Pro-formafactuur: wanneer, hoe en waarom gebruik je ze?

Pro-formafacturen worden vaak gebruikt om klanten meer informatie te geven over hun aankoop. Ontdek wat een pro-formafactuur inhoudt, want ze onderscheidt van offertes en gewone facturen en hoe je zelf een pro-formafactuur kan maken.

Een pro-formafactuur biedt zowel kopers als verkopers basisinformatie over een verkoop: de artikelen en/of diensten worden vermeld. Dit soort facturen wordt vaak gebruikt om klanten een gedetailleerd overzicht te bieden van hun aankoop, voordat je een echte factuur opstelt.

Een proforma-factuur verplicht klanten niet om te betalen voor producten of diensten die erop worden vermeld. Een pro-formafactuur kan nuttig zijn om een verkoopvoorstel te te specificeren. Je geeft op die manier de klant de kans om wijzigingen aan te vragen. Daarna kan de pro-formafactuur worden omgezet in een echte factuur. Dit kan door de titel te wijzigen en een factuurnummer toe te voegen. De complete factuur kan dan makkelijk opnieuw verstuurd worden. Een pro-formafactuur heeft geen fiscale waarde, dus het blijft ook buiten je boekhouding.

Met Teamleader besparen slimme bedrijven elke week uren tijd bij het aanmaken en opvolgen van facturen. Ontdek waarom, of probeer het meteen twee weken vrijblijvend uit.

Wat is het verschil met offertes?

Een pro-formafactuur bestaat uit een opsomming van de diensten of producten en de bijbehorende prijzen. Dit geldt ook voor een offerte, maar die is meer opgemaakt als een brief. De pro-formafactuur lijkt qua vormgeving en opmaak op een echte factuur.

Zowel de offerte als de pro-formafactuur worden gebruikt om informatie uit te wisselen met klanten, vóór je alle informatie over een aankoop hebt en vóór je de voorwaarden en prijs vastlegt. Potentiële klanten kunnen dan kiezen of ze hun aankoop willen bevestigen, of onderhandelen.

Voordat je een pro-formafactuur opstelt, is het handig als je jezelf de volgende vragen stelt:

• Wat is de prijs van de producten of diensten die je aanbiedt?
• Wat zijn de eventuele productiekosten? Bereken ze bijvoorbeeld met behulp van een kosten-spreadsheet en houd rekening met de verzending of het transport, opslag, verzekering, belastingen, eventuele douanekosten en invoerheffingen.

Zodra je een helder beeld hebt van de totale kosten en prijzen, ben je klaar om een pro-formafactuur op te stellen. Maar welke elementen met je factuur bevatten?

Hoe maak je snel en efficiënt een factuur?

Factuur kop

Vermeld altijd 'Proforma-factuur' in de factuur kop.

Voeg je bedrijfslogo, bedrijfsnaam en contactgegevens toe, zodat je factuur goed te herkennen is. Gebruik je volledige naam en vermeld je e-mailadres - dit geldt ook voor de contactgegevens van de koper.

Vermeld de datum waarop de factuur aangevraagd en opgemaakt is. Als de overeenkomst slechts tijdelijk geldt, kun je ook een vervaldatum toevoegen met een begeleidende zin in de trant van ‘Voorwaarden geldig t/m 31 januari 2019’.

Gedetailleerde kostenweergave per item

Zet de volgende informatie op je pro-formafactuur:

• Alle producten en diensten die je levert.
• Gedetailleerde omschrijvingen zoals grootte, kleur, modelnummer of andere gegevens van de producten. Voeg ook het land of de streek toe waar de producten worden vervaardigd.
• Het aantal producten.
• De eenheidsprijs per item.
• De totale kosten.

Probeer zo specifiek mogelijk te zijn. De meeste pro-formafacturen worden afgewezen omdat de informatie niet belangrijk is voor de koper, of omdat essentiële informatie niet benoemd wordt.

Voeg extra informatie toe, zoals je garantie- of retourbeleid.Meteen ook het perfecte moment om je klant te bedanken voor het vertrouwen.

Voltooi je pro-formafactuur met je (digitale) handtekening en de datum van vandaag. Voeg hierbij je volledige naam en functie toe, zodat de ontvanger weet dat jij de rechten hebt om de verkoop te voltooien.

Digitaal factureren? Zo maak je eenvoudig je eerste digitale factuur.

Wist je ook dat er automatische oplossingen bestaan voor pro-formafacturen? Met het facturatieprogramma van Teamleader kun je:

• In een paar klikken pro-formafacturen maken en omzetten in volwaardige facturen.
• Een overzicht bewaren van klantgegevens, offertes en (on)betaalde facturen. Zo wordt samenwerken en communiceren een stuk eenvoudiger binnen je bedrijf.
• Automatisch facturen aanmaken en templates gebruiken voor pro-formafacturen (zonder datum en factuurnummer).
• Pro-formafacturen in één klik wijzigen en verwijderen, bijvoorbeeld om een andere datum toe te voegen.
• Terugkerende facturen automatisch versturen.

Waarom ga je niet voor die makkelijke oplossing? Ontdek meer over het facturatieprogramma van Teamleader.

Vervang vandaag nog je papierwinkel en probeer Teamleader twee weken uit. Vind je het niks? Geen probleem. Dan betaal je ook niks.