Goede projectmanagement software heeft in ieder geval de volgende functionaliteiten:
1. Plannen
Deze functionaliteit vormt de basis van je projectmanagement software.Een goede tool helpt je verschillende taken en deadlines op te volgen. Een gedeelde agenda voor je hele team, met een automatische melding wanneer er een deadline nadert, is een grote troef.
2. Taakbeheer
Een efficiënte task manager helpt je om projecten te verdelen in mijlpalen en taken, en die vervolgens te koppelen aan deadlines en budgetten. Afhankelijk van de tool wordt ook een ‘kritisch pad’ uitgestippeld, dat aangeeft in welke volgorde de taken moeten worden uitgevoerd om het project optimaal te laten verlopen.
3. Samenwerking & communicatie
Snelle en efficiënte samenwerking is de sleutel tot het succes van je project. Door alle projectgegevens te verzamelen en ze makkelijk toegankelijk te maken, zorgt een projectmanagement tool voor volledige transparantie binnen je team en met je klanten. En doordat zij de voortgang van het project kunnen volgen, bespaar je ook tijd op eventuele vergaderingen.
4. Rapporten & analyses
Analyserapporten en statistieken geven je inzicht in je projecten. Wat werkt en wat kan beter? Waarom wordt het budget overschreden of waarom was het project niet op tijd klaar? Nuttige informatie waaruit je lessen trekt voor de toekomst en waardoor je betere beslissingen leert maken.
5. Beheer je resources & je budget
Projectmanagement software geeft je een overzicht over je planning en je resources. Op deze manier blijf je makkelijker binnen budget, vermijd je dubbele boekingen en onnodige uitgaven. Zo kom je nooit meer handen tekort.
6. Time sheets
Tijdregistratie toont je welke taken het meeste tijd in beslag nemen. Zo maak je betere inschattingen voor toekomstige projecten. Met sommige tools kan je verschillende uurtarieven instellen of automatisch factureerbare uren toevoegen.
7. Mobiele app
Een mobiele toepassing geeft op elk moment toegang tot het project, ook onderweg. Meestal kan je met zo’n mobiele app ook taken beheren, facturen maken en opvolgen en informatie aan je team doorgeven, waar je ook bent.
8. Integraties
Door mailboxen, persoonlijke agenda's en crm-applicaties aan je projectmanagement tool te koppelen, heb je vlot toegang tot al je gegevens. Het zorgt bovendien voor meer transparantie in je team.