneller en 37% meer op tijd betaald…

Eerst zien, dan geloven? No problemo: je kan het 14 dagen gratis uitproberen. Je hebt er zelfs geen kredietkaart voor nodig.

  • 12/05/2020
  • Laatst gewijzigd op 16/03/2024

Gerelateerde blogposts