Outil de gestion de projet : tout savoir !

• Outil de gestion de projet : définition
• Teamleader Focus : un outil de gestion de projet stratégique
• Les 8 fonctionnalités majeures de notre logiciel de gestion de projet
• Quand un outil de gestion de projet devient-il nécessaire ?
• 3 bonnes raisons de recourir rapidement à un outil de gestion de projet
• Comment choisir le bon logiciel de gestion de projet ?
• Top 5 des meilleurs outils de planification de projet
• Questions fréquentes relatives aux outils de gestion de projet

Les récentes avancées technologiques, alignées sur les besoins des entreprises, ont fait émerger plusieurs outils de gestion de projet sur le marché. Toutefois, toutes les solutions ne se valent pas !

Aujourd’hui, si Teamleader se démarque, c’est parce qu’il combine plusieurs fonctionnalités. En effet, outre la gestion des projets, il propose aussi un CRM performant et un système de facturation et de devis largement automatisé… sans oublier le suivi des flux financiers !

En matière de simplicité et de flexibilité, notre outil de gestion de projet place donc la barre haut.

Vous pouvez effectivement :

Reconnaître un bon outil de gestion de projet n’est pas forcément simple pour les entreprises qui sont peu familières avec ce concept. Voici donc quelques fonctionnalités parmi les plus utilisées, si vous souhaitez déployer votre activité !

1. Planification

Cette fonctionnalité constitue la base d’un logiciel de gestion de projet, de manière à suivre et à améliorer l’avancement de vos tâches. Vous pouvez ainsi voir quels sont vos délais, si vous les respectez et s’il existe des risques, afin de prévenir les mauvaises surprises. Pour aller plus loin, nous vous permettons de partager votre calendrier avec les membres de vos équipes, mais aussi de paramétrer des notifications automatiques à l’approche de vos échéances de jalons.

2. Gestion des tâches

Que seraient les outils de planification de projet sans gestion des tâches ? Celle-ci consiste à subdiviser vos projets en étapes intermédiaires, auxquelles il vous faudra allouer vos ressources et fixer une échéance. Ce jalonnement est même indispensable.

Teamleader inclut bien entendu ce module, mais notre outil ne s’arrête pas là. Pour vous épauler au maximum, il vous propose également la mise en place d’un chemin critique, correspondant à la succession idéale des tâches.

Grâce à cela, optimiser votre rentabilité n’aura jamais été aussi simple !

3. Collaboration et communication

La réussite de vos projets dépend grandement de la qualité de votre communication et de vos collaborations. Justement : les outils de planification de projet sont indispensables pour centraliser les données et les rendre accessibles à tous !

Vous n’aurez donc plus à courir après les informations et à créer des doublons : tout est réuni en un seul emplacement, et régi par une gestion des accès personnalisée.

Vous gagnerez donc du temps et parlerez le même langage, au sein de votre entreprise !

4. Rapports et analyses

Afin de poser un œil objectif sur vos performances et de discerner quels sont les axes améliorables, les rapports d'analyse et les statistiques sont extrêmement utiles.

Ils vous permettront de comprendre en profondeur ce qui marche et ce qui doit être réétudié, pour faire toujours mieux !

5. Gestion de la capacité et du budget

Les modules de gestion des ressources font partie des piliers des outils de planification de projet. Grâce à eux, vous pouvez affecter votre personnel aux tâches que vous aurez définies, et maîtriserez nettement mieux votre capacité !

Vous ne serez donc jamais à court de travailleurs, et pourrez également lisser la charge selon les responsabilités et compétences de chacun.

6. Suivi du temps de travail

Il est indispensable de savoir combien de temps vous prend chaque tâche, afin de fixer des prix justes et d’améliorer votre planification. Selon les outils de gestion de projet utilisés, il est justement possible de connaître en moyenne le temps passé sur chaque phase d’un projet, dans l’optique de réaliser des estimations réalistes et rentables.

Chez Teamleader Focus, justement, nous vous permettons d’enregistrer votre temps passé sur telle ou telle tâche !

7. Application mobile

Les chefs de projet savent à quel point il est intéressant de pouvoir suivre leurs missions, y compris lorsqu’ils ne sont pas au bureau. Une application mobile est alors idéale afin d’accéder à ces informations cruciales, et ce, même en déplacement !

Cela vous aide à maintenir un contact avec vos équipes, tout en visualisant l’avancement de vos projets et en suivant la facturation de vos tâches.

8. Intégrations

Un bon outil de gestion de projet permet également une intégration avec vos outils favoris, afin de simplifier la conduite du changement ! Boîtes mail, calendriers, logiciels de traitement de texte, CMS… Toutes vos données sont ainsi exploitables à tout moment et partout, pour gagner du temps et faciliter la vie de vos équipes.

Les petites entreprises, tout comme les entrepreneurs en herbe, se satisfont souvent de fichiers Excel et de leur instinct pour suivre leurs projets. Cependant, il arrive souvent un moment où cette façon de faire n’est plus tenable.

Un outil de gestion de projet peut donc se révéler indispensable lorsque :

• Vous suivez plusieurs projets en parallèle ;
• Vous embauchez du personnel et collaborez avec divers employés ;
• Vous émettez des devis et factures à un grand nombre de clients ;
• Vous manipulez des montants élevés et avez besoin de sécuriser votre activité…

Plus concrètement, notre étude Agency Benchmark révèle qu’un logiciel de gestion de projet devient incontournable lorsqu’il n’est plus possible de garder une vue d’ensemble de son activité.

De manière générale, ce seuil est atteint à partir d’une vingtaine de salariés.

Nous l’avons évoqué : le marché regorge aujourd’hui d’outils de planification de projet, plus ou moins adaptés aux besoins des entreprises. Faire le bon choix nécessite donc de répondre à un ensemble de questions, telles que :

• Combien de personnes utiliseront votre outil de gestion de projet ?
• De quel niveau de sécurité de données avez-vous besoin ?
• Avec quels outils souhaitez-vous pouvoir l’associer ?
• Quel degré de planification désirez-vous atteindre ?
• Quelle est l'importance de la gestion et du stockage des documents ?
• Envisagez-vous d’utiliser ce logiciel de gestion de projet à distance ?

Une fois que vous aurez cerné précisément votre besoin, il vous sera possible de choisir l’outil proposant les fonctionnalités requises.

Si vous êtes en quête d’un logiciel de gestion de projet efficace, reconnu sur le marché et qui vous permette de véritablement propulser votre activité, voici notre top 5 des plus fiables :

1. Teamleader Focus

Si Teamleader Focus se démarque aujourd’hui parmi les outils de gestion de projet, c’est en raison de son aspect tout-en-un. En effet, par-delà la simple visualisation de votre avancement, il vous permet également d’étoffer et de mettre à jour votre CRM, en lien direct avec votre système de facturation ! En somme, il vous permet de :

• maîtriser votre activité depuis un seul et même outil ;
• rester connecté partout et à tout moment grâce à notre application mobile ;
• gérer vos tâches et projets de manière intuitive ;
• facturer en quelques clics, à partir d’une feuille blanche, d’un devis ou d’une feuille de temps ;
• communiquer et collaborer aisément, via une interface ergonomique ;
• profiter de rapports précis, afin de prendre les meilleures décisions pour votre entreprise ;
• gérer votre budget, votre capacité et votre planification aisément ;
• suivre vos temps réellement prestés, pour générer des factures ;
• intégrer la solution à vos outils de prédilection, pour une prise en main simplifiée ;
• visualiser l’état de santé de votre entreprise en temps réel…

C’est donc toute votre activité que vous pouvez maîtriser, à l’aide d’un unique logiciel de gestion de projet !

2. Trello

Trello fait partie des outils de planification de projet s’appuyant sur le système Kanban, afin de vous aider à visualiser votre avancement. Ses tableaux de bord, sur lesquels les équipes peuvent interagir au moyen de cartes colorées, sont idéaux pour générer des sprints et travailler ensemble.

Il ne reste plus qu’à trier les notes par ordre de priorité, pour avancer de façon claire et conjointe ! De plus, cet outil propose des intégrations intéressantes vers un vaste panel de logiciels.

Cependant, s’il est extrêmement simple d’utilisation, le revers de la médaille n’est pas à prendre à la légère : un certain nombre de fonctionnalités sont effectivement manquantes, ce qui peut être un frein de taille !

3. Asana

Asana est une solution de gestion de projet parmi les plus prisées, dans la mesure où elle permet une gestion approfondie des tâches et projets, le tout, dans un univers se voulant hautement collaboratif. Les échanges sont simplifiés, l’avancement des missions est clairement visible, et les responsabilités peuvent être facilement distribuées parmi les membres de vos équipes.

4. Basecamp

Basecamp, lui aussi, est connu comme étant un logiciel de gestion de projet articulé autour de la collaboration digitale. Messagerie, affectation des tâches, avancement et respect des échéances… Tout est pensé pour que vous échangiez via un unique support.

Cependant, l'outil est moins pertinent si vous devez gérer simultanément plusieurs projets. Il n'est pas non plus possible de suivre son temps, de définir des jalons et des priorités, ni d'attribuer des tâches à plusieurs utilisateurs.

5. JIRA

Originellement, JIRA a été mis en place dans le but de suivre les bogues et problèmes en tout genre. Suite à de nombreuses évolutions, il fait aujourd’hui partie des outils de prédilection des managers agiles et équipes produits, souhaitant maîtriser leur activité sur le bout des doigts. En dépit d’une prise en main jugée assez complexe, JIRA vous permet de créer des scrum boards, de fixer des priorités et de travailler sur vos projets de façon collaborative.

Au fil de votre activité, créez des tickets et affectez-les aux membres souhaités, afin d’avancer efficacement !