Projectmanagement tool: waarom en welke software?

• Wat is projectmanagement software?
• De voordelen van projectmanagement software
• Teamleader Focus als projectmanagement tool
• Wat zijn de belangrijkste functionaliteiten van een projectmanagement tool?
• Wanneer heb je een projectmanagement tool nodig?
• Drie voordelen van vroeg starten met een projectmanagement tool
• Hoe kies je de juiste projectmanagement tool?
• De 5 beste projectmanagement tools
• Welke projectmanagement tool past bij jouw bedrijf?
• Veelgestelde vragen over de projectmanagement tool

De voordelen van projectmanagement software

Het tijdig starten van goed projectmanagement en het integreren van een projectmanagementsysteem heeft meerdere voordelen:

1. Meer omzet per medewerker 
   Dankzij projectmanagement software kan je efficiënter werk inplannen en taken verdelen. Zo kunnen je medewerkers optimaal presteren en gaat er minder tijd verloren aan administratie of onduidelijke planning.

   Uit een analyse van klanten vóór en na de implementatie van Teamleader Focus blijkt dat de gemiddelde omzet per fulltime medewerker met 7% stijgt. Met andere woorden: met dezelfde mensen kan je meer waarde creëren.

2. Software die meegroeit met je bedrijf
   Als je tijdig flexibele software integreert, hoef je het overzicht niet te verliezen wanneer je bedrijf groeit. Software die vanaf het begin schaalbaar is, helpt je om projecten te blijven beheren. Ook wanneer je team groter wordt of je processen veranderen. Zo blijf je efficiënt werken terwijl je verder groeit.
3. Je team is er sneller aan gewend
   Overstappen naar een nieuw systeem kost altijd wat tijd. Mensen zijn nu eenmaal gewoontedieren en moeten wennen aan nieuwe processen. Wacht je met overstappen tot je het overzicht al kwijt bent? Dan verhoog je net de werkdruk. Door eerder met een projectmanagement tool te starten, kan je team rustig wennen aan de nieuwe manier van werken.

Teamleader Focus als projectmanagement tool: de regie in handen.

Er zijn behoorlijk wat goede projectmanagement tools op de markt. Dus waarom Teamleader Focus als projectmanagement tool? Andere projectmanagement tools worden vaak ingezet náást een facturatiesysteem en/of een crm. Teamleader Focus combineert projectmanagement, facturatie, offertes en crm in één tool. Teamleader Focus gaat daarmee voluit voor flexibiliteit en gebruiksgemak, en combineert dat met twee andere sterke punten: de financiële flow en crm.

Met Teamleader Focus werkt alles naadloos en op één plek samen:

• Run je zaak op één plek 
  Met Teamleader Focus zijn offertes, facturen, crm en planning met elkaar verbonden. Zo vermijd je dubbel werk en ga je in enkele klikken van offerte naar project en van project naar factuur.
• Plan flexibel 
  Werk op  jouw manier. Link bijvoorbeeld meerdere offertes aan één project, kopieer planningen van eerdere projecten en bepaal zelf welk werk je factureert.
• Blijf binnen budget
  Volg je budget op voor het hele project of per fase en zie direct je verwachte winst. Zo grijp je sneller in en neem je beter onderbouwde beslissingen.
• Bescherm je winstmarge
  Krijg inzicht in omzet, kosten en winst per project. Zo herken je sneller succesvolle projecten en maak je in de toekomst betere inschattingen.
• Lever projecten op tijd op
  Met de projectplanner en capaciteitsplanning zie je meteen de werklast van je team. Registreer uren eenvoudig en zet ze met een paar klikken om in een factuur.

Wat zijn de belangrijkste functionaliteiten van een projectmanagement tool?

Goede projectmanagement software heeft in ieder geval de volgende functionaliteiten:

1. Plannen

Deze functionaliteit vormt de basis van je projectmanagement software. Een goede tool helpt je verschillende taken en deadlines op te volgen. Een gedeelde agenda voor je hele team, met een automatische melding wanneer er een deadline nadert, is een grote troef.

2. Taakbeheer

Een efficiënte task manager helpt je om projecten te verdelen in mijlpalen en taken, en die vervolgens te koppelen aan deadlines en budgetten. Afhankelijk van de tool wordt ook een ‘kritisch pad’ uitgestippeld, dat aangeeft in welke volgorde de taken moeten worden uitgevoerd om het project optimaal te laten verlopen.

3. Samenwerking & communicatie

Snelle en efficiënte samenwerking is de sleutel tot het succes van je project. Door alle projectgegevens te verzamelen en ze makkelijk toegankelijk te maken, zorgt een projectmanagement tool voor volledige transparantie binnen je team en met je klanten. En doordat zij de voortgang van het project kunnen volgen, bespaar je ook tijd op eventuele vergaderingen.

4. Rapporten & analyses

Analyserapporten en statistieken geven je inzicht in je projecten. Wat werkt en wat kan beter? Waarom wordt het budget overschreden of waarom was het project niet op tijd klaar? Nuttige informatie waaruit je lessen trekt voor de toekomst en waardoor je betere beslissingen leert maken.

5. Beheer je resources & je budget

Projectmanagement software geeft je een overzicht over je planning en je resources. Op deze manier blijf je makkelijker binnen budget, vermijd je dubbele boekingen en onnodige uitgaven. Zo kom je nooit meer handen tekort.

6. Time sheets

Urenregistratie toont je welke taken het meeste tijd in beslag nemen. Zo maak je betere inschattingen voor toekomstige projecten. Met sommige tools kan je verschillende uurtarieven instellen of automatisch factureerbare uren toevoegen.

7. Mobiele app

Een mobiele toepassing geeft op elk moment toegang tot het project, ook onderweg. Meestal kan je met zo’n mobiele app ook taken beheren, facturen maken en opvolgen en informatie aan je team doorgeven, waar je ook bent.

8. Integraties

Door mailboxen, persoonlijke agenda's en crm-applicaties aan je projectmanagement tool te koppelen, heb je vlot toegang tot al je gegevens. Het zorgt bovendien voor meer transparantie in je team.

Wanneer heb je een projectmanagement tool nodig?

Ben je betrokken bij verschillende projecten? Dan is het werken met verschillende tijdlijnen en misschien zelfs met verschillende teams je vast niet onbekend. Een projectmanagement tool kan ervoor zorgen dat je overzicht houdt op al deze lopende projecten.

Toch blijkt uit ons Agency Benchmark-onderzoek dat bedrijven pas beginnen na te denken over een projectmanagement tool zodra ze het overzicht zelf niet meer kunnen bewaren. Meestal is dit vanaf zo’n 20 werknemers. Maar eigenlijk is het beter om te beginnen met degelijk projectmanagement vóórdat je tegen problemen aanloopt.