
De hoeveelheid planning en werk die nodig is om een project te managen kan best overweldigend zijn. In plaats van jezelf van het eerste het beste kantoorgebouw te gooien, is de beste benadering het hele project op te delen in behapbare en te managen stukjes en de benodigde inspanningen te structureren in heldere stappen.
De meeste projecten kennen vijf fases: introductie, planning, uitvoering, monitoring en afsluiting. Iedere fase bestaat uit specifieke taken welke je helpen om jouw projectdoelen te behalen.
Altijd en overal vat op je project? Met Teamleader Focus behoud je het overzicht over je planning, budget en de geschatte winstmarge. Dankzij de koppeling tussen planning en budget zie je direct welke financiële gevolgen een subtiele wijziging in de planning met zich meebrengt (en vice versa!). Essentieel voor iedere projectmanager. Probeer het nu 14 dagen gratis uit, zonder te betalen.
1. Introductie
In deze fase evalueert jouw team het projectidee:
Past het bij de core business van jullie bedrijf?
Zijn jullie in staat dit te doen?
Zal het de organisatie vooruit helpen?
Als het antwoord drie keer ‘ja’ is, kun je starten met het definiëren van de scope van het project of de gewenste uitkomsten van het project en de potentiële partners identificeren. Als het project een haalbaarheidsonderzoek vereist, is dit hét moment om dat uit te voeren.
Het eindresultaat van deze fase is een projectplan, dat goedgekeurd moet worden door alle betrokken partijen.
Heb je moeite met het opstellen van een strak projectplan? Lees dan het artikel Hoe stel je een projectplan op? En download daar gratis het projectplan template.
Beheers jij projectmanagement al tot in de puntjes? Download je gratis ebook: de complete gids voor succesvolle projecten!
3. Uitvoering
In de meeste gevallen is dit het moment waarop het project zichtbaar wordt voor de rest van de wereld. Het start meestal met een team kick-off meeting waar iedereen op de hoogte wordt gebracht van zijn taken en andere relevante projectdetails. Deze fase gaat over het creëren van kwalitatieve output. Aan jou - de projectmanager - de taak om de juiste middelen toe te wijzen en de teamleden gefocust te houden op hun taken. Dit betekent ook dat het succes van de uitvoering op jouw schouders rust, dus wees zo precies mogelijk in de projectplanning fase.
Dankzij de link tussen planning en budget kan je met Teamleader Focus tijdens iedere projectfase zien welke invloed een kleine verandering op je planning heeft, zowel op het budget als de geschatte winstmarge. Zo beschik je als projectmanager over alle tools die je nodig hebt om je project op tijd en binnen budget af te ronden.
Natuurlijk wil je ook je teamleden op de hoogte brengen van de voortgang van het project of wijzigingen in de planning. Wil je het aantal status-meetings tot een absoluut minimum beperken? Cloud-based projectmanagementsoftware stelt jou en je teamleden in staat om de status van taken in real-time te updaten.
5. Fermeture
Een project is afgesloten wanneer de eindproducten formeel zijn overgedragen aan de klant en alle stakeholders hierover geïnformeerd zijn. Voordat je dit doet, is het verstandig om het team bij elkaar te roepen en het project te evalueren: wat ging er goed en wat had er beter gekund?
Zo voorkom je dat jullie in de toekomst dezelfde fouten gaan maken en het helpt jou bij het maken van betere processen en het samenstellen van het meest efficiënte team.
Meer weten over projectmanagement? Bekijk onze pagina: Alles wat je moet weten over projectmanagement en leer hoe je resources plant, je deadlines haalt en de workload van je team in balans houdt.