De 5 projectfasen van elk project

28/09/2023

5 minuten Leestijd

De hoeveelheid planning en werk die nodig is om een project te managen kan best overweldigend zijn. In plaats van jezelf van het eerste het beste kantoorgebouw te gooien, is de beste benadering het hele project op te delen in behapbare en te managen stukjes en de benodigde inspanningen te structureren in heldere stappen.

De meeste projecten kennen vijf fases: introductie, planning, uitvoering, monitoring en afsluiting. Iedere fase bestaat uit specifieke taken welke je helpen om jouw projectdoelen te behalen.

Altijd en overal vat op je project? Met Teamleader Focus behoud je het overzicht over je planning, budget en de geschatte winstmarge. Dankzij de koppeling tussen planning en budget zie je direct welke financiële gevolgen een subtiele wijziging in de planning met zich meebrengt (en vice versa!). Essentieel voor iedere projectmanager. Probeer het nu 14 dagen gratis uit, zonder te betalen.

Introductie
Planning
Uitvoering
Monitoring & controle
Fermeture

In deze fase evalueert jouw team het projectidee:

Past het bij de core business van jullie bedrijf?
Zijn jullie in staat dit te doen?
Zal het de organisatie vooruit helpen?

Als het antwoord drie keer ‘ja’ is, kun je starten met het definiëren van de scope van het project of de gewenste uitkomsten van het project en de potentiële partners identificeren. Als het project een haalbaarheidsonderzoek vereist, is dit hét moment om dat uit te voeren.

Het eindresultaat van deze fase is een projectplan, dat goedgekeurd moet worden door alle betrokken partijen.

Heb je moeite met het opstellen van een strak projectplan? Lees dan het artikel Hoe stel je een projectplan op? En download daar gratis het projectplan template.

- E-book
De basics van projectmanagement
Projecten managen is absoluut niet eenvoudig. Je resources plannen, deadlines halen, de workload van je team in balans houden … En ondertussen moet je je projecten ook nog eens op tijd en binnen het budget opleveren.

Downloaden

In deze cruciale fase wordt de roadmap van de rest van het project in kaart gebracht. Deze bestaat in elk geval uit het vaststellen van concrete doelen, een kostenbegroting en het definiëren van de scope en eindproducten.

In deze fase wordt ook het projectplan geschreven. Hierin staat onder andere:

de benodigdheden voor het project (middelen, budget, tijd en personeel);
hoe de output geproduceerd wordt;
wat er opgeleverd moet worden en wanneer;
hoe er met risico’s en onvoorziene omstandigheden wordt omgegaan;
hoe er gecommuniceerd wordt binnen het team en met externe stakeholders.

Door het werken met mijlpalen (doelen met heldere deadlines) creëer je een heldere planning met een duidelijke tijdlijn. Hier zal je in fase 3 veel aan hebben!

Til trouwens niet te zwaar aan je planning. Dingen zullen nooit exact volgens verwachting gaan: iemand in je team kan ziek worden of bepaalde taken blijken veel uitdagender dan verwacht. Als projectmanager is het jouw taak om de timing, scope en het budget in de gaten te houden en in te grijpen wanneer dat nodig is om ervoor te zorgen dat doelen behaald worden.

In de meeste gevallen is dit het moment waarop het project zichtbaar wordt voor de rest van de wereld. Het start meestal met een team kick-off meeting waar iedereen op de hoogte wordt gebracht van zijn taken en andere relevante projectdetails. Deze fase gaat over het creëren van kwalitatieve output. Aan jou - de projectmanager - de taak om de juiste middelen toe te wijzen en de teamleden gefocust te houden op hun taken. Dit betekent ook dat het succes van de uitvoering op jouw schouders rust, dus wees zo precies mogelijk in de projectplanning fase.

Deze fase overlapt vaak met de uitvoering. Tijdens het project houd je een scherpe blik op de status van de eindproducten en plan je regelmatig meetings met het team om er zeker van te zijn dat het project op de rails blijft. Dit is ook de fase waarin je waakzaam moet zijn om binnen de scope van het project te blijven.

Loopt het iets anders dan gepland? Dan kan dit invloed hebben op de deadlines of het budget. En als projectmanager ben jij verantwoordelijk voor beiden. Geen stress! Overzicht houden is de sleutel tot succes. En daar kan een tool zoals Teamleader Focus jou bij helpen.

Met een goede projectmanagementtool krijg je vat op je project. Vooral als je werkt met een tool waarbij je planning en financiën gekoppeld zijn, zoals met Teamleader Focus.

Dankzij de link tussen planning en budget kan je met Teamleader Focus tijdens iedere projectfase zien welke invloed een kleine verandering op je planning heeft, zowel op het budget als de geschatte winstmarge. Zo beschik je als projectmanager over alle tools die je nodig hebt om je project op tijd en binnen budget af te ronden.

Natuurlijk wil je ook je teamleden op de hoogte brengen van de voortgang van het project of wijzigingen in de planning. Wil je het aantal status-meetings tot een absoluut minimum beperken? Cloud-based projectmanagementsoftware stelt jou en je teamleden in staat om de status van taken in real-time te updaten.

Een project is afgesloten wanneer de eindproducten formeel zijn overgedragen aan de klant en alle stakeholders hierover geïnformeerd zijn. Voordat je dit doet, is het verstandig om het team bij elkaar te roepen en het project te evalueren: wat ging er goed en wat had er beter gekund?

Zo voorkom je dat jullie in de toekomst dezelfde fouten gaan maken en het helpt jou bij het maken van betere processen en het samenstellen van het meest efficiënte team.

Meer weten over projectmanagement? Bekijk onze pagina: Alles wat je moet weten over projectmanagement en leer hoe je resources plant, je deadlines haalt en de workload van je team in balans houdt.