Outil de gestion de projet : tout savoir!

Pour se maintenir à flot et se déployer efficacement, les entreprises ont besoin de maîtriser leurs processus sur le bout des doigts. Afin de les aider dans cette tâche fastidieuse, un outil de gestion de projet s’avère redoutable! Grâce à lui, quelques coups d’œil suffisent à connaître la santé financière d’une société, l’état d’avancement des projets en cours, les devis émis et les factures générées. Tout est désormais réuni dans un seul et unique logiciel!

D’un CRM centralisé à la planification de votre activité, en passant par la gestion des ressources et la visualisation des goulots d’étranglement, votre entreprise n’a ainsi plus de secrets pour vous.

En somme, un logiciel de gestion de projet constitue un allié de premier choix si vous désirez booster sereinement votre rentabilité! Voici donc tout ce qu’il vous faut savoir à ce sujet, et les façons de bien choisir vos outils.

Outil de gestion de projet : définition

Par définition, un projet consiste en une succession de tâches définies dans le temps, réalisées pour un client spécifique, dans le respect d’un budget établi en amont. Pour atteindre l’objectif fixé, il est donc nécessaire d’allouer un certain nombre de ressources à chaque tâche, qu’elles soient matérielles ou humaines. C’est justement pour vous aider dans votre organisation que le logiciel de gestion de projet intervient.

En quelques clics, il vous permet de connaître la charge de travail de chacun de vos employés ainsi que l’état de vos stocks, afin d’affecter efficacement vos ressources aux missions définies. De même, un logiciel de gestion de projet vous aide à connaître en temps réel votre avancement, pour visualiser les goulots d’étranglement et agir en conséquence.

Vous êtes donc en mesure de planifier professionnellement vos projets et de garantir leur bonne réalisation… ce qui est idéal pour votre notoriété, mais aussi pour augmenter la satisfaction client et celle de vos collaborateurs!

Vous voulez en savoir plus? Découvrez donc comment fonctionne notre outil de gestion de projet, grâce à notre webinaire dédié!

Teamleader Focus : un outil de gestion de projet stratégique

Les récentes avancées technologiques, alignées sur les besoins des entreprises, ont fait émerger plusieurs outils de gestion de projet sur le marché. Toutefois, toutes les solutions ne se valent pas!

Aujourd’hui, si Teamleader se démarque, c’est parce qu’il combine plusieurs fonctionnalités. En effet, outre la gestion des projets, il propose aussi un CRM performant et un système de facturation et de devis largement automatisé… sans oublier le suivi des flux financiers!

En matière de simplicité et de flexibilité, notre outil de gestion de projet place donc la barre haut.

Vous pouvez effectivement :

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Maîtriser votre entreprise de façon centralisée

Grâce à Teamleader Focus, vous n’avez plus besoin de démultiplier vos outils. Vous gagnez en efficacité, en liant toutes les facettes de votre activité! Facturation, relation client, suivi des projets, maîtrise de la trésorerie : ces pôles sont dépendants les uns les autres, et le logiciel en tient compte afin de simplifier vos processus.

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Planifier avec souplesse… et justesse!

Notre outil de gestion de projet s’aligne sur vos façons de faire, afin de ne pas chambouler vos habitudes. Cette flexibilité vous permet également de travailler avec pertinence, de facturer rapidement, de vous organiser avec justesse et de procéder à tout moment aux mises au point nécessaires. Réorganisation des tâches, ajustement de la charge de travail, édition et envoi de devis et factures… Teamleader Focus vous offre une marge de manœuvre optimale!

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Gérer facilement votre budget

Rien n’est plus dangereux, pour une entreprise, que d’avancer à l’aveuglette. Heureusement, avec Teamleader Focus, vous savez exactement où vous vous situez financièrement. Par tâche ou par projet, vous pouvez ainsi analyser quelles sont vos marges. De même, si vos finances sont en danger, vous le voyez et pouvez éviter les mauvaises surprises! Outre un gain de transparence envers vos collaborateurs et clients, notre outil de gestion de projet facilite votre prise de décision et vous aide à augmenter votre productivité.

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Maximiser votre rentabilité

En visualisant votre chiffre d’affaires et vos coûts en temps réel, vous pouvez plus facilement prendre des mesures pour augmenter vos marges bénéficiaires. Pour y parvenir, il vous suffit d’analyser vos projets les plus rentables, et d’ajuster l’ensemble de vos processus en fonction de ces résultats. Cette démarche d’amélioration continue vous permettra donc d’atteindre des sommets, sans angoisses!

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Respecter vos délais

La satisfaction client fait partie des priorités des entreprises. C’est pourquoi il est essentiel de respecter les délais annoncés! Vous pourrez ainsi fidéliser vos contacts, mais aussi renforcer votre image de marque en soulignant votre professionnalisme. Grâce à notre outil de gestion de projet, ne manquez plus jamais une échéance et suivez parfaitement votre charge de travail, en temps réel!

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Lier automatiquement votre facturation au CRM

Dupliquer ses outils de travail vous fait perdre un temps précieux et favorise l’apparition d’erreurs de saisie. Teamleader Focus, en liant factures, devis, planning et CRM, vous apporte justement une grande sérénité d’esprit. Vous pouvez effectivement transformer instantanément un devis en facture ou en projet. De même, il vous est possible de facturer selon les durées réellement prestées, pour gagner en temps comme en précision.

Maîtriser l'art de la gestion de projet?

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La gestion de projets, ça donne du fil à retordre. Planifier l'utilisation de vos ressources, gérer les délais, équilibrer la charge de travail d'une équipe... Et surtout, vous devez réaliser vos projets dans le délai et le budget impartis.

Les 8 fonctionnalités majeures de notre logiciel de gestion de projet

Reconnaître un bon outil de gestion de projet n’est pas forcément simple pour les entreprises qui sont peu familières avec ce concept. Voici donc quelques fonctionnalités parmi les plus utilisées, si vous souhaitez déployer votre activité!

1. Planification

Cette fonctionnalité constitue la base d’un logiciel de gestion de projet, de manière à suivre et à améliorer l’avancement de vos tâches. Vous pouvez ainsi voir quels sont vos délais, si vous les respectez et s’il existe des risques, afin de prévenir les mauvaises surprises. Pour aller plus loin, nous vous permettons de partager votre calendrier avec les membres de vos équipes, mais aussi de paramétrer des notifications automatiques à l’approche de vos échéances de jalons.

 

2. Gestion des tâches

Que seraient les outils de planification de projet sans gestion des tâches? Celle-ci consiste à subdiviser vos projets en étapes intermédiaires, auxquelles il vous faudra allouer vos ressources et fixer une échéance. Ce jalonnement est même indispensable.

Teamleader inclut bien entendu ce module, mais notre outil ne s’arrête pas là. Pour vous épauler au maximum, il vous propose également la mise en place d’un chemin critique, correspondant à la succession idéale des tâches.

Grâce à cela, optimiser votre rentabilité n’aura jamais été aussi simple!

 

3. Collaboration et communication

La réussite de vos projets dépend grandement de la qualité de votre communication et de vos collaborations. Justement : les outils de planification de projet sont indispensables pour centraliser les données et les rendre accessibles à tous!

Vous n’aurez donc plus à courir après les informations et à créer des doublons : tout est réuni en un seul emplacement, et régi par une gestion des accès personnalisée.

Vous gagnerez donc du temps et parlerez le même langage, au sein de votre entreprise!

 

4. Rapports et analyses

Afin de poser un œil objectif sur vos performances et de discerner quels sont les axes améliorables, les rapports d'analyse et les statistiques sont extrêmement utiles.

Ils vous permettront de comprendre en profondeur ce qui marche et ce qui doit être réétudié, pour faire toujours mieux!

 

5. Gestion de la capacité et du budget

Les modules de gestion des ressources font partie des piliers des outils de planification de projet. Grâce à eux, vous pouvez affecter votre personnel aux tâches que vous aurez définies, et maîtriserez nettement mieux votre capacité!

Vous ne serez donc jamais à court de travailleurs, et pourrez également lisser la charge selon les responsabilités et compétences de chacun.

 

6. Suivi du temps

Il est indispensable de savoir combien de temps vous prend chaque tâche, afin de fixer des prix justes et d’améliorer votre planification. Selon les outils de gestion de projet utilisés, il est justement possible de connaître en moyenne le temps passé sur chaque phase d’un projet, dans l’optique de réaliser des estimations réalistes et rentables.

Chez Teamleader Focus, justement, nous vous permettons d’enregistrer votre temps passé sur telle ou telle tâche!

 

7. Application mobile

Les chefs de projet savent à quel point il est intéressant de pouvoir suivre leurs missions, y compris lorsqu’ils ne sont pas au bureau. Une application mobile est alors idéale afin d’accéder à ces informations cruciales, et ce, même en déplacement!

Cela vous aide à maintenir un contact avec vos équipes, tout en visualisant l’avancement de vos projets et en suivant la facturation de vos tâches.

 

8. Intégrations

Un bon outil de gestion de projet permet également une intégration avec vos outils favoris, afin de simplifier la conduite du changement! Boîtes mail, calendriers, logiciels de traitement de texte, CMS… Toutes vos données sont ainsi exploitables à tout moment et partout, pour gagner du temps et faciliter la vie de vos équipes.

Quand un outil de gestion de projet devient-il nécessaire?

Les petites entreprises, tout comme les entrepreneurs en herbe, se satisfont souvent de fichiers Excel et de leur instinct pour suivre leurs projets. Cependant, il arrive souvent un moment où cette façon de faire n’est plus tenable.

Un outil de gestion de projet peut donc se révéler indispensable lorsque :

  • Vous suivez plusieurs projets en parallèle ;
  • Vous embauchez du personnel et collaborez avec divers employés ;
  • Vous émettez des devis et factures à un grand nombre de clients ;
  • Vous manipulez des montants élevés et avez besoin de sécuriser votre activité…

Plus concrètement, notre étude Agency Benchmark révèle qu’un logiciel de gestion de projet devient incontournable lorsqu’il n’est plus possible de garder une vue d’ensemble de son activité.

De manière générale, ce seuil est atteint à partir d’une vingtaine de salariés.

3 bonnes raisons de recourir rapidement à un outil de gestion de projet

Découvre Teamleader Focus

Teamleader Focus, le logiciel de gestion de projet qui a déjà conquis 15 190 entrepreneurs!

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« J’ai choisi Teamleader Focus, parce que je peux placer tous mes projets et toutes mes données en un seul endroit. Je peux traiter des appels, suivre nos heures de travail, ajouter des tâches... Je peux également consulter le calendrier d’un collaborateur et y ajouter directement un élément. Avant, nous faisions tout cela dans cinq logiciels différents. »

- Sasha Yazdi, Directeur et Fondateur

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« Par le passé, le suivi des heures de travail se faisait à l’aide de tableurs. On remplissait nos heures à la fin de la journée, mais on en oubliait fatalement, puisque le soir, on avait déjà oublié la moitié de ce que l’on avait fait pendant la journée.

Dans Teamleader Focus, le suivi des heures de travail se fait en temps réel, dès le début. Cela nous donne un aperçu beaucoup plus précis de ce que nous pouvons facturer, de là où nous perdons du temps et où il peut y avoir des goulots d’étranglement. »

- Luk Thys, Propriétaire et Directeur

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« Teamleader Focus nous permet de suivre les tâches quasiment heure par heure et de veiller à la rentabilité des projets, tout en nous projetant sur nos projets futurs. »

- Laura Foulon, Directrice des Opérations

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Comment choisir le bon logiciel de gestion de projet?

Nous l’avons évoqué : le marché regorge aujourd’hui d’outils de planification de projet, plus ou moins adaptés aux besoins des entreprises. Faire le bon choix nécessite donc de répondre à un ensemble de questions, telles que :

  • Combien de personnes utiliseront votre outil de gestion de projet?
  • De quel niveau de sécurité de données avez-vous besoin?
  • Avec quels outils souhaitez-vous pouvoir l’associer?
  • Quel degré de planification désirez-vous atteindre?
  • Quelle est l'importance de la gestion et du stockage des documents?
  • Envisagez-vous d’utiliser ce logiciel de gestion de projet à distance?

Une fois que vous aurez cerné précisément votre besoin, il vous sera possible de choisir l’outil proposant les fonctionnalités requises.

Top 5 des meilleurs outils de planification de projet

Si vous êtes en quête d’un logiciel de gestion de projet efficace, reconnu sur le marché et qui vous permette de véritablement propulser votre activité, voici notre top 5 des plus fiables :

1. Teamleader Focus

Si Teamleader Focus se démarque aujourd’hui parmi les outils de gestion de projet, c’est en raison de son aspect tout-en-un. En effet, par-delà la simple visualisation de votre avancement, il vous permet également d’étoffer et de mettre à jour votre CRM, en lien direct avec votre système de facturation! En somme, il vous permet de :

  • maîtriser votre activité depuis un seul et même outil ;
  • rester connecté partout et à tout moment grâce à notre application mobile ;
  • gérer vos tâches et projets de manière intuitive ;
  • facturer en quelques clics, à partir d’une feuille blanche, d’un devis ou d’une feuille de temps ;
  • communiquer et collaborer aisément, via une interface ergonomique ;
  • profiter de rapports précis, afin de prendre les meilleures décisions pour votre entreprise ;
  • gérer votre budget, votre capacité et votre planification aisément ;
  • suivre vos temps réellement prestés, pour générer des factures ;
  • intégrer la solution à vos outils de prédilection, pour une prise en main simplifiée ;
  • visualiser l’état de santé de votre entreprise en temps réel…

C’est donc toute votre activité que vous pouvez maîtriser, à l’aide d’un unique logiciel de gestion de projet!

 

2. Trello

Trello fait partie des outils de planification de projet s’appuyant sur le système Kanban, afin de vous aider à visualiser votre avancement. Ses tableaux de bord, sur lesquels les équipes peuvent interagir au moyen de cartes colorées, sont idéaux pour générer des sprints et travailler ensemble.

Il ne reste plus qu’à trier les notes par ordre de priorité, pour avancer de façon claire et conjointe ! De plus, cet outil propose des intégrations intéressantes vers un vaste panel de logiciels.

Cependant, s’il est extrêmement simple d’utilisation, le revers de la médaille n’est pas à prendre à la légère : un certain nombre de fonctionnalités sont effectivement manquantes, ce qui peut être un frein de taille!

 

3. Asana

Asana est une solution de gestion de projet parmi les plus prisées, dans la mesure où elle permet une gestion approfondie des tâches et projets, le tout, dans un univers se voulant hautement collaboratif. Les échanges sont simplifiés, l’avancement des missions est clairement visible, et les responsabilités peuvent être facilement distribuées parmi les membres de vos équipes.

 

4. Basecamp

Basecamp, lui aussi, est connu comme étant un logiciel de gestion de projet articulé autour de la collaboration digitale. Messagerie, affectation des tâches, avancement et respect des échéances… Tout est pensé pour que vous échangiez via un unique support.

Cependant, l'outil est moins pertinent si vous devez gérer simultanément plusieurs projets. Il n'est pas non plus possible de suivre son temps, de définir des jalons et des priorités, ni d'attribuer des tâches à plusieurs utilisateurs.

 

5. JIRA

Originellement, JIRA a été mis en place dans le but de suivre les bogues et problèmes en tout genre. Suite à de nombreuses évolutions, il fait aujourd’hui partie des outils de prédilection des managers agiles et équipes produits, souhaitant maîtriser leur activité sur le bout des doigts. En dépit d’une prise en main jugée assez complexe, JIRA vous permet de créer des scrum boards, de fixer des priorités et de travailler sur vos projets de façon collaborative.

Au fil de votre activité, créez des tickets et affectez-les aux membres souhaités, afin d’avancer efficacement!

Questions fréquentes relatives aux outils de gestion de projet

  • Quel est l’intérêt d’un outil de gestion de projet?

    Les forces d’un logiciel de gestion de projet sont nombreuses, allant du suivi des tâches à l’affectation des ressources, en passant par la facturation automatisée, la gestion d’un CRM complet et la connaissance de sa santé financière.

    Il vous offre donc les informations dont vous avez besoin, pour faire fructifier sereinement votre business.

  • Comment choisir l'outil de gestion de projet idéal?

    Vous pouvez vous appuyer sur les questions proposées plus haut, ou dresser par vous-même la liste de tous vos besoins. Selon les points majeurs que vous aurez recensés, vous saurez vers quel type de logiciel de gestion de projet vous tourner!

  • Quel est le meilleur outil de gestion de projet?

    Teamleader Focus est un excellent outil de gestion de projet, se voulant aussi innovant qu’exhaustif. Il vous permet effectivement de suivre plusieurs projets simultanément, de visualiser l’intégralité de vos flux de trésorerie, de recenser tous vos contacts dans un CRM complet, de facturer rapidement et même de prendre connaissance de vos goulots d’étranglement.

    L’avantage? Notre outil centralisé se suffit à lui-même, et propose une prise en main très intuitive!

  • Un simple outil de planification n’est pas suffisant : il me faudrait également un logiciel de facturation et un CRM. Que faire?

    Si vous souhaitez profiter de fonctionnalités étendues, surpassant de loin celles d’un simple outil de gestion de projet, Teamleader Focus est la meilleure solution qui soit. Vous bénéficierez alors d’une vue d’ensemble sur toutes les facettes de votre activité, pour maximiser votre rentabilité tout en économisant votre temps.

  • Teamleader Focus est-il un outil de gestion de projet?

    Oui, Teamleader Focus est un outil de planification de projet vous permettant de gérer l’intégralité de votre activité. Il va d’ailleurs plus loin, en vous fournissant également l’accès à un CRM intuitif et à un système de facturation grandement automatisé.

  • Combien coûte un outil de gestion de projet?

    Le prix d'un outil de gestion de projet peut s’étendre de 0 € à plus de 2000 € mensuels, selon vos besoins et la taille de votre structure. En effet, diverses formules sont souvent proposées, en fonction du nombre d'utilisateurs, des fonctionnalités désirées et du niveau d’assistance escompté. Chez Teamleader, vous pouvez profiter de notre logiciel dès une cinquantaine d’euros par mois, pour deux utilisateurs. Venez découvrir nos tarifs!

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