Btw vermelden op je factuur in 3 stappen

Veel ondernemers breken hun hoofd (en rekenmachine) over de btw-regels op facturen. Want de btw-tarieven moet je volgens een strikt stramien op je factuur vermelden, of je riskeert een boete. Klamme handen en angstzweet zijn overbodig, want dit stappenplan loodst je door de to do’s.

Nog een n00b in factureren? Alle need-to-know info lees je hier.

Op bijna alle goederen en diensten die je koopt en verkoopt, zit btw. Het verschil tussen de btw die je als zelfstandige ontvangt en de btw die je zelf betaalt, vraag je terug of tel je zelf neer bij de fiscus. Dit regel je bij het invullen van de aangifte omzetbelasting. Omdat er strenge controles zijn, is het belangrijk om je papierwerk goed op orde te hebben.

1. Stel per product of dienst je btw-tarief vast

Je eerste taak is om te bekijken welke btw-tarieven je moet rekenen voor jouw producten en diensten. Deze wijzigen af en toe, houd dit dus goed in de gaten of stap hiervoor naar je boekhouder. Standaard geldt het btw-tarief van 21% op goederen en diensten. Maar Nederland zou Nederland niet zijn zonder een hele rits afwijkingen op die regel.

9%: verlaagd tarief

Dit verlaagde tarief geldt voor een aantal goederen en diensten waarvan de overheid wil dat ze voor iedereen betaalbaar blijven. Wist je dat het 9%-tarief pas sinds 2019 geldt? Daarvoor was het verlaagde tarief 6%.

Deze goederen vallen onder het 9%-tarief:

• Water
• Agrarische goederen
• Voedingsmiddelen
• Kunst, antiek en verzamelvoorwerpen
• Geneesmiddelen en hulpmiddelen
• Boeken en periodieken

Deze diensten vallen onder het 9%-tarief:

• Het repareren van fietsen, kleding, schoenen, huishoudlinnen en lederwaren
• Diensten van kappers
• Personenvervoer
• Logies en kampeergelegenheid bieden
• Werkzaamheden aan woningen
• Uitvoerende kunstenaars, cultuur en recreatie
• Sport, waaronder zwembaden en sauna's

0%: internationale transacties

Het 0%-tarief is een geval apart, het geldt alleen voor internationale transacties. Hieronder vallen de volgende goederen:

• Visvangst
• Accijnsgoederen
• De export van goederen
• Goederen die nog niet zijn ingevoerd. Denk bijvoorbeeld aan een bedrijf dat over de grens koopt en verkoopt, waarbij er nog een schakel zit tussen het daadwerkelijk invoeren.
• De levering en bevoorrading van schepen en vliegtuigen
• Goederen in een btw-entrepot. Denk hierbij aan bulkgoederen die lang opgeslagen liggen.

De volgende diensten vallen onder het 0%-tarief:

• Internationaal personenvervoer en de diensten die hierbij horen. Denk aan het inladen van bagage.
• Diensten die horen bij het importeren en exporteren. Denk aan het regelen van opslag.
• Werkzaamheden en reparaties aan goederen die vervolgens uitgevoerd worden naar landen buiten de EU.

Voor wie nog geen bakken met omzet draait, is er de kleineondernemersregeling (KOR). Verwacht je maximaal € 20.000 per jaar aan omzet? Dan hoef je geen btw te rekenen en af te dragen. Dit zet je dan ook niet op je factuur. Maar let op: je mag ook geen btw meer aftrekken als je gebruik maakt van de KOR.

Voorwaarden zijn dat je ondernemer bent voor de btw en je bedrijf in Nederland is gevestigd (of je hebt hier een vaste inrichting).

2. Vermeld de juiste bedragen op je factuur

Op je factuur – ongeacht het type – vermeld je telkens de producten en diensten die je je klant hebt geleverd, met daarnaast de stukprijs zonder btw. In een derde kolom geef je tot slot per categorie het juiste btw-tarief aan.

Onderaan je factuur zet je drie bedragen:

1. de prijs zonder btw
2. het btw-bedrag
3. de totaalprijs mét btw

Dit voorbeeld van een boekenwinkel maakt een en ander duidelijk.

3. Vergeet de verzendkosten niet

Stuur je producten op, dan neem je de verzendkosten mee op je factuur. Ook daar moet je btw op heffen, net als op verpakkingskosten. Het tarief? Easy: je neemt hetzelfde percentage als voor de producten die je verstuurt.

Voorbeeld:

Gebeurt het dat klanten je factuur niet (tijdig) betalen? Deze blog vertelt hoe je met die sloebers omgaat. Extra tip: laat je facturen online betalen.

Digitaal factureren = slim factureren

Bij het opstellen van een factuur komt flink wat rekenwerk kijken. Een facturatietool zoals Teamleader doet het meeste werk voor jou. Niet alleen daalt de kans op fouten, met digitaal factureren bespaar je flink wat papier en postzegels. Graag gedaan, Greta! Je voegt zelfs makkelijk btw-tarieven toe of een attest voor 6% btw voor je bouwbedrijf.

In een aantal klikken maak, verzend en beheer je facturen. Zo verlies je minder tijd, waardoor je meer ademruimte hebt voor wat écht telt: ondernemen.

Met Teamleader factureer je niet alleen efficiënt, je beheert er ook je klantenrelaties mee en volgt projecten probleemloos op. Eerst zien, dan geloven? No problemo: je kan het 14 gratis uitproberen. Je hebt er zelfs geen creditcard voor nodig.