Les secrets d'une bonne gestion de projet
- Qu'est-ce qu'un projet ?
- Les fondamentaux de la gestion de projet
- Qu'est-ce que la gestion de projet ?
- Le cycle de vie d'un projet
- Le fonctionnement d’un groupe de projet
- Pourquoi certains projets échouent ?
- Les avantages et limites de la gestion de projet
- 7 étapes pour créer un plan de projet parfait
- Méthodologies pour la gestion de projet
- Logiciel de gestion de projet
Qu'est-ce qu'un projet ?
Selon le Project Management Institute, un projet est une activité temporaire ayant une date de début et de fin. Prenez, par exemple, le développement d'un nouveau site web ou la construction d'une nouvelle maison à partir de zéro.
Chaque projet est composé d'une série de tâches qui ont en définitive un seul et même objectif. Celles-ci sont soumises à des conditions, notamment de temps, de personnes et de ressources dont vous avez besoin pour réaliser le projet. Les projets peuvent être gérés manuellement ou à l'aide d'un logiciel de gestion de projet.
En règle générale, un projet comprend cinq phases : lancement, planification, exécution, surveillance et clôture. Chaque phase est composée de tâches spécifiques qui vous permettent d'atteindre les objectifs relatifs à votre projet.
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Planifiez l’affectation de vos ressources, surveillez les délais et livrez les projets à temps et dans le respect du budget. La gestion de projet n’est pas toujours une mince affaire. Découvrez dans cet e-book, toutes les ficelles du métier pour vous aider à réaliser vos projets et atteindre vos objectifs.
Les fondamentaux de la gestion de projet
Voici six termes que tout chef de projet devrait connaître :
- Parties prenantes : les parties prenantes sont des individus, groupes ou organisations qui peuvent affecter, être affectés par ou se considérer comme affectés par une décision, une activité ou l'issue d'un projet. En d'autres termes : les parties prenantes sont celles et ceux qui ont un intérêt dans l’issue de votre projet.
- Ressources : les ressources sont indispensables à la réalisation des tâches relatives au projet. Celles-ci peuvent être intangibles (personnes et temps) ou tangibles (machine, matériel et financement). Les ressources sont le plus souvent définies lors de la phase de planification du projet.
- Livrables : les livrables sont des biens ou services tangibles ou intangibles produits suite à la réalisation d'un projet. La définition, le suivi et la gestion des livrables d'un projet sont essentiels à la réussite du projet.
- Dépendances : les dépendances sont les liaisons entre les tâches qui déterminent l'ordre dans lequel celles-ci doivent être exécutées. Il existe quatre types de dépendances des tâches : fin-début, début-début, fin-fin et début-fin.
- Feuilles de temps : les feuilles de temps sont une méthode efficace pour enregistrer et faire le suivi du temps consacré à une tâche ou une activité spécifique du projet. Les feuilles de temps peuvent ensuite être utilisées pour les bulletins de paie, la facturation ou à des fins d'optimisation.
- Triangle de fer (ou « Triple contrainte ») : dans la gestion de projet, le Triangle de fer est la combinaison des trois principales restrictions à un projet : objectif, délai et coût. Les trois contraintes sont interdépendantes : aucune ne peut être modifiée sans affecter l’une des deux autres (ou les deux).
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Qu'est-ce que la gestion de projet ?
En termes simples, la gestion de projet est l’art de gérer un ou plusieurs projets. Wikipédia la définit ainsi : La gestion de projet est une démarche visant à organiser de bout en bout le bon déroulement d'un projet, objet d'un contrat, etc. C'est tout l'opérationnel et la tactique qui font qu'un projet aboutit dans un triangle représentant l'équilibre qualité-coût-délai (QCD).
C'est habituellement le rôle du chef de projet. De manière générale, la responsabilité de cette personne est de combiner stratégie (planification) et opérations (exécution) pour mener le projet à bonne fin. Tout d'abord, vous devez planifier les phases d'avancement du projet et définir des objectifs stratégiques avec les parties prenantes. Ensuite, vous exécutez le plan, en gérant les ressources (matériel, personnes, etc.) et les restrictions (objectif, délai et coût) tout au long du processus.
Important : une gestion de projet efficace nécessite une gestion des tâches efficace. Les projets sont souvent découpés en parties plus petites et plus faciles à gérer (tâches, activités ou jalons). La réussite de votre projet dépendant essentiellement du fait d'exécuter les tâches dans les délais impartis, celles-ci sont souvent classées par ordre de priorité et programmées sur un échéancier. Pour que le projet se déroule selon le calendrier prévu, il est important de respecter les délais et d'accomplir les tâches en fonction des dépendances et des priorités.
Naturellement, une bonne gestion des projets apporte son lot de bénéfices :
- Répondre aux attentes de toutes les parties prenantes
- Apporter ordre et clarté
- Garder un axe et des objectifs précis
- Optimiser les ressources
- Définir un plan d'actions réaliste
- Garantir un contrôle de la qualité
- Gérer les risques
- Assurer une surveillance continue
- Réduire le risque d'échec
- Gérer la réussite et l'échec (et en tirer des leçons !)
Et en retour, tout cela permet de motiver considérablement votre équipe. Il va sans dire que, encore une fois, cela permet in fine de réaliser de meilleurs projets. Tout le monde est gagnant, réellement.
Histoire de la gestion de projet
Même si l'on pourrait penser que la gestion de projet est un concept moderne, elle remonte en fait à l'époque de la grande pyramide de Gizeh (2580-2560 av. J.-C.) ou même à celle de Stonehenge (3100 av. J.-C.). On pourrait même dire que la chasse au mammouth était une forme de gestion de projet, tout du moins si celle-ci impliquait une planification, programmation et exécution minutieuses et réfléchies.
Nous devons revenir au début du 20ème siècle pour voir émerger les premières méthodologies réelles. Pensez aux diagrammes de Gantt de Henry Gantt en 1917, diagrammes utilisés pour de grands projets d'infrastructure tels que le barrage Hoover et le réseau autoroutier Interstate aux États-Unis. Aujourd'hui encore, les diagrammes de Gantt sont un important outil de gestion de projet pour de nombreuses petites entreprises.
Mais, selon l'opinion générale, l’histoire de la gestion de projet moderne n'a commencé que dans les années 50 avec l’introduction de la méthode du chemin critique en 1957, puis de la technique d’évaluation et d'examen de programmes (PERT - Program Evaluation and Review Technic) en 1958. Ce dernier fut utilisé par le département de la Défense des États-Unis pour gérer le projet Polaris.
Dans la seconde moitié du 20ème siècle, les méthodes personnalisées et les processus artisanaux ont continuer d'être utilisés pour gérer les projets. Tout cela changea lorsque le Guide PMBOK (Guide to the Project Management Body of Knowledge), Guide du corpus des connaissances en gestion de projet, du Project Management Institute fut adapté comme norme par l'ANSI (American National Standard Institute) en 1998. Ces dernières années ont également été marquées par quelques grands changements dans les pratiques de gestion de projet : l'introduction de la norme ISO pour la gestion de projet (IS21500) n'en est qu'un exemple.
Mais le plus important de tous ces changements a bien entendu été l'arrivée du micro-ordinateur. Les ordinateurs mirent la productivité et la communication au premier plan et, pendant que la technologie continuait d'évoluer dans les années 90, Internet se répandit dans le monde entier. La croissance d'internet conduisit ensuite au développement d'applications de gestion de projet basées sur le web, nous permettant ainsi de gérer un projet en ligne.
Aujourd'hui, celles-ci sont utilisées indifféremment sur un appareil mobile ou un ordinateur. Et tandis que des options contrôlées par ordinateur et des algorithmes complexes se développaient, les chefs de projet commençaient à effectuer plus de travail en moins de temps, tout en faisant moins d’erreurs qu'auparavant.
Une gestion de projet professionnelle exige une approche disciplinée. Et bien que chaque projet soit différent, il existe un certain nombre de principes fondamentaux universels de la gestion de projet que vous pouvez appliquer pour augmenter considérablement vos chances de réussite.
Selon le rapport 2018 du Project Management Institute, 9,9 % de chaque dollar dépensé sont gaspillés à cause d’une réalisation médiocre du projet.
Avant et pendant le projet, posez-vous ces questions :
- Que faut-il faire ?
- Quand cela doit-il être fait et dans quel ordre ?
- Où en est le projet ?
Le cycle de vie d'un projet
Le fonctionnement d’un groupe de projet
Il existe différents acteurs dans un groupe de projet, chacun avec un rôle bien défini :
- Le commanditaire : en relation constante avec le chef de projet, il est celui qui prend les décisions finales et rend des comptes au comité de direction.
- Les membres de l’équipe : ils mènent le projet à bien en respectant toutes les exigences et en tenant le chef de projet à jour quant à son évolution.
- Le chef de projet : il est en relation quotidienne avec toutes les parties prenantes du projet pour planifier son exécution. C’est la personne qui dirige et motive l’équipe et tient le commanditaire au courant de l’avancement du travail.
- Le sponsor du projet : il en a la responsabilité globale. C’est généralement lui qui a lancé le projet ou en a eu l’idée. Son rôle est donc de s’assurer de sa rentabilité.
- Le conseil externe : il s’agit d’une personne extérieure à votre projet. Son regard vous offre une perspective et une approche nouvelles dans le cas où vous seriez dans une impasse.
- La partie prenante : elle trouve un intérêt direct dans le projet et le chef de projet sollicite activement ses observations sur les différents livrables au cours de l’évolution du travail.
Qu'est-ce qu'un chef de projet ?
Comme indiqué ci-dessus, le chef de projet dirige chacune des phases du projet. Il est chargé de convaincre les parties prenantes, de définir le périmètre du projet et, enfin, de planifier et mener à bien le projet.
Un chef de projet détermine les tâches à effectuer pour atteindre les objectifs relatifs au projet. Cette personne forme une équipe, se munit des outils nécessaires et définit la séquence des tâches selon un échéancier précis.
Il est également en charge de la création du budget relatif au projet, de la gestion des risques et du suivi de l'avancement du projet. Il doit veiller à ce que les personnes travaillent sans entrave et respectent les délais prévus.
Il est important de souligner que, même si le chef de projet dirige l’équipe et fait office de leader dans le projet, il n’en est pas le patron. Le chef de projet fait accepter l'idée d'un projet au sponsor ou à une partie prenante et il leur soumet des rapports réguliers sur l'état d'avancement du projet.
En général, les chefs de projet sont des personnes très organisées, orientées résultats et passionnées. Ils sont capables de bien travailler sous pression, font preuve de leadership et savent motiver les autres. Au-delà des qualités relationnelles, la communication est un autre prérequis indispensable. En fait, cela nous amène directement à notre point suivant :
Quelles caractéristiques les bons chefs de projet ont-ils en commun ?
Pourquoi certains projets échouent ?
Désormais, il devrait être clair que la gestion de projet relève souvent du défi, notamment si vous gérez plusieurs projets en parallèle. Les raisons pour lesquelles un projet pourrait mal se passer sont nombreuses :
Les 10 domaines de la gestion de projet
On reconnaît généralement 10 domaines types dans la gestion de projet :
- La gestion de l’intégration (Project Integration Management) : pour la bonne maîtrise du projet et afin d’éviter de s’écarter de ses objectifs ;
- La gestion du périmètre (Project Scope Management) : pour déterminer le travail à réaliser ;
- La gestion des délais (Project Time Management) : pour garder toutes les échéances à l'œil grâce à un planning bien défini ;
- La gestion des coûts (Project Cost Management) : pour fixer les budgets nécessaires et être certain de les respecter ;
- La gestion de la qualité (Project Quality Management) : pour confirmer que le travail réalisé correspond aux attentes du client ;
- La gestion des ressources humaines (Project Human Resource Management) : pour constituer une équipe projet impliquée et compétente ;
- La gestion des communications (Project Communications Management) : pour orchestrer tous les briefings, échanges, réunions, reporting, etc. ;
- La gestion des risques (Project Risk Management) : pour identifier et prévenir les obstacles qui pourraient entraver la bonne réalisation du projet ;
- La gestion des approvisionnements (Project Procurement Management) : pour prendre les meilleures décisions et être certain de mener le projet à bien ;
- La gestion des parties prenantes (Project Stakeholders Management) : pour gérer leurs attentes ainsi que leur engagement dans cette collaboration.
1. Une mauvaise communication
Une mauvaise communication est la principale raison pour laquelle un projet n'atteint pas le résultat souhaité ou, tout simplement, échoue. Il peut y avoir plusieurs causes :
- Les barrières linguistiques
- Des traits de caractère qui s'opposent
- Des facteurs liés à l'environnement professionnel
- Des canaux défaillants
Les conséquences d'une mauvaise communication sont également multiples :
- Des attentes différentes (et donc une déception)
- Des égos froissés
- Du stress
- Un manque de vision globale
- Des requêtes de dernière minute
- Un travail bâclé
Les avantages et limites de la gestion de projet
Naturellement, une bonne gestion de projet comporte bien des avantages :
- Vous fixez des objectifs clairs et précis pour un travail rigoureux et de qualité, afin que vos clients s’en retrouvent plus satisfaits ;
- Vous tirez le meilleur parti de vos ressources et évitez de les gaspiller inutilement ;
- Vous impliquez et motivez davantage vos équipes en donnant du sens à ce qu’ils font et en facilitant leur collaboration à travers un plan d’actions réaliste ;
- Vous maîtrisez vos budgets et vos échéances grâce à une bonne planification ;
- Vous gérez bien vos risques ainsi que le changement et pouvez intervenir dès que nécessaire en suivant attentivement l’avancement de vos équipes ;
- Vous prenez de meilleures décisions, et ce, plus rapidement ;
- Vous tirez des leçons de votre expérience pour mieux appréhender vos projets dans le futur ;
- Vous vous montrez plus transparent (avec vos clients et avec vos équipes), grâce à une communication plus efficace.
Mais, vous vous en doutez, la gestion de projet peut aussi rencontrer quelques limites :
- Malgré tous vos efforts, il y aura parfois un écart trop conséquent entre la demande du client et ce dont vous êtes capable avec les ressources dont vous disposez ;
- Vos estimations peuvent s’avérer imprécises, mais pour pallier cela, nous vous recommandons de toujours fonctionner avec une petite marge ;
- Selon le projet, une gestion classique ne sera pas toujours adaptée et il vous faudra revoir votre manière de fonctionner.
2. Une mauvaise planification (est la planification d'un échec)
La planification est parfois considérée comme une activité secondaire, une chose qui doit être faite mais qui n'a aucune valeur ajoutée. Mais si vous ne parvenez pas à définir précisément le périmètre, les responsabilités et le calendrier de votre projet, vous aurez de sérieux problèmes par la suite. Sans un bon plan d'actions, vous risquez :
- Un manque de soutien de la part de l'entreprise
- Un manque de ressources et de temps
- Le non-respect des délais
- Des membres de l'équipe ou des clients mécontents
3. Passer à côté de certaines informations
Combien de budget vous reste-t-il ? Qui est responsable de quoi ? Êtes-vous toujours dans les délais pour pouvoir tenir vos échéances ?
Chacun de nous appréhende les silences embarrassants lors des réunions sur l'évolution du projet ou, pire encore, de parler du mauvais projet au mauvais client. Au minimum, le fait de ne pas en connaître les détails n'inspire pas confiance. Au pire, tout votre projet s'écroule.
4. Utilisation des mauvais outils
Les chefs de projet utilisent souvent plusieurs outils pour faire le suivi des tâches, des membres de l'équipe, des livrables et de l'état d'avancement. Cependant, dans de nombreux cas :
- Votre logiciel n'est pas assez souple pour vous accompagner dans la gestion de votre projet
- Sa complexité vous ralentit
Le résultat peut vous sembler sans queue ni tête.
5. Manque de surveillance et de contrôle
Supposons que vous avez commencé à travailler sur un projet et créé un calendrier solide, mais vous ne mettez jamais votre planning à jour. Il ne vous faudra pas longtemps pour en perdre la vision d'ensemble car :
- Les échéances ont changé
- Les activités ont été interverties
- Les ressources ont été réaffectées
Pour que tout se déroule comme prévu, vous devez effectuer des contrôles réguliers et faire les changements qui s'imposent. Vous devez donc également faire des points réguliers avec votre équipe pour voir comment éviter que le projet ne prenne du retard.
6. Manque de gestion des risques
Chaque projet étant unique, l'imprévisibilité devrait toujours être considérée comme un facteur inhérent. La qualification et la quantification de ce facteur, l'anticipation proactive de ce qui pourrait mal tourner et votre réaction si cela arrivait s'appelle la « gestion des risques ». Et oui, cela fait également partie du travail d'un chef de projet.
7. Modifications du périmètre (ou dérive des objectifs / Scope Creep)
Scénario classique : une partie prenante du projet demande un « petit changement » ou un « ajout mineur » au périmètre. Si petit, en fait, que vous ne pensez pas que le budget ou les délais en seront affectés. Pas vrai ? Faux !
Chaque projet est un équilibre fragile entre les éléments de la « triple contrainte » : objectif, délai et coût. Sachez que la modification de l'un de ces facteurs affecte aussi automatiquement l'un des deux autres (ou les deux) : si l'objectif change, les délais sont reportés ou le coût de votre projet augmente.
7 étapes pour créer un plan de projet parfait
Voici la liste des étapes clés auxquelles vous devez réfléchir lors du lancement de votre prochain projet :
1. Documentez le périmètre de votre projet
C'est là que l'on commence à s'amuser. Lors de la première étape, vous devez rencontrer toutes les parties prenantes pour discuter des besoins, attentes et critères d'évaluation du projet. Ceci inclut :
- Le périmètre
- Le budget
- Le calendrier
Documentez ces informations dans votre plan de projet pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde et réduire ainsi les risques d'une mauvaise communication onéreuse.
CONSEIL : Faites des petites promesses mais une grande réalisation. Ne vous arrêtez pas au besoin déclaré par les parties prenantes et essayez d'identifier le bénéfice sous-jacent qu'elles recherchent. Votre projet doit atteindre ce objectif-là.
2. Découpez votre projet en phases, jalons et tâches
Vous devez ensuite définir le calendrier de votre projet. Quelles sont les premières tâches clés auxquelles vous allez vous attaquer et quelle est la toute dernière de votre liste ? Des petites tâches multiples liées les unes aux autres peuvent être regroupées en jalons plus importants. Le découpage d'un projet en petits lots facilement réalisables évite à votre équipe de se sentir dépassée et permet une exécution en douceur.
3. Faites une estimation des ressources nécessaires
Combien de personnes vous faut-il pour votre projet et quelles ressources sont nécessaires ? Faites une liste aussi réaliste que possible : vous ne devez ni faire des folies, ni sous-estimer votre besoin. Les deux mettraient en péril le calendrier et le budget de votre projet.
4. Assemblez vos ressources
Une fois que vous avez identifié les ressources nécessaires, le moment est venu de recruter les bonnes personnes. Assurez-vous que chacun a les outils adaptés au travail à faire. Il vous faut maintenant commencer à regrouper et organiser correctement les différentes parties du projet.
5. Reliez les tâches les unes aux autres
Avant de commencer à planifier votre projet, vous devez d’abord identifier les tâches qui dépendent les unes des autres. En d'autres termes : quelles tâches doivent être effectuées avant de pouvoir commencer la suivante ? Il existe quatre types de dépendance :
- Fin-début : la tâche A doit être terminée pour pouvoir commencer la tâche B.
Exemple : Avant de commencer à construire une route (tâche B), vous devez d'abord acheter un terrain (tâche A). - Début-début : la tâche A doit être commencée pour pouvoir commencer la tâche B.
Exemple : Avant de commencer à poser l'asphalte (tâche B), vous devez commencer à excaver la route (tâche A). - Fin-fin : la tâche A doit être terminée pour pouvoir terminer la tâche B.
Exemple : Avant de commencer à appliquer la peinture de marquage routier (tâche B), vous devez d'abord poser l'asphalte (tâche A). - Début-fin : la tâche A doit être commencée pour pouvoir terminer la tâche B.
Exemple : Avant de commencer à appliquer la peinture de marquage routier (tâche B), vous devez commencer à excaver la route (tâche A).
6. Etablir un échéancier
Rassemblez toutes les informations recueillies lors des étapes 2 et 5 et commencez à regrouper les activités sur un calendrier. Prenez toutes les tâches et les jalons relatifs à chaque phase du projet et ordonnez-les dans un planning précis. Fixez des échéances strictes pour les principaux jalons et livrables.
CONSEIL : Si tout est important, alors rien ne l’est. La définition des priorités est le facteur clé de réussite pour cette phase de votre projet. Si vous avez du mal, utilisez la matrice d'Eisenhower pour classer les activités selon leur urgence et leur importance.
7. Enregistrez absolument tout
On ne dira jamais assez à quel point il est important de documenter chaque détail. Chaque membre de l'équipe projet doit pouvoir, à tout moment, vérifier le statut de chaque tâche, jalon ou livrable dont il est responsable. Et n'oubliez pas non plus de faire un suivi des heures travaillées. Cela vous permettra de mieux estimer les échéances et les budgets lorsque vous aurez des projets similaires à réaliser à l'avenir.
Créez votre propre plan de projet
Ne sous-estimez pas la planification d'un projet, mais ne la craignez pas non plus : il suffit de réunir les différents éléments et de les placer sur un calendrier réaliste. Que vous soyez un chef de projet par passion ou fraîchement débarqué par hasard : le cadre ci-dessus fonctionnent pour tous les chefs de projet ou secteurs d'activité.
Méthodologies pour la gestion de projet
Au fil des années, diverses méthodes ont été éprouvées pour mener à bien un projet. Voici les plus courantes, par ordre d'apparition :
La méthodologie de la cascade est séquentielle. Explication : chaque phase ou tâche d'un projet suit tout simplement la précédente. Tout d'abord, vous identifiez les besoins relatifs au projet, puis vous élaborez la conception, vous développez la solution, vous la testez et vous la mettez en œuvre, puis vous passez à la phase maintenance. Il n'y a aucun chevauchement.
Adapté pour : les projets avec des besoins clairs ou peu de changements à prévoir (dérive des objectifs / Scope Creep)
À éviter si : vous ne savez pas vraiment où le projet vous mènera, et si les besoins ne sont pas très clairs dès le départ.
Agile
La méthodologie Agile vous permet de rester flexible et de vous adapter à l'évolution des besoins. Vous devez travailler de manière itérative sur de courtes périodes d'activité intense appelées « sprints ». Le temps de travail est limité et l'équipe doit effectuer le plus de choses possibles sur cette période de temps fixe, avant de passer à la partie successive du projet.
Adapté pour : les projets pour lesquels vous voulez obtenir les premiers résultats rapidement et avancer de manière itérative
À éviter si : vous travaillez dans un contexte traditionnel ou si vous êtes habitué aux gros projets (car il vous sera plus difficile d'évaluer les délais nécessaires avec une approche Agile)
Scrum
La méthodologie Scrum est basée sur l’approche Agile, mais avec une simplification maximale de la gestion de projet. Des tâches peuvent se chevaucher et des modifications doivent être apportées tout au long du processus. La méthode Scrum est essentiellement une séquence de sprints. Avant chaque sprint, vous vérifiez les nouvelles exigences éventuelles exprimées par les parties prenantes.
Adapté pour : les projets d’amélioration itérative, par exemple le développement de produits
À éviter si : les exigences ne peuvent être modifiées ou si votre entreprise ne souhaite pas s'adapter et respecter totalement cette méthodologie
Logiciel de gestion de projet
Heureusement, Il y a bien longtemps que nous avons quitté le monde de la planification ad-hoc ou des calendriers de projet faits main et très détaillés. La naissance d'Internet ayant entraîné le développement de différentes ressources utiles, nous avons désormais un large éventail de logiciels de projet pour nous accompagner dans notre travail.
Mais pourquoi ces outils sont-ils si utiles ? Quels bénéfices apportent-ils par rapport aux méthodes de gestion de projet plus traditionnelles ?
Les bénéfices d'un logiciel de gestion de projet
Les principaux bénéfices liés à l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet sont :
- Une approche standardisée de la gestion de projet
- Des décisions plus éclairées
- Une allocation optimale des ressources
- L'amélioration de la gestion des tâches et de la visibilité
- Une optimisation de la gestion des risques, des prévisions et de la budgétisation
- Une économie de temps et d’argent
- Un travail d'équipe efficace
- L'amélioration de la satisfaction client
Les outils de gestion de projet vous permettent de centraliser l'information, faire le suivi des tâches planifiées, mieux évaluer la charge de travail et vous adapter sans perdre de vue l'objectif. Mais parmi toutes les fonctionnalités qu’ils offrent, lesquelles sont vraiment nécessaires ?
8 Fonctionnalités indispensables d'un logiciel de gestion de projet
Planification
La fonction de planification est le cœur même de votre logiciel de gestion de projet. Votre logiciel doit vous permettre de faire le suivi des tâches planifiées et des échéances. Un agenda partagé par l'équipe peut également s'avérer un atout important, tout comme les notifications automatiques à l'approche des échéances.
Des outils plus sophistiqués vous permettent de répartir les tâches et les responsabilités entre des membres spécifiques de l’équipe, tout en tenant compte de la répartition de la charge de travail et du calendrier.
Gestion des tâches
La gestion des tâches est une fonctionnalité de base de la plupart des outils de gestion de projet. Un bon gestionnaire de tâches vous permet de diviser les projets en jalons et tâches, puis de les relier aux échéances et aux budgets. Des outils plus perfectionnés proposent même le « chemin critique » : l’ordre dans lequel les tâches doivent être exécutées pour que le projet avance.
Collaboration et communication
Une communication rapide est le facteur clé de réussite d'un projet. Les outils de gestion de projet bien conçus servent de noyau central pour les données de base et l'ensemble des informations relatives au projet.
Certains facilitent également le partage d'informations avec les clients. Ceci peut être un moyen simple d'offrir à votre client une certaine transparence sur l'avancement de votre projet, sans perdre de temps à planifier régulièrement des réunions.
Rapports d'analyse
Les rapports d'analyse et statistiques sont un excellent moyen de bien comprendre les projets antérieurs ou en cours. Pourquoi avez-vous dépassé le budget ? Pourquoi n'avez-vous pas respecté l'échéance ? Ces informations vous aident à tirer des leçons et à améliorer vos méthodes de travail.
Gestion du budget et des ressources
Les meilleurs outils offrent des fonctionnalités spécifiques à la gestion des ressources. Grâce à sa vue d'ensemble des réservations de salle de réunion, des ressources planifiées et utilisées, et de ce que tout cela coûte, ce type de logiciel vous permet de respecter votre budget, d’éviter les doubles réservations et les pénuries de ressources.
Feuilles de temps
Les fonctionnalités de suivi du temps vous indiquent les tâches ayant nécessité le plus de temps pendant le projet, ce qui améliorera vos futures estimations des coûts et des délais. De nombreux outils offrent un suivi du temps basique. Cependant, la possibilité de définir différents taux horaires ou d’ajouter automatiquement des heures facturables à votre facture peut vous faire économiser de nombreuses heures de travail.
Accès mobile
L'application mobile, qui est souvent une version allégée de l'outil de gestion de projet en ligne, offre un accès à distance aux membres de l'équipe en déplacement ou aux personnes travaillant sur le terrain. Vous êtes donc en mesure de mettre à jour des tâches ou des jalons au pied levé, de suivre et créer des factures en fonction des heures travaillées, et de faire en sorte que votre équipe ait toujours les dernières infos, où que vous soyez.
Intégrations
En dehors du logiciel de gestion de projet, votre équipe et vous-même utilisez d'autres outils tels que les emails et agendas personnels, en passant par les applications CRM. La possibilité de les connecter à votre logiciel de gestion de projet apporte plus de transparence, avec des informations facilement accessibles et moins de silos de données.