Facturen
De factuur is een van de belangrijkste documenten van je bedrijf. Het bewijst dat je een dienst of product geleverd hebt én zorgt ervoor dat je daarvoor betaald wordt.
De factuur biedt zelf geen garantie op betaling. Wist je dat één op de tien facturen te laat betaald wordt? En dat een ondernemer jaarlijks 2,5% van zijn omzet verliest aan niet-betaalde facturen?
Dit kan voor ernstige financiële problemen zorgen. Geld dat je niet hebt, kun je immers niet uitgeven of investeren.
Deze handige gids bevat alle informatie over facturatie. Het helpt je om de perfecte factuur op te stellen en om je wegwijs te maken binnen facturatie.
Snel en eenvoudig factureren? Dat doe je met Teamleader Focus. Probeer het 14 dagen gratis en vrijblijvend uit!
Met Teamleader Focus factureer je foutloos en snel.
Snel facturen maken, ze opvolgen en je inkomsten voorspellen. Met Teamleader Focus is factureren een fluitje van een cent. Werk met sjablonen, start vanuit een offerte, project of tijdregistratie en koppel met je boekhoudpakket.
Doel van een factuur
1. Ontvang geld voor je werk
Voor elke factuur die je verstuurt ontvang je inkomsten waarmee je je bedrijf draaiende kan houden.
2. Ken je cijfers tot in detail
Houd je in- en uitgaande facturen bij in één systeem om exact te weten hoeveel geld je onderneming opbrengt en kost. Zo maak je ook het invullen van je belastingaangifte een stuk eenvoudiger.
3. Wees open en eerlijk over geleverde diensten en producten
Geef een duidelijk overzicht van de diensten en producten die je geleverd hebt en splits ze op je factuur zodat de klant precies weet waarvoor hij betaalt. Je bespaart zo ook tijd en voorkomt misverstanden.
4. Gebruik je factuur als communicatiemiddel
Een factuur is de ideale manier om het imago van je bedrijf op te bouwen. Onderscheid jezelf van anderen door je logo, belangrijke bedrijfsinformatie en een link naar je socialmediakanalen toe te voegen.
Algemene voorwaarden op je factuur
Veel bedrijven kiezen ervoor om op de achterzijde van een factuur de algemene voorwaarden mee te sturen. Dit is geen wettelijke verplichting. In de praktijk kunnen de algemene voorwaarden zelfs leiden tot discussies. Zowel consumenten als bedrijven kunnen stellen dat ze de voorwaarden hadden willen inzien vóórdat de producten of diensten geleverd zijn en de factuur ongeldig verklaren.
Vermeld daarom de algemene voorwaarden op je offerte - vóór het product of de dienst geleverd wordt. In het geval van B2B-transacties mag je ook naar de algemene voorwaarden op je website te verwijzen. Dit geldt niet voor B2C-transacties, in dat geval moet je de algemene voorwaarden toevoegen aan je offerte.
Let op: als je de algemene voorwaarden nogmaals vermeldt op je factuur, zorg er dan voor dat ze exact hetzelfde zijn als de voorwaarden op de offerte. Zo voorkom je onduidelijkheden en discussies achteraf.
Verschillende soorten facturen
Standaardfactuur
Een basisfactuur die alle basisinformatie bevat en gebruikt kan worden voor verschillende transacties in verschillende sectoren.
Gebruik: heel vaak
Commerciële factuur
Een factuur voor internationale handel waarbij goederen van het ene naar het andere land worden verzonden. Dit soort facturen bevatten contactgegevens van de koper en verkoper, informatie over de verkochte items, de kostprijs van deze items en de belastingen die verschuldigd zijn. Dit type factuur heeft ook speciale kenmerken, zoals het carrier-identificatienummer, het land van herkomst, een geharmoniseerde code voor elk artikel en een verklaring dat elke factuur authentiek is.
Gebruik: minder vaak, enkel geschikt voor douaneaangifte wanneer een product de internationale grenzen oversteekt.
Periodieke factuur
Een factuur die periodiek verstuurd wordt. Handig wanneer er sprake is van een langlopend project zodat de werknemers tussendoor betaald kunnen worden.
Gebruik: veelal in de bouwsector
Timesheet
Een factuur die gebruikt wordt door service professionals die betaald worden op basis van het aantal gewerkte uren in plaats van producten.
Gebruik: bedrijven die diensten aanbieden op basis van tijd, denk aan consultancybureaus.
Terugkerende facturen
Terugkerende facturen worden periodiek opgesteld, vaak aan het eind van de maand.
Gebruik: meestal in de verhuursector.
Pro-formafactuur, offerte of kostenraming
Factuur die de koper vóóraf inzicht geeft in de kosten van een product of dienst en niet vragen om betaling. Dit soort facturen kunnen ook gebruikt worden voor een aanbetaling van het totale bedrag.
Facturatie op basis van waarde
Facturen gebaseerd op de waarde van geleverde de diensten. Het bedrag is afhankelijk van de hoeveelheid werk die geleverd is en niet de tijd die het gekost heeft.
Gebruik: als de waarde van een dienst of product vooraf bepaald kan worden.
Facturatie op basis van een vaste prijs
Deze factuur is het meest geschikt voor projecten met duidelijk omschreven verwachtingen en helpt je een vaste prijs dat project te berekenen.
Gebruik: typisch voor het mkb of freelance-diensten.
Facturatie op basis van urenregistratie
Facturatie op basis van een vast uurtarief en het aantal uren dat aan een project is gewerkt. De gouden regel bij dit type facturen is om je werk niet te onderschatten of overschatten.
Gebruik: creatieve diensten waarbij het niet duidelijk is hoeveel tijd het kost om een project te voltooien.
Facturen maken met Word of Excel
Je kunt blanco beginnen en zelf een layout kiezen, maar je kunt ook één van de bestaande templates gebruiken, zoals ‘factuur’ of ‘handelsfactuur’.
- Voer je bedrijfsgegevens in en de producten of diensten die je levert.
- Voer de gegevens van je klant in, het factuurnummer, de factuurdatum en eventueel een onderwerp.
Zorg ervoor dat je geen wettelijk verplichte onderdelen vergeet!
3. Voeg de totaalbedragen toe en controleer nogmaals alle bedragen.
4. Sla de factuur op als PDF-bestand en stuur het naar je klant.
Het voordeel van Excel is dat je formules kan gebruiken om totaalbedragen of de btw automatisch te laten berekenen. Als je iedere keer hetzelfde template gebruikt, hoef je deze bedragen ook niet opnieuw uit te rekenen: dat doet het programma voor je.
Je kunt de factuur uitprinten en per post versturen, maar sneller en gemakkelijker is het om de factuur per mail bij de klant aan te leveren. Verstuur deze dan aan de financiële afdeling én aan jouw opdrachtgever.
Meer tips om snel en efficiënt je facturen te maken?
E-facturatie
“Italië is de eerste EU-lidstaat die elektronische facturatie verplicht maakte. Er wordt gespeculeerd dat Spanje, Griekenland en Frankrijk zullen volgen.”
Houd er rekening mee dat klanten een elektronische factuur altijd kunnen weigeren. Als een klant een papieren versie wilt, mag dat niets extra kosten - als bedrijf mag de je prijs van je product of dienst niet verhogen omdat de klant de elektronische factuur weigerde. Je kan wel een speciale korting aanbieden aan klanten die voor elektronische facturen kiezen.
Ontdek meteen hoe je snel een digitale factuur maakt.
Als je ervoor kiest om elektronisch te factureren, blijft een belangrijke vraag: waarom kies je voor een online facturatieprogramma in plaats van Word of Excel? Dat is makkelijk, Word en Excel zijn niet bedoeld als facturatieprogramma. Er kleven daarom ook nadelen aan:
- Het opvolgen van facturen en betalingsherinneringen is niet mogelijk.
- Iedere factuur moet je handmatig maken.
De templates die je al hebt gemaakt in Word of Excel, kun je in de meeste facturatie software importeren. Geen weggegooide moeite dus!
Voorbeeld van een factuur
Op zoek naar een aantal voorbeelden van een goede factuur?
Disclaimer
Op deze pagina vindt u informatie over factureren, de informatie is niet bedoeld om juridisch, fiscaal of financieel advies te geven. Houd er rekening mee dat wetgeving met betrekking tot facturatie onderhevig is aan wijzigingen en van land tot land kan verschillen.