Berdea: "Met Teamleader verlopen klantcommunicatie, facturen en offertes veel eenvoudiger."

16/11/2017

6 minuten Leestijd

Wie? Laurent Debaere, oprichter en zaakvoerder Berdea
Wat? Tuinarchitectuur en -vormgeving
Teamleader sinds? Oktober 2015
Uitdaging? Alle communicatie bijhouden, offertes & facturatie vereenvoudigen

Van prachtige dakterrassen en gezellige stadstuinen tot keurige villatuinen - tuinarchitect Laurent Debaere maakt met Berdea al ruim twee jaar klanten uiterst gelukkig. “We verzorgen voor onze klanten het volledige proces, van voorontwerp tot opmeting, het definitieve ontwerp en de uiteindelijke uitvoering.

“Alles verloopt sneller en eenvoudiger met Teamleader.”

Al van bij het prille begin gebruikt Berdea van Teamleader om klanten, offertes, facturen en projecten te beheren. De grootste uitdaging volgens oprichter Laurent? “Tijd winnen. In het begin lukt het je prima om bijvoorbeeld offertes manueel op te stellen - maar dat blijft heus niet duren. Bovendien verloopt alles simpelweg veel sneller en eenvoudiger met Teamleader.”

Ben je opzoek naar een factuur voorbeeld? Laat Teamleader je helpen en inspireren met factuur voorbeelden die je gratis kan dowloaden.

Welke problemen of uitdagingen Berdea vóór Teamleader had, blijkt een overbodige vraag: “Ik heb maar 2 à 3 maand zonder Teamleader gewerkt, omdat ik graag proactief oplossingen zoek vóór een probleem zich stelt. Ik had geen zin om veel tijd te verliezen met offertes en facturen, en zocht meteen een systeem dat me daarbij kon ondersteunen.”

“Concurrenten wijden soms een hele dag aan offertes maken - bij mij verloopt dat een pak sneller.”

Teamleader bleek daarbij de ideale oplossing. “Ik heb me nog geen minuut beklaagd dat ik klant geworden ben - integendeel (lacht). Teamleader bespaarde me tot op vandaag heel wat inefficiëntie, frustratie en tijdverlies. En dat tegen een minimale prijs.”

Teamleader ontdekken was voor Laurent Debaere eerder een ‘en-en-verhaal’. Dat je je volledige processen in één overzichtelijke tool beheert, daarvan was ik echt onder de indruk. Ik weet bovendien dat sommige concurrenten elke week een volledige dag wijden aan offertes maken - bij mij verloopt dat een pak sneller. Dat is dus een gigantisch concurrentievoordeel.”

Potentiële klanten contacteren Berdea via het formulier op hun website. “Via de integratie met JotForm komen die mensen automatisch in mijn CRM-bestand. Daarna neem ik contact met hen op, en die contactmomenten worden automatisch geregistreerd in Teamleader. Daarna maak ik een offerte, factuur en project aan - en alle informatie wordt automatisch op de juiste plek bewaard. Zo heb je maanden later ook nog een perfect beeld van de status van een project, hoe lang je erover deed, wat er goed en minder verliep, en hoe vaak je met een klant communiceerde.”

“Ik verlies minder tijd met offertes, facturen, en werkbonnen, waardoor ik me beter kan focussen op wat ik echt graag doe.”

“Kortom: al het mailverkeer, telefoongesprekken, facturen en offertes - je ziet alles in Teamleader. Dat is erg overzichtelijk en handig. Offertes en facturen opstellen, werkbonnen bijhouden: ik verlies er geen tijd meer mee, waardoor ik me beter kan focussen op wat ik echt graag doe.”

“Het is niet altijd duidelijk hoe de werkuren in onze sector berekend worden, wat vervelende situaties met klanten kan opleveren. Dat gebeurt dankzij Teamleader eigenlijk niet meer. Aan de hand van werkbonnen is het meteen duidelijk hoe lang je gewerkt hebt - en 100% eerlijk en transparant voor je klant. Je klant weet perfect wat je gedaan hebt, en jij zelf ook.”

Bovendien kan je met de Cloudplatformen van Teamleader (CloudSign, ProjectCloud, InvoiceCloud en TicketCloud) je klant voortdurend op de hoogte houden. Met CloudSign kan je offertes digitaal laten goedkeuren en ondertekenen. Met ProjectCloud geef je je klant inzicht in de status van je project, terwijl je met InvoiceCloud facturen kan laten betalen. Aan de hand van TicketCloud volg je klantvragen actief op, en weet je klant ook meteen hoe ver je staat bij het oplossen van zijn of haar vraag. “Zo maak je van transparantie meteen het uithangbord van je bedrijf,” aldus Laurent Debaere.

“Ik laat klanten online documenten raadplegen. Op die manier kunnen ze bestaande en nieuwe plannen zien, foto’s van de werkzaamheden, foto’s voor en na. Klanten kunnen steeds het volledige project bekijken en blijven steeds op de hoogte - wat ze ten zeerste weten te appreciëren.”

Nuttige integraties met andere software

Of Berdea naast Teamleader ook nog andere software gebruikt? “Absoluut. Office 365 bijvoorbeeld, Dropbox en MailChimp. Deze tools zijn bovendien allemaal geïntegreerd met Teamleader, waardoor je makkelijk contacten, agenda’s en documenten synchroniseert.”

“Potentiële klanten stellen het op prijs dat je hen niet vergeten bent.”

Twee- tot driemaal per jaar verstuurt Berdea nieuwsbrieven naar klanten. Via Teamleader segmenteert zaakvoerderLaurent zijn contactenbestand in klanten, prospects en leveranciers - zodat hij deze groepen ook apart e-mails kan sturen. “Ik gebruik segmentatie ook om potentiële projecten nieuw leven in te blazen. Soms verliezen geïnteresseerde klanten een mogelijke samenwerking uit het oog. Ik segmenteer de database op basis van het laatste contactmoment en bel hen nog eens op. Klanten stellen het bovendien vaak op prijs dat ik hen niet vergeten ben.”

Een overzicht van alle tools die je met Teamleader kan koppelen, vind je op de Teamleader Marketplace. Daar kan je heel eenvoudig nieuwe integraties ontdekken. Meer weten over de Marketplace?

Enkele maanden geleden lanceerde Teamleader een nieuwe campagne rond ‘The Next Step’. Daaruit bleek dat heel wat Vlaamse ondernemers nog geen duidelijk beeld hebben van hun volgende stap wordt. Ook Berdea heeft nog geen duidelijk idee wat de toekomst zal brengen. “Het is op termijn wel mijn ambitie om extra personeel aan te nemen, omdat het aantal opdrachten alsmaar toeneemt. Ik werk meer en meer samen met andere tuinaannemers, die op hun beurt klanten doorverwijzen naar mij. Daardoor komt er steeds meer werk binnen, en wordt het moeilijker om alles zelf gedaan te krijgen.”

“Uiteindelijk wil ik met Berdea totaalprojecten aannbieden - grondwerk, vijvers, verhardingen, klinkers. Nu specialiseer ik me vooral in groenvoorzieningen. Later zou ik dan investeren in grotere machines om totaalpakketten te kunnen aanbieden.”

Welke rol Teamleader daarin speelt? “Het blijft zonder twijfel mijn centrale tool voor alle administratie. Ik krijg van klanten vaak de vraag: ‘met welk systeem doe je dat allemaal?’ Klanten merken op dat alles gestroomlijnd verloopt, maar zijn meestal niet op de hoogte welk systeem erachter zit.”

“Ik zou Teamleader zeker aanraden aan andere tuinaannemers. Als ik hen hoor spreken over hun werking, en de inefficiëntie waarmee ze te kampen krijgen - dan kan ik enkel gelukkig zijn dat ik op een oplossing als Teamleader ben gebotst.” (lacht)

Robin Van Cleemput

Robin heeft in de jaren dat hij bij Teamleader werkt verschillende rollen gespeeld: die van copywriter, contentmanager en brandmarketeer. Op dit moment is hij de all-round creatieveling die concepten bedenkt, campagnes co-creëert en zowel lange als korte teksten schrijft. Ook hanteert hij vaak de microfoon op Teamleader-evenementen, en gelooft hij vurig in 'Lazy-Smart' als religie. Praat met hem over content marketing, vechtsporten en goede muziek. En neem een IPA mee, want Robin is minstens voor een kwart hipster.

Meer artikelen van Robin Van Cleemput