Proforma factuur: wat is het en hoe gebruik je het?

Met Teamleader maak je makkelijk en snel een proforma factuur. Pas de template aan met je eigen logo, kleuren en lettertype voor een professionele uitstraling. Teamleader houdt automatisch rekening met alle verplichte vermeldingen, waardoor je nooit meer een factuuronderdeel vergeet. Zo weet je zeker dat je proforma factuur compleet is én een goede indruk maakt. Zelf proberen? Dat kan 14 dagen gratis, zonder kredietkaart. 

Een proforma factuur gebruik je als je vooraf duidelijkheid wilt geven, zonder dat de verkoop al definitief is.

Dit zijn de meest voorkomende situaties: 

Internationale handel
Bij export wordt vaak een proforma factuur gevraagd voor douaneformaliteiten. Zo weten alle partijen wat er geleverd wordt en wat de waarde is.

Offerte of voorstel verfijnen
Soms wil een klant meer details dan een offerte bevat. Een proforma factuur heeft dezelfde opmaak als een factuur en geeft daardoor meer duidelijkheid.

Goedkeuring nodig van de klant
Bij grotere aankopen of interne goedkeuringsprocessen helpt een proforma factuur om sneller akkoord te krijgen. 

Tijdelijke uitvoer
Bij tijdelijke verzending (bijvoorbeeld voor een beurs) gebruik je een proforma factuur om de waarde van de goederen vast te leggen.

Twijfel je wanneer je een offerte, proforma factuur of echte factuur gebruikt? Logisch. Ze lijken sterk op elkaar, maar ze hebben een heel andere functie. 

In het kort:

• Een offerte is een voorstel vóór akkoord
• Een proforma factuur is een voorlopige factuur zonder fiscale waarde
• Een factuur is officieel, bindend en hoort in je boekhouding

→ Een proforma factuur heeft dus geen fiscale waarde, maar is wél handig om vooraf duidelijkheid te geven. 

→ Een proforma factuur kan nuttig zijn om een verkoopvoorstel te specificeren. Je geeft op die manier de klant de kans om wijzigingen aan te vragen. Daarna maak je een nieuwe, officiële factuur op basis van dezelfde gegevens. Die krijgt een factuurnummer en wordt opgenomen in je boekhouding. De complete factuur kan dan makkelijk opnieuw verstuurd worden.

→Zowel de offerte als de proforma factuur worden gebruikt om informatie over de verkoop uit te wisselen met klanten. Potentiële klanten kunnen dan kiezen of ze hun aankoop willen bevestigen, of onderhandelen. Een proforma factuur wordt vaak pas uitgegeven als de klant akkoord is gegaan met de offerte. 

In de tabel hieronder zie je precies waar de verschillen zitten:

Belangrijk: een proforma factuur lijkt inhoudelijk op een echte factuur, maar heeft geen juridische of fiscale gevolgen.

Voordat je een proforma factuur opstelt, is het handig als je jezelf de volgende vragen stelt:

• Wat is de prijs van de producten of diensten die je aanbiedt?
• Wat zijn de eventuele productiekosten? Bereken dit bijvoorbeeld met behulp van een kosten-spreadsheet en houd rekening met de verzending of transport, opslag, verzekering, belastingen, eventuele douanekosten en invoerheffingen.

Zodra je een helder beeld hebt van de totale kosten en prijzen, kan je een proforma factuur opstellen. Een proforma factuur bevat in ieder geval de volgende factuuronderdelen:

1. een factuurkop;
2. informatie over de export en verzending;
3. gedetailleerde kostenweergave per item;
4. belastingtarief, verzendkosten en totaalprijs;
5. factuurvoet. 

Nooit meer een onderdeel op je (proforma) factuur vergeten? Met Teamleader is handmatig werk verleden tijd. Jouw gegevens en de klantgegevens worden automatisch ingevuld en alle verplichte vermeldingen worden aangegeven. Dit zorgt niet alleen voor een foutloze factuur, maar het bespaart je ook ontzettend veel tijd! Probeer het nu 14 dagen gratis. 

Vermeld altijd 'Proforma factuur' in de factuur kop.

Voeg je logo, bedrijfsnaam en contactgegevens toe, zodat je factuur goed te herkennen is. Gebruik je volledige naam en vermeld je e-mailadres − dit geldt ook voor de contactgegevens van de koper.

Vermeld de datum waarop de factuur aangevraagd en opgemaakt is. Als de overeenkomst slechts tijdelijk geldt, kun je ook een vervaldatum toevoegen met een begeleidende zin. Bijvoorbeeld: ‘Voorwaarden geldig t/m 31 januari 2025’.

Als je goederen moet exporteren, is het goed om te vermelden waarom. Vermeld waarvoor de producten bestemd zijn: verkoop, staaltje, reparatie, retour of gift. Als de producten ook weer ingevoerd moeten worden, in het geval van een reparatie bijvoorbeeld, kun je vermelden dat de uitvoer tijdelijk is. Dat kan makkelijk met de vermelding ‘tijdelijke uitvoer’.

Voeg ook de transportwijze toe (lucht, zee, weg, spoor), het totaal aantal pakketten dat je verstuurt en het brutogewicht van de zending.

Zet de volgende informatie op je proforma factuur:

• Alle producten en diensten die je levert
• Gedetailleerde omschrijvingen zoals grootte, kleur, modelnummer of andere gegevens van de producten. Voeg ook het land of de streek toe waar de producten worden vervaardigd.
• Het aantal producten
• De eenheidsprijs per item
• De totale kosten

Probeer zo specifiek mogelijk te zijn. Zo voorkom je dat de klant de proforma factuur afwijst, omdat essentiële informatie niet benoemd wordt.

Als je internationaal actief bent, zul je de belastingwetten van het land van ontvangst moeten nazoeken om de juiste belasting aan je factuur toe te voegen. Voeg ook de verzend- en verwerkingskosten toe.

Vermeld de munteenheid en de betalingsvoorwaarden die van toepassing zijn. Je wilt geen geld verliezen door onvoorziene verzendkosten, verkeerde belastingen of vergeten douanekosten.

Voeg extra informatie toe, zoals je garantie- of retourbeleid. Dit is ook meteen het perfecte moment om je klant te bedanken voor het vertrouwen.

Voltooi je proforma factuur met je (digitale) handtekening en de datum van vandaag. Voeg hierbij je volledige naam en functie toe, zodat de ontvanger weet dat jij de rechten hebt om de verkoop te voltooien.

Wil je digitaal factureren, maar weet je niet zeker hoe? In ons artikel over digitaal factureren leggen we je stap voor stap uit hoe je dit aanpakt.