Een offerte maken: hoe doe je dat? (tips + voorbeelden)

De allereerste stap voor je aan een opdracht begint? Een offerte maken. Dat is geen bagatel: met degelijke offertes haal je meer werk binnen. Maar hoe begin je eraan? En waarin verschilt een online offerte van een ‘gewoon’ exemplaar? Met deze need-to-knows stel je offertes op als een pro.

1. Waarom zijn offertes belangrijk?
2. Hoe maak je een offerte?
3. Voorbeelden van offertes
4. Wanneer verstuur je een offerte?
5. Hoe werken online offertes?
6. De voordelen van online offertes

1. You never get a second chance to make a first impression. Een offerte vormt vaak het allereerste contactmoment met een klant in spe. Logisch dus dat een offerte méér moet zijn dan een kurkdroge opsomming.
2. Misschien hakt niet jouw contactpersoon, maar wel iemand anders de knoop door. Met een doordachte offerte maak je ook bij hem of haar een goede indruk. En kon je een prospect niet (helemaal) overtuigen tijdens het eerste contactmoment, dan biedt een offerte een tweede kans.
3. Weinig klanten beslissen meteen met wie ze in zee gaan. Een goed gesprek blijft niet eeuwig hangen. Met een offerte daarentegen herinner je een klant ook lang na het eerste contact aan jouw werkwijze en visie.
4. Je bent misschien niet de goedkoopste in je branche, en daar zijn ongetwijfeld goede redenen voor. In een offerte licht je je prijszetting nauwkeurig toe, waardoor klanten weten op welke manier jij puik werk garandeert.
5. Kiest een klant toch voor iemand anders, dan blijft een goede offerte een uithangbord voor je onderneming. En wie weet gaat de volgende opdracht wel jouw richting uit.

Teamleader helpt je op vijf bovenstaande punten te scoren: met onze software stel je professionele offertes op waarmee je zoveel mogelijk kansen verzilvert. Probeer ‘t 14 dagen helemaal voor niets.

Naast bovenstaande punten, is er nog een cruciale reden waarom je een offerte beter niet tussen de soep en de patatten opstelt: er hangen wettelijke verplichtingen aan vast. Wij herleidden kafkaiaanse wetteksten tot de essentie.

Zonder gist, suiker en sulfiet is een fles Chateau Lafite-Rothschild uit Pauillac ook maar druivensap. Hetzelfde geldt voor een offerte: een aantal elementen zijn essentieel.

• Je bedrijfsgegevens (naam, adres, btw- en bankrekening).
• De gegevens van je klant. Het kan bijzonder awkward zijn als je een prospect een offerte bezorgt met de contactgegevens van een andere klant – of erger: een concurrent.
• Een offertenummer waarmee je makkelijke verder kan opvolgen.
• Je prijzen (vast of variabel) en je btw-tarieven. Communiceer transparant over de kostprijs van je verschillende producten of diensten.
• Een omschrijving van wat je precies belooft tegen de genoemde prijs.
• Algemene voorwaarden van de offerte – ook wel de kleine lettertjes genoemd.
• Je handtekening.

Met een offertetool zoals Teamleader kan je een deel van bovenstaande punten meteen afvinken. De software vult namelijk jouw bedrijfsgegevens en die van je klant automatisch in.

Tot zover de no-brainers. Want een goede offerte vraagt onder andere ook een verzorgde lay-out, een begeleidende tekst op maat en een check door een extra paar ogen. In deze blog delen we 6 gouden tips om offertes op te stellen.

Klanten vergelijken doorgaans jouw offerte met die van concurrenten. In de bouw is dat nog meer het geval. Besteed er dus voldoende aandacht aan.

• Beschrijf uitgebreid de werkzaamheden en de kostprijs.
• Neem een planning op bij je offerte, met de geschatte begin- en einddatum, de lengte van de werkdagen en het aantal werknemers.
• Voeg algemene voorwaarden toe. Veiligheid op de werf, bijkomende vragen van de klant, een onderaannemer die zijn timing niet kan nakomen ... Bouwprojecten zijn vaak complex en tellen meerdere partijen. Stel heldere afspraken op waarmee je anticipeert op extra vragen en onverwachte omstandigheden.

Bij renovatiebedrijf VDS uit Gentbrugge ontvangt 60% van de klanten een offerte binnen de 24 uur. “Offertes maken met Teamleader vergt amper moeite. Je voegt 1 keer je sjabloon en producten en diensten toe en daarna maak je een mum van tijd hoogstaande offertes. Klanten weten die snelheid enorm te appreciëren."

Pharrell Williams bij Marvin Gaye en The Verve bij The Rolling Stones: zelfs wereldsterren spelen wel eens leentjebuur bij elkaar. En ook jij kan de mosterd halen bij anderen door je offertes te baseren op bestaande voorbeelden. Zorg er wel voor dat je de nodige gegevens aanpast voor je het prijsvoorstel uitstuurt.

Geen idee wat er nu wel en wat geen goede offerte is? Hier vind je een voorbeeld volgens de regels van de kunst.

Haast en spoed zijn zelden goed, behalve als er een offerte de deur uit moet. Want krijg je een offerteaanvraag, kan je er je schoonmoeder op inzetten dat ook de concurrentie dezelfde vraag kreeg. Reageer dus zo snel mogelijk:

• Laat weten dat je de aanvraag goed hebt ontvangen en je zo snel mogelijk een offerte bezorgt.
• Geeft de klant (in spe) een specifieke deadline mee, respecteer die dan ook. De eerste afspraak al verbreken nog voor jullie samenwerken is geen goede start. Staat er geen termijn, geef dan zelf mee wanneer de contactpersoon jouw offerte mag verwachten.
• Neem de dag na het uitsturen van de offerte contact op met de klant en check of hij/zij eventueel vragen heeft.

Snelheid is cruciaal, maar ook niet alles. Het heeft weinig zin om al na 1 minuut een offerte uit te sturen als die vol fouten staat. Stel dus met zorg je offertes op.

Of je nu websites maakt, instaat voor interieurplannen of designwerk levert, idealiter hou je met deze zaken rekening wanneer je een offerte maakt:

1. Je maakt efficiënt offertes in je eigen stijl, inclusief logo. Die lay-out kan je ook toepassen op je facturen, bestelbonnen of andere documenten. Je voegt makkelijk verschillende lay-outvarianten toe en algemene voorwaarden. Daarnaast vult Teamleader zelf jouw gegevens en die van de klant in, en koppelt hij of zij de juiste kostprijs en btw-tarief aan je dienst of product.
2. Via Teamleader verstuur je de offerte naar de klant. Je offerte komt dus sowieso bij de juiste persoon terecht. In de begeleidende tekst geef je indien nodig een extra woordje uitleg of schrijf je een persoonlijke boodschap.
3. Zodra de klant je offerte opent, feedback geeft of ondertekent, krijg je daar een melding van. En via een overzicht volg je onder andere verzonden, aanvaarde en geweigerde offertes op.
4. Eenmaal de offerte is aanvaard, zet je die in enkele klikken om in een project en vervolgens een factuur.

En daar blijft het niet bij. Teamleader voorspelt ook je omzet en automatiseert je verkoopproces: verschuift een verkoopkans naar een volgende fase, krijg je een reminder met de volgende stap die je dient te nemen.

Online offertes zijn zoals een Tinder-profiel met mooimaakfilters: je scoort zonder al te veel inspanningen.

1. Veel reactie. De effectieve ondertekening van een papieren offerte vraagt véél tijd en vertraagt processen. Een snelle offerte verhoogt de kans op een positieve reactie en dus op meer inkomsten.
2. Goedkoop. Een papieren offerte is vandaag niet alleen hopeloos achterhaald, het kost je onderneming ook geld. Denk aan papier, enveloppen, postzegels, inkt … Om nog maar te zwijgen over concurrenten die sneller schakelen en zo meer opdrachten binnenrijven. Een online offerteplatform is een pak goedkoper. En ongeacht het aantal offertes dat je verstuurt, blijft de prijs gelijk.
3. Efficiënte opvolging. Met een tool als Teamleader weet je perfect of iemand je offerte al bekeek of ondertekende, waardoor je leads gericht opvolgt.
4. Snel communiceren. Voor elke klant die een vraag stelt, zijn er 10 andere personen die dezelfde vraag niet stellen. Bij online offertes kunnen klanten rechtstreeks feedback geven, jij krijgt meteen een melding.
5. Altijd en overal. Je klant kan op elke plaats en op elk moment je offerte bekijken op een smartphone, tablet of computer.

Tel die vijf voordelen bij elkaar, en het is duidelijk dat online offertes je omzet boosten en dus een positieve impact hebben op je cashflow.

“Sommige concurrenten wijden elke week een volledige dag aan offertes maken – bij mij verloopt dat een pak sneller. Dat is dus een gigantisch concurrentievoordeel.” - Laurent Debaere, oprichter en zaakvoerder Berdea

Teamleader is eenvoudige software die CRM, projectmanagement en offertes bundelt in één handige tool. In slechts enkele klikken maak, verzend en beheer je offertes. Je zet ze in een mum van tijd om in een factuur, elk document krijgt jouw huisstijl en klanten laat je moeiteloos online goedkeuren.

Onze software werkt supersnel op elk toestel en is integreerbaar met talloze applicaties. Probeer ons twee weken uit. Zonder gedoe. Zonder te betalen. Beloofd!