E-invoicing: 
de complete gids voor Peppol e-facturatie

De antwoorden op alle veelgestelde vragen over e-facturatie

• Kan ik e-facturen versturen vanuit en ontvangen in verschillende tools?

  Nee. Je kan e-facturen vanuit verschillende tools versturen, mits ze Peppol ondersteunen natuurlijk, maar je kan e-facturen maar in één tool ontvangen. Vergelijk het met de post: je kan een brief vanuit verschillende postbussen versturen, maar je kan ‘m maar op één adres ontvangen.

  Om facturen te kunnen ontvangen via Peppol, moet je ‘adres’ bekend zijn bij het Peppol-netwerk, wat betekent dat je je moet registreren bij Peppol. Om een Peppol-ID aan te maken gebruik je je KBO-nummer (ofwel je btw-nummer zonder ‘BE’). Dat verloopt zeer eenvoudig in Teamleader Focus, in twee klikken om precies te zijn. Daarmee kan je e-facturen versturen en ontvangen, en voldoe je aan de wetgeving die ingaat vanaf 2026.

• Waarom kies ik best niet voor mijn boekhoudprogramma als Peppol-bestemming?

  Vooraleer je je factuur doorstuurt naar je boekhouder of boekhoudprogramma, wil je graag eerst controleren of de factuur die je gekregen hebt klopt. Eenmaal die goedgekeurd is, moet je die uiteraard nog betalen. 

  Het is dus beter om software te kiezen die e-facturen kan versturen én ontvangen. Zo heb je zicht op wat er binnenkomt en buitengaat, zonder dat je hiervoor een boekhouder moet raadplegen.

• Hoe weet ik dat mijn klant geregistreerd is op Peppol?

  Teamleader Focus zoekt je klant op aan de hand van zijn KBO-nummer en controleert of die geregistreerd is.

  • Is dat het geval? Dan krijg je de optie om je factuur via Peppol te versturen.
  • Is dat niet het geval? Dan kan je je factuur via de reguliere kanalen (e-mail en post) versturen.
• Kan ik meerdere bedrijven registreren in Peppol?

  Ja. Als je meerdere KBO-nummers (of btw-nummers) hebt, dan kan je elk van deze afzonderlijk registreren op Peppol. In Teamleader Focus kan je dus ook meerdere Belgische bedrijfsentiteiten registreren op Peppol.

• Wat als mijn klant geen Belgisch bedrijf is?

  Dan hoef je (voorlopig nog) geen facturen via Peppol te versturen. In dat geval kan je nog steeds de reguliere kanalen gebruiken, zoals e-mail of post.

• Hoe ziet een e-factuur eruit?

  Een e-factuur is eigenlijk gewoon een XML-bestand dat door andere computersystemen kan worden ingelezen en verwerkt. Het heeft dus geen echte lay-out. Je e-invoicingsoftware zal dit vertalen naar iets zichtbaar en leesbaar. Een e-factuur bevat ook een pdf-bestand met de details van je factuur. Je kan dus nog steeds mooie lettertypes en lay-outs gebruiken voor je factuurtemplates.

• Verlies ik de gegevens in mijn account als mijn proefperiode voorbij is?

  Nee. Als je je testaccount omruilt voor een betalend account, dan kan je ervoor kiezen om je data te behouden of te verwijderen. Als je proefversie is afgelopen, dan kunnen we je testaccount opnieuw activeren, waardoor je je data kan meenemen naar een betalend account. Let op: alle data wordt na 30 dagen definitief verwijderd! Wil je upgraden? Meld je dan aan voor een betaald account.

• Is mijn aankoop van Teamleader Focus fiscaal aftrekbaar?

  Ja. Tot 2028 wordt er een fiscale aftrek van 120% toegestaan op abonnementskosten voor een facturatiepakket die e-facturatie mogelijk maakt. Bespreek het zeker met je boekhouder.

• Krijg ik de tweede gebruiker in mijn Teamleader Focus-account gratis?

  Ja. Een eerste werknemer aanwerven is een grote mijlpaal voor jouw zaak. Om die stap iets kleiner te maken krijgt je spiksplinternieuwe werknemer gratis toegang tot je Teamleader Focus-account. Nog niet klaar om je eerste werknemer aan te werven of ben je freelancer? Dan kan je altijd je boekhouder toegang geven.

• Kan ik mijn e-facturatie software koppelen met mijn boekhoudpakket?

  Ja. Veel e-facturatie tools, zoals Teamleader, koppelen rechtstreeks met je boekhoudpakket. Facturen worden zo automatisch doorgestuurd naar je eigen boekhouding of je boekhouder. Dat scheelt een hoop werk en voorkomt stress bij de kwartaalafsluiting.