Facturatie

Een factuur is een overzicht van geleverde goederen of diensten en de prijs daarvan. Een factuur verplicht een aankoper om te betalen: een factuur is een schuldvordering. De totaalprijs is het saldo dat de klant verschuldigd is aan een bedrijf voor de genoemde geleverde goederen of diensten. Om wettelijk geldig te zijn, moet een factuur aan bepaalde voorwaarden voldoen. Bij ‘Inhoud van een factuur’ vind je de voorwaarden die aan een factuur gesteld worden.

Een factuur is een schriftelijke bevestiging van de overeenkomst tussen de aanbieder en de koper. Het bevat een lijst van de geleverde goederen of diensten, inclusief de kosten.

Facturatie is dan weer een verzamelnaam voor het versturen en behandelen van al je facturen of rekeningen. Iedere organisatie, onderneming of bedrijf heeft te maken met uitgaande facturen: de facturen die verstuurd worden aan de klanten. En binnenkomende facturen: facturen die ontvangen zijn van de leveranciers.

In Europa zijn facturen wettelijk verplicht voor btw-doeleinden bij

• Transacties tussen twee bedrijven (business-to-business)
• Bepaalde transacties tussen bedrijven en particulieren (business-to-consumer)*

*Bedrijven moeten in bepaalde gevallen een factuur leveren aan particulieren. Dit is verplicht bij verkoop of afstand (indien belastbaar in een ander EU-land) en bij de verkoop van nieuwe vervoermiddelen die worden geleverd aan een ander EU-land.

Facturen zijn noodzakelijke documenten voor:

• je boekhouding, omdat ze al je verkooptransacties registreren;
• je verkoopproces, omdat ze aantonen wat je omzet;
• juridische doeleinden, omdat ze een overeenkomst met je klant aantonen. Een factuur nodigt een klant ook uit om te betalen;
• belangrijke bewijsdocumenten in geval van wanbetaling. Je kan achterstallige of niet-betaalde facturen opvolgen met formele acties zoals betalingsherinneringen via e-mail of een derde partij inschakelen die de schulden voor jou int;
• fiscale doeleinden omdat ze samen al je inkomsten rapporteren.

Onderdelen van een factuur

In de regel bestaat een factuur uit drie onderdelen:

1. Factuurkop
2. Factuurregels
3. Factuurvoet

De factuurkop bevat wettelijk verplichte elementen zoals je adres, in de factuurregels plaats je de goederen of diensten die je aan je klant hebt geleverd, inclusief de prijs. In de factuurvoet vermeld je het te betalen bedrag en de betalingstermijn.

Een factuur opstellen kan op verschillende manieren. Wel zijn er enkele onmisbare elementen die elke factuur moeten bevatten om wettelijk geldig te zijn:

1. Het woord factuur moet je bovenaan duidelijk vermelden als titel.
2. De factuurdatum en volgnummer: ieder factuur dient een uniek volgnummer te hebben.
3. Het volledige adres van beide partijen.
4. Betalingsgegevens: naam van de rekeninghouder en IBAN-nummer.
5. Je btw-nummer.
6. De leveringsdatum.
7. Een beschrijving van de aard van de diensten en hoeveelheid van de goederen zodat je klanten exact weten waarvoor ze betalen:
   1. De verschillende onderdelen van een project of producten en de eenheidsprijs voor elk onderdeel.
   2. Je uurtarief en de tijd die je spendeert aan elk onderdeel van een project.
8. Het btw-tarief en -bedrag.
9. Het verschuldigde bedrag exclusief btw.

Gebruik je een facturatieprogramma? Dan kun je waarschijnlijk beginnen met een bestaand template. Dit zal je tijd besparen bij het maken van je eerste factuur.

Als je nog geen facturatie software gebruikt, kun je ook in Word of Excel een factuur opstellen. Dit zal je wat meer tijd en moeite kosten. Denk aan het opvolgen van de betaalstatus, het versturen van betalingsherinneringen…

Waarom online factureren? Ieder jaar worden er wereldwijd miljoenen facturen verstuurd. Dat kost tonnen papier en duizenden, zo niet miljoenen, bomen. En dan hebben we het nog niet eens over de enveloppen. Het ecologische aspect alleen al zou je aan het denken moeten zetten. Daarnaast zijn er ook genoeg andere voordelen van online factureren:

1. je hebt minder administratie;
2. je wordt sneller betaald;
3. je bespaart geld (geen papier, enveloppen en postzegels meer);
4. facturen zijn altijd en overal beschikbaar;
5. je kan facturen makkelijker opvolgen (en je kunt ze niet kwijtraken);
6. je klant kan meteen online betalen.

Wanneer is factureren verplicht?

Ieder belastingplichtig persoon die handelt binnen de EU is onderhevig aan de Europese wetgeving rondom facturatie (artikel 217-240 van de btw-richtlijnen) en, in bepaalde gevallen, de nationale wetgeving van het betreffende land. We raden je aan om bij lokale overheidsinstanties na te gaan of er voor jouw land extra regels gelden. In het algemeen zijn facturen verplicht als je goederen verkoopt aan belastingplichtigen (zelfstandig ondernemers, bedrijven of overheidsinstanties). Bij bepaalde B2C-transacties is een factuur ook verplicht.

Wanneer je een factuur verstuurt, hangt grotendeels af van de klant en het soort werk dat je verricht. Meestal gebeurt dit wanneer de opdracht is voltooid of een bestelling is geplaatst. Als je aan een groot project werkt, kun je ervoor kiezen om periodieke facturen uit te sturen voor het werk dat je al hebt geleverd. Als je abonnementen verkoopt, kun je terugkerende facturen gebruiken.

Om btw terug te kunnen vorderen, heb je een geldige factuur nodig. De Belastingdienst kan een factuur overigens niet zomaar weigeren, ze moeten verder kijken dan wat er op de factuur staat. Zelfs als een factuur niet alle vereiste informatie bevat, kunnen instanties je niet zomaar de terugvordering van btw weigeren.

Als je één van de verplichte onderdelen op je factuur vergeet, kun je een administratieve boete verkrijgen. Dit is afhankelijk van je standplaats. In de praktijk komen vergissingen nu eenmaal voor en de meeste klanten hebben daar begrip voor - zolang het niet te complex wordt of te vaak gebeurt. Hoe dan ook: lees je factuur goed na voordat je hem verstuurt!

Werk je wel eens voor internationale klanten? Dan is de kans groot dat je wel eens van een pro-formafactuur gehoord hebt. Pro-formafacturen zijn soms verplicht voor internationale transacties (afhankelijk van het importerende land). Een pro-formafactuur lijkt op een gewone factuur, maar er zijn een aantal grote verschillen:

1. Een pro-formafactuur hoort bij zendingen die niet betaald hoeven worden, zoals staal en monsters, vervangingsonderdelen, etc.). Bij een pro-formafactuur hoort dan ook geen vraag tot betaling.
2. Op een pro-formafactuur moet het woord ‘pro-forma’ duidelijk vermeld worden.
3. Een pro-formafactuur wordt in principe opgevolgd door een gewone factuur.

Omdat een pro-formafactuur geen echte fatuur is, heeft het ook niet dezelfde bewijswaarde. Een pro-formafactuur geldt enkel als bewijs tegen de aanbieder en niet tegen de ontvanger ervan.

Voorbeeld: Je stuurt een klant op aanvraag een pro-formafactuur op. De klant kiest uiteindelijk een andere leverancier. In dat geval kun jij niet procederen wegens een onbetaalde factuur, omdat de pro-formafactuur geen bewijswaarde naar je klant toe heeft.

Ieder land beslist zelf over de bewaartermijn van facturen, vaak tussen de vier en acht jaar. In Nederland geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Voor elektronische diensten, telecommunicatiediensten en radio- en televisieomroepdiensten geldt een bewaartermijn van tien jaar.

In welke taal moet je facturen maken?

De EU-regelgeving stelt dat lokale belastingdiensten de vertaling van facturen kunnen eisen voor audit-doeleinden (en dat doen ze soms ook daadwerkelijk). Er zijn geen specifieke regels over de taal van een factuur, dus in de praktijk mag een factuur in elk landstaal gemaakt worden - zolang deze taal gelezen kan worden door de ontvanger.

Een veelgebruikte oplossing is de factuur zowel in de lokale taal als in het Engels te versturen. Als je ervoor kiest om in een andere taal met je klanten te communiceren, moet je die lijn ook doortrekken. Als je website en algemene voorwaarden in het Frans zijn opgesteld, zou je klant ook een factuur in het Frans kunnen eisen.

Een onbetaalde factuur kan verschillende oorzaken hebben. Je klant kan bijvoorbeeld ontevreden zijn over je dienst of product, je factuur kan onduidelijk zijn - of niet kloppen. Een onjuiste factuur komt natuurlijk heel onprofessioneel over. Als je handmatig facturen opstelt en geen online facturatieprogramma gebruikt, doe je er goed aan om alle bedragen extra te controleren.

Let daarnaast ook op andere zaken:

1. Wacht geen week met het versturen van je factuur. Hoe sneller je klant de factuur ontvangt, hoe sneller jij betaald wordt.
2. Stuur direct na het verstrijken van de betalingstermijn een betalingsherinnering.
3. Controleer indien mogelijk de kredietwaardigheid of financiële gezondheid van je klanten, bijvoorbeeld via Graydon of Creditsafe.

De algemene regel bij facturen is: teken protest aan als je niet akkoord gaat met de factuur. Hoe sneller je dit doet, hoe beter. Probeer binnen een week na ontvangst protest aan te tekenen. Deze week is niet wettelijk bindend: de rechtbank beslist op basis van de omstandigheden welke termijn van toepassing is.

De redelijke termijn is afhankelijk van het onderdeel waar je proces tegen aantekent. Hoe complexer de factuur en hoe meer onderzoek nodig is, hoe meer tijd je hebt om te reageren. Zelfs als je factuur te laat geleverd werd of als je kan aantonen dat je niet beschikbaar was (vanwege ziekte of een reis), heb je meer tijd om protest aan te tekenen.

Houd er rekening mee dat de algemene voorwaarden kunnen specificeren hoe lang je protest kan aantekenen. Deze voorwaarden zijn bindend: als deze periode niet te kort is, bestaat de kans dat de rechtbank zal oordelen dat beide partijen aan deze termijn gebonden zijn. Tenzij de klant een goede reden had om later protest aan te tekenen…