Resource planning: gratis template

Efficiënt werken gaat hand in hand met resource planning. Voor veel bedrijven kan resource planning het verschil betekenen tussen winst draaien, quitte spelen of zelfs verlies maken. Zeker niet iets om links te laten liggen dus. Daarom leggen wij uit wat resource planning is en staan er een aantal handige templates voor je klaar, waaronder een Excel resource planning template. Makkelijker kan het bijna niet.

Templates maken het eenvoudiger, maar met Teamleader wordt resource planning pas echt een eitje. Onze makkelijke bedrijfssoftware geeft je de tools om snel en soepel je resource planning in elkaar te zetten. Met enkele klikken link je dit aan je facturen, offertes, crm en projecten. Zo heb je nooit meer dubbel werk in verschillende tools. Makkelijker werken met minder gedoe. Ideaal. 

Ook proberen? Dat kan nu twee weken gratis. Zonder te betalen en zonder kredietkaart.

Wat is resource planning?

Resource planning is het inplannen van je mensen en middelen voor een project of activiteit. Dat gaat verder dan een simpele planning. Met een goede resource planning zet je je middelen en medewerkers optimaal in waarbij je rekening houdt met vaardigheden, verlofaanvragen en verschillende werkroosters. Met de resource planning verzeker je jezelf ervan dat je altijd een actueel en realistisch beeld hebt van de capaciteit van je team en de beschikbare middelen. Dit zorgt ervoor dat je je doelen en deadlines haalt terwijl je de werkbalans in het team bewaard.

  • Resource planning is een onderdeel van resource management. Waar resource planning zich vooral richt op – jawel – de planning, is resource management een breder concept dat niet alleen betrekking heeft op het plannen, maar ook op het coördineren, toewijzen, controleren en optimaliseren van de middelen van een organisatie.
  • Nog nooit van resource planning gehoord, maar komt capaciteitsplanning je wel bekend voor? Dat kan! Capaciteitsplanning richt zich met name op het optimaal plannen van personeel, terwijl resource planning ook het inplannen van middelen kan zijn. Denk bijvoorbeeld aan materialen, financiële middelen of grondstoffen.

Waarom heb je een resource planning template nodig?

Een effectieve resource planning helpt je om alle middelen en mensen in je organisaties strategisch in te zetten. Maar het opzetten van een goed lopende resource planning kan nogal overweldigend zijn, zeker als je dit nog nooit hebt gedaan. Want waar begin je? En hoe zorg je ervoor dat het zo soepel mogelijk loopt? Wij begrijpen dit helemaal. Dankzij de geavanceerde planningstool van Teamleader zijn wij hier dagelijks actief mee bezig. En we delen onze expertise graag! Daarom helpen we je op weg met onze resource planning templates.

Een resource planning template kan je zien als een gereedschapskist voor je project of activiteit. Het helpt je om al je benodigde middelen te organiseren en ervoor te zorgen dat ze goed passen bij je project planning en budget. Het werkt makkelijk en brengt je snel op weg.

Het grote voordeel van een template is dat je altijd op dezelfde wijze werkt. Dit bevordert de communicatie binnen het team en zorgt ervoor dat je teamleden precies weten waar je ze aan toe zijn. Kortom, het gebruik van een template voor resource planning maakt het werk makkelijker, efficiënter en houdt je project op koers. En om het je nóg makkelijker te maken, hebben wij een aantal kant-en-klare templates voor je. Direct klaar voor gebruik.

Orde in de chaos dankzij Teamleader

Glenn Fellows, Managing Partner bij Lunar, is enthousiast over de planning-feature van Teamleader. Dankzij de resource planning van Teamleader kan Lunar effectiever opschalen en zelfs groeien.

“Eerder namen we een project aan en gingen we er met volle gas tegenaan. Het kwam dan nogal eens voor dat we op de voorlaatste dag met hangende pootjes naar de klant moesten om te vragen of de deadline alstublieft een klein beetje kon opschuiven? Vandaag zitten we met grotere klanten, grotere budgetten en langere trajecten. Dankzij Teamleader zie ik in één oogopslag waar iedereen mee bezig is, wie nog tijd over heeft en wie helemaal volgeboekt is.”
Glenn, Managing Partner bij Lunar

Wie gebruikt een resource planning template?

Resource planning wordt uitgevoerd door veel verschillende profielen. Denk bijvoorbeeld aan  een projectmanager, office manager of operation manager. Het valt dan onder de verantwoordelijkheid van de manager om de resource planning op te stellen, uit te voeren en te controleren. Daarom zal een resource planning template vooral gebruikt worden door een manager. Maar natuurlijk kan iedereen deze templates gebruiken. Voel je vrij om één van onze templates in te zetten voor je project of activiteit!

Wanneer gebruik je een resource planning template?

Wanneer gooi je die resource planning template in de strijd? Simpel: als je van plan bent om een project of activiteit te plannen en alles op rolletjes wilt laten lopen.

Een resource planning template helpt je om je schema, budget, deadlines en personeelsinzet op één lijn te krijgen. Je houdt grip op alle beschikbare middelen en medewerkers en kan tijdens onverwachte omstandigheden flexibel aanpassingen maken. De tool die je kiest voor je resource planning, bepaalt in grote mate hoe eenvoudig je deze aanpassingen kan maken. Bij gebruik van Excel of Google Sheets moet je vaak zelf tot bepaalde inzichten komen, terwijl gespecialiseerde software zoals Teamleader het proces van aanpassingen maken in de planning aanzienlijk vereenvoudigt

Je gebruikt het resource planning template niet alleen tijdens de planningsfase. Je planning blijft je compagnon tijdens de volledige uitvoering van je project of activiteit. Als zowel je teamleden als jijzelf de planning regelmatig raadplegen – en waar nodig aanpassen – weet je zeker dat je op koers blijft. Die deadline ga je zo vol vertrouwen tegemoet!

Wil je je resource planning écht efficiënt aanpakken? 

Met de planning-feature van Teamleader Focus:
 

  • Plan je makkelijk en snel openstaande taken bij je teamleden in dankzij de drag & drop functionaliteit.
  • Heb je direct zicht op de werkbelasting van ieder teamlid, waardoor je eventuele gaten snel signaleert en opvult.
  • Pas je gemakkelijk de planning aan bij onverwachte omstandigheden. Is een teamlid ziek of neemt een bepaalde taak meer tijd in beslag dan gedacht? Je plant taken eenvoudig opnieuw in of wijst ze met één klik toe aan een andere collega.
  • Heeft je team heeft altijd en overal toegang tot de planning. Dit zorgt voor heldere verwachtingen en een gestroomlijnde communicatie.
  • Wordt je werk nog eenvoudiger dankzij de naadloze integratie met facturen, offertes, crm en projecten. Zo factureer je de uren van je teamleden met enkele klikken en is dubbel werk in verschillende tools verleden tijd!


Test het nu zelf. Twee weken gratis, zonder te betalen.

Excel resource planning template

Begin je net met resource planning en zijn de middelen en mensen die je moet inplannen beperkt? Dan kan je prima beginnen met een Excel resource planning template. Wij hebben er al één voor je klaarstaan. Het grote voordeel is dat je waarschijnlijk al bekend bent met het programma, waardoor je meteen aan de slag kan. Maar er zijn ook een paar nadelen aan resource planning met Excel:

  1. Handmatig werk.
    Excel is heel veelzijdig. Maar je moet dan ook alles met de hand invoeren. Je moet alle gegevens en bijzonderheden handmatig toevoegen. Denk bijvoorbeeld aan de namen en functies van je teamleden of de verlofdagen van je medewerkers. Daarbij zijn er maar weinig mogelijkheden om Excel te koppelen aan andere tools. Maak je gebruik van een andere tool voor je boekhouding, agenda of urenregistratie? Dan zal je alles zowel in die tool als in Excel moeten invoeren en controleren of dit overeenkomt. Deze saaie klus is ook nog eens tijdrovend en dus erg kostbaar… Zonde van je tijd.
  2. Geen real-time samenwerking.
    In tegenstelling tot gespecialiseerde resource planning software, kan je met Excel niet in real-time samenwerken.
    Als er meer collega’s met het bestand werken ontstaan er al snel meerdere versies van het bestand. En daarmee vergroot je de kans op fouten. Met alle moderne oplossingen is resource planning in Excel dus een beetje uit de tijd.
  3. Beperkt schaalbaar.
    Excel is een prima systeem voor resourceplanning als je net begint of als je een beperkt aantal middelen en mensen wilt inplannen. Maar zodra je team groeit of als je behoefte krijgt aan meer mogelijkheden binnen de tool, loop je tegen beperkingen aan. Excel geeft bijvoorbeeld geen meldingen bij naderende deadlines of als er een teamlid over capaciteit zit. Dit moet je zelf goed in de gaten houden in het bestand. Ook zal het niet je toekomstige resources voorspellen, iets wat een gespecialiseerde resource planning tool wel doet.

Zie jij ondanks bovenstaande nadelen geen beren op de weg? Super! Dan is ons Excel resource planning template vast wat voor jou. Probeer het vooral eens uit. Je kan kiezen uit twee Excel templates:

  1. Een eenvoudige resource planning template. Hiermee plan je maandelijks taken voor je teamleden in, geef je de beschikbaarheid van teamleden weer en creëer je een maandoverzicht. 
  2. Een uitgebreidere human resources planning template. Hiermee zet je de human resources planning voor een volledig jaar uiteen. Je hebt zicht op de capaciteit, inzet en gemiddelde werkbelasting per teamlid, afdeling en functie.

Eenvoudige resource planning Excel template

Download Excel

Uitgebreide human resources planning Excel template

Download Excel

Google Sheets resource planning template

Ben je een echte Google Sheets fanaat? Geen probleem, ook daarvoor hebben wij templates klaarstaan.

Als je Google Sheets gebruikt voor je resource planning heb je nog steeds veel handmatig werk en is het moeilijk schaalbaar. Maar het heeft één groot voordeel ten opzichte van Excel: het is een online programma waardoor meerdere personen tegelijk het bestand kunnen bewerken. En er is dus ook maar een kleine kans op het ontstaan van meerdere bestandsversies. Dat scheelt weer een heleboel gedoe. 

We hebben twee Google Sheets resource planning templates voor je klaarstaan:

  1. Een eenvoudige resource planning template. Hiermee plan je maandelijks taken voor je teamleden in, geef je de beschikbaarheid van teamleden weer en creëer je een maandoverzicht. 
  2. Een uitgebreidere human resources planning template. Hiermee zet je de human resources planning voor een volledig jaar uiteen. Je hebt zicht op de capaciteit, inzet en gemiddelde werkbelasting per teamlid, afdeling en functie. 

Het mooiste is het natuurlijk als je beide gebruikt. Zo creëer je een overzichtelijke jaarplanning én een gedetailleerdere maandplanning. Vergeet je niet te controleren of de gegevens in beide bestanden overeenkomen?

Eenvoudige resource planning Google Sheets template

Download template

Uitgebreide human resources planning Google Sheets template

Download template

Teamleader Focus template

Liever meteen goed van start? Met de planning-feature van Teamleader Focus vermijd je alle nadelen die Excel en Google Sheets met zich meebrengen. 

  • Teamleader Focus is niet alleen een planning-tool maar ook makkelijke bedrijfssoftware voor facturen, offertes, crm en projecten. Daarmee is handmatig en dubbel werk in verschillende tools dus verleden tijd. Wijzigt er iets in de gegevens van een medewerker? Dan wordt dat in alle onderdelen geüpdatet. De kans op menselijke fouten wordt zo geminimaliseerd. Meer gedaan met minder gedoe dus.
  • Je kan in real-time samenwerken, zonder de kans op dubbele of oude bestanden. Dat betekent dus dat iedereen direct zicht heeft op wijzigingen in de planning. Dat voorkomt verwarring en zorgt voor een efficiëntere samenwerking. 
  • Teamleader Focus is schaalbaar. Onze bedrijfssoftware is zeer geschikt voor het mkb en groeit makkelijk mee. Dus gaat je bedrijf als een speer en moet je ineens meerdere teamleden aannemen? Of komen er allerlei variaties op taken of functies? Geen zorgen, dat kan allemaal binnen de software. Je hoeft dus niet tussentijds over te stappen naar een ander systeem om je groei te blijven steunen. Dat scheelt weer heel wat tijd, moeite en frustratie…

Hieronder zie je de Resource Planning template zoals die in Teamleader Focus gebruikt wordt. Vind je dit een fijne template? Probeer Teamleader Focus 14 dagen gratis uit en maak gebruik van deze planning.

BE NL TLF

Teamleader Orbit template

Ben jij een agency van 20+ medewerkers? Dan is goede resource planning absoluut onmisbaar. Teamleader Orbit is onze krachtige agency software en helpt je agency met resource- en capaciteitsplanning, inkomstenbeheer en klantengroei. 

Met Teamleader Orbit maak je eenvoudig de personeelsplanning per individu, skill en team. 

Dankzij het capaciteitsdashboard zie je direct gedetailleerd hoe de huidige én toekomstige bezetting van je teamleden in elkaar zit. Zo weet je precies welk werk gedaan is, nog moet gebeuren, nog niet toegewezen is en eraan komt. Dit stelt je in staat om snel in te grijpen waar nodig en ondersteunt het maken van aanwervingsbeslissingen. 

Kijk hieronder naar onze effectieve Teamleader Orbit resource planning templates waarmee je direct aan de slag kan. Nog geen Teamleader-gebruiker en wel nieuwsgierig? Contacteer een consultant en ontdek wat Teamleader Orbit voor jouw organisatie kan betekenen.

TLO NL

Meer weten over resource planning tools?

Je begrijpt het inmiddels wel: een doordachte resource planning is cruciaal voor een vlot verloop van de dagelijkse zaken van je bedrijf. En om te groeien is het simpelweg onmisbaar. Met onze gebruiksvriendelijke templates kun je meteen aan de slag om het verschil te ervaren. Maar je kan er ook voor kiezen om direct goed van start te gaan met een goede resource planning tool.

Twijfel je nog tussen het gebruik van een Excel of Google Sheets template en een gespecialiseerde resource planning tool? Wij helpen je graag de juiste keuze te maken. In onderstaand artikel leggen wij je uit hoe een hoogwaardige resource planning tool je bedrijf ondersteunt en vertellen we welke essentiële functies daarbij niet mogen ontbreken.



Gerelateerde blogposts