De voordelen van e-invoicing (en waarom je vandaag nog over wilt stappen)

Een van de grootste voordelen van e-invoicing? Je bespaart er flink wat tijd en geld mee. Je facturatieproces wordt voor een groot deel geautomatiseerd, wat je allerlei administratieve rompslomp bespaart. Inkomende e-facturen worden direct verwerkt in je facturatiesysteem, dus het overtypen van facturen is verleden tijd. Dat verkleint de kans op fouten en levert direct tijdwinst op.. Werk je nog met papieren facturen? Dan gaat je besparing nog verder: je hebt geen papier, inkt of postzegels meer nodig. 

Dit wordt bevestigd door de studie van de Universiteit van Hasselt. Hieruit blijkt dat e-facturatie tot wel € 9 per factuur kan besparen. Meer concreet: gemiddeld € 3,24 per uitgaande en € 5,77 per inkomende factuur. Dat loopt al snel op!

E-facturatie geeft je meer grip op je facturatieproces. Fouten in factuurgegevens zijn nagenoeg onmogelijk: aan de hand van het ondernemingsnummer checkt de software of de factuurgegevens kloppen en of je klant aangesloten is op het Peppol-netwerk. Is er iets mis? Dan krijg je automatisch een seintje. 

Bovendien zie je in één oogopslag of je factuur verzonden, ontvangen of verwerkt is. Geen gedoe meer met “is mijn factuur goed aangekomen”... je weet het meteen. E-invoicing maakt je facturatie dus een stuk transparanter en betrouwbaarder. 

Een e-factuur (of UBL-factuur) is na verzending direct afgeleverd. Terwijl een papieren factuur enkele dagen later pas aankomt en een pdf met e-mail in een spambox terecht kan komen. Dat betekent dat de elektronische factuur sneller ontvangen en verwerkt wordt door je klant. Dit verkort de verwerkingstijd waardoor je sneller betaald wordt. 

Vanaf 1 januari 2026 is e-invoicing verplicht voor alle b2b-transacties binnen België. Dat betekent dat je e-facturen moet kunnen verzenden en ontvangen. Hoewel 2026 misschien nog ver weg lijkt, staat het sneller voor de deur dan je denkt. Door nu al over te stappen op e-invoicing, ben je ruim op tijd voorbereid op de nieuwe wetgeving.

Bovendien blijft het hier niet bij. Vanaf 1 juni 2030 wordt e-facturatie verplicht voor alle b2b-transacties binnen de Europese Unie. België loopt dus mooi op schema in de voorbereidingen voor deze verplichting. 

E-invoicing is niet alleen efficiënt, maar ook een stuk milieuvriendelijker dan papieren facturatie. Je verstuurt al je facturen dan via het Peppol-netwerk, waardoor geprinte facturen overbodig worden. Dat betekent dat je je ecologische voetafdruk flink verkleint! 

Geen papier, geen enveloppen, geen transport: alles verloopt digitaal. E-facturatie is dus niet alleen een efficiënte manier van factureren, je draagt ook bij aan een beter milieu. 

E-factureren kan alleen met de juiste software. Het voordeel daarvan is dat je inkomende facturen direct ingevoerd en verwerkt worden. Dat betekent: nooit meer handmatig je inkomende facturen invoeren. Ideaal!

Op dit moment komen facturen vaak via verschillende kanalen binnen: via de post, e-mail of zelfs in de spambox. Een duidelijk overzicht van je facturen ontbreekt, of je moet deze zelf creëren door alle informatie over te nemen in je facturatiesoftware. Met e-invoicing komen alle facturen op dezelfde plek binnen en wordt het netjes gecentraliseerd in je ERP- of boekhoudsysteem. Zo heb je een beter overzicht van je cashflow en bespaar je veel tijd op je administratie.

De overstap naar e-invoicing brengt kosten met zich mee:

• Je betaalt voor software die geschikt is voor e-facturatie;
• je moet tijd en middelen vrijmaken om je team op te leiden;
• processen moeten aangepast worden. 

Maar daar staan stevige voordelen tegenover. Denk aan: 

• Snellere betalingen, waardoor je cashflow verbetert
• Minder achterstallige betalingen, waardoor je minder tijd kwijt bent aan opvolging en herinneringen.
• Geen risico op boetes als je vanaf 2026 niet voldoet aan de Belgische e-invoicing verplichtingen voor b2b.
• Subsidie van de Belgische overheid: de investeringskosten voor nieuwe facturatiesoftware zijn tot eind 2028 voor 120% fiscaal aftrekbaar.

Volgens het onderzoek van de Universiteit Hasselt kan de gemiddelde jaarlijkse besparing per klein bedrijf meer dan € 7.000 bedragen. De gemiddelde bereidheid om te investeren in e-facturatie ligt op €2.380. Dat betekent dat je de investering in e-invoicing relatief snel terugverdient! De ROI van e-invoicing is helder: lagere operationele kosten, meer efficiëntie en je krijgt sneller betaald ... Het is dus een investering die zichzelf meer dan terugverdient. 

E-facturatie hoeft echt niet ingewikkeld te zijn. Met Teamleader Focus:

• Registreer je jouw bedrijf in slechts drie klikken op het Peppol-netwerk.
• Verstuur je moeiteloos e-facturen, met een pdf met je eigen logo, kleuren en lettertype. Zo kan niet alleen de computer, maar ook je klant zelf de facturen lezen. 
• Ontvang je en verwerk je inkomende e-facturen, waardoor je meer zicht krijgt op je cashflow.

Dat betekent ook: minder tijd kwijt aan het instrueren van je team in deze overstap. Altijd fijn.