Facturen
Een factuur is veruit het belangrijkste document voor je bedrijf. Enerzijds bewijst het dat je een dienst of product hebt geleverd, anderzijds zorgt het ervoor dat je daar ook voor betaald wordt.
Al biedt een factuur op zich natuurlijk geen garantie op betaling. Wist je bijvoorbeeld dat één op de tien facturen te laat wordt betaald? of dat elke ondernemer jaarlijks 2,6% van de omzet verliest aan niet-betaalde facturen?
Dat kan dan weer voor ernstige financiële problemen zorgen. Want geld dat je als ondernemer niet op tijd binnen krijgt, is geld dat je uiteraard ook zélf niet kan uitgeven (of investeren!).
Daarom schreven we deze handige gids. Om je te helpen de perfecte factuur op te stellen, en om je wegwijs te maken in wat facturatie nu precies inhoudt.
Met Teamleader Focus factureer je foutloos en snel.
Snel facturen maken, ze opvolgen en je inkomsten voorspellen. Met Teamleader Focus is factureren een fluitje van een cent. Werk met sjablonen, start vanuit een offerte, project of tijdregistratie en koppel met je boekhoudpakket.
Doel van een factuur
1. Ontvang geld voor je werk
Voor elke factuur ontvang je inkomsten, waardoor je je bedrijf draaiende kan houden.
2. Ken je cijfers tot in het kleinste detail
Hou je in- en uitgaande facturen bij in één systeem om exact te weten hoeveel je onderneming opbrengt en uitgeeft. Zo maak je ook het opstellen van je belastingsaangifte een pak eenvoudiger.
3. Wees transparant over je aangerekende diensten en producten
Geef een duidelijk overzicht van je diensten en producten en splits ze op zodat je klanten exact weten waarvoor ze betalen. Je spaart op die manier ook tijd uit, en vermijdt misverstanden.
4. Gebruik je factuur als je handelsmerk
Een factuur is de ideale manier om het imago van je bedrijf op te bouwen. Onderscheid jezelf van anderen door je logo, belangrijke bedrijfsinformatie en een link naar je sociale media-kanalen toe te voegen.
Algemene voorwaarden op je factuur
Veel bedrijven kiezen ervoor om op de achterzijde van een factuur de algemene voorwaarden mee te sturen. Dit is géén wettelijke verplichting. Meer zelfs: je algemene voorwaarden toevoegen aan je factuur kan in veel gevallen tot discussies leiden. Zowel consumenten als bedrijven kunnen stellen dat ze eerder deze voorwaarden hadden moeten kunnen inkijken, en dat ze bijgevolg niet geldig zijn.
Daarom moet je altijd je algemene voorwaarden vermelden op je offerte (voor het product en/of de dienst geleverd wordt). Voor B2B-transacties volstaat het ook om naar de algemene voorwaarden op je website te verwijzen. Dit geldt niet voor B2C-transacties: hier moet je de algemene voorwaarden integraal toevoegen aan je offerte.
Opmerking: als je je algemene voorwaarden nog eens vermeldt op je factuur, zorg er dan voor dat ze overeenstemmen met de voorwaarden op je eerste offerte. Dit helpt onduidelijkheden en discussies achteraf vermijden.
Verschillende soorten facturen
Standaardfactuur
Een basisfactuur die alle basisinformatie bevat en gebruikt kan worden voor verschillende transacties in verschillende sectoren.
Gebruik: heel vaak
Commerciële factuur
Een speciale factuur voor buitenlandse handel wanneer goederen van het ene land naar het andere worden verzonden. Dit soort factuur bevat contactgegevens van de koper en verkoper, verkochte items, de kostprijs van de items en de belastingen die verschuldigd zijn. Dit type heeft ook speciale kenmerken, zoals het carrier-identificatienummer, land van herkomst, een geharmoniseerde code voor elk artikel en een verklaring dat elke factuur authentiek is.
Gebruik: minder vaak, enkel geschikt voor douaneaangifte wanneer een product de internationale grenzen oversteekt
Periodieke factuur
Factuur die periodisch verstuurd wordt bij een zekere vooruitgang van een groot project, zodat het bedrijf werknemers tijdens de werken kan betalen.
Gebruik: vaak gebruikt in de bouwsector voor werken die lang duren en duur zijn (bv. de bouw van een huis)
Timesheet
Speciaal type factuur dat vaak wordt gebruikt door service-professionals die betaald worden op basis van hun werkuren, en dus uren aanrekenen in plaats van een product.
Gebruik: voor servicegerichte bedrijven (consultancy-bureaus) die diensten aanbieden op basis van tijd
Recurrente factuur
Deze facturen worden periodiek opgesteld, vaak op het eind van de maand.
Gebruik: meestal in de verhuursector (bv. voor gereedschap, de huur van een kantoorruimte, ...)
Pro-formafactuur, offerte of kostenraming
Invoice that gives an idea to the buyer abouts the cost of products and services and can be typically used as a commitment by the seller to deliver certain goods or Factuur die de koper een idee geeft van de kost van een product of dienst. De verkoper gebruikt dit soort factuur doorgaans om bepaalde goederen of diensten tegen de geschatte prijs te leveren. Het kan ook een aanbetaling zijn ten opzichte van het geschatte projectbedrag.
Facturatie op basis van waarde
Facturen gebaseerd op de diensten voor de klant, of de waarde daarvan. Het bedrag van die factuur hangt af van de hoeveelheid werk geleverd aan de klant in plaats van de tijd die het kost om een project te voltooien.
Gebruik: wanneer je de waarde van een dienst of product op voorhand kan bepalen
Facturatie op basis van een vaste prijs
Deze factuur is het best geschikt voor projecten met duidelijk omschreven verwachtingen, en helpt je een vaste prijs voor dat project te berekenen.
Gebruik: typisch voor kmo's of freelancing-diensten
Facturatie op basis van tijdsregistratie
Facturatie op basis van een vast uurtarief en het aantal uren dat aan een project is gewerkt. De gouden regel bij dit type facturen is om je werk niet te onder- of overschatten.
Gebruik: creatieve jobs waarbij je niet zeker weet hoeveel tijd het zal kosten om een project te voltooien
Facturen maken met Word of Excel
1. Open Word of Excel en kies voor 'Nieuw bestand' ('Bestand' --> 'Nieuw').
Je kan van nul beginnen en zelf je layout kiezen, of één van de bestaande templates kiezen, zoals 'Factuur' of 'Handelsfactuur'.
2. Voer je bedrijfsgegevens in en de producten of diensten die je levert.
3. Voer je klantgegevens in, het factuurnummer, de datum en eventueel een onderwerp.
Zorg ervoor dat je geen wettelijk verplichte elementen vergeet!
4. Voeg de totalen toe en controleer de bedragen.
5. Sla het bestand op, verstuur het naar je klant en bewaar het (indien van toepassing) in je boekhoudprogramma.
Het voordeel bij Excel is dat je formules kan gebruiken om totalen of de verschuldigde btw te berekenen. Als je telkens van hetzelfde template vertrekt, hoef je deze bedragen niet steeds opnieuw uit te rekenen.
Zodra je factuur opgesteld is, kan je ze uitprinten en opsturen per post, of gewoon digitaal versturen via e-mail.
Elektronische facturatie (e-invoicing)
"Italië is de eerste EU-lidstaat die elektronische facturatie verplicht maakte. Er wordt gezegd dat andere landen zoals Spanje, Griekenland en Frankrijk waarschijnlijk snel zullen volgen."
Hou er rekening mee dat klanten een elektronische factuur altijd kunnen weigeren. Als een klant een papieren versie verkiest, mag dat niets extra kosten - als bedrijf mag je de prijs van je product of dienst niet verhogen omdat je klant een elektronische factuur weigerde. Je kan wel een speciale korting aanbieden aan klanten die voor elektronische facturen kiezen.
Ontdek meteen hoe je eenvoudig een digitale factuur maakt.
Als je ervoor kiest om elektronisch te factureren, blijft een belangrijke vraag: waarom kiezen voor een online facturatietool, en niet voor alom bekende programma's als Word en Excel? Wel: aangezien ze niet bedoeld zijn als facturatieprogramma, ontdek je al snel hun nadelen. Denk maar aan:
- Het opvolgen van facturen en betalingsherinneringen
- Elke volgende factuur die je maakt en het manuele werk dat daarbij komt kijken
En je templates in je eigen huisstijl die je aanmaakte in Word of Excel? Die importeer je gewoon in enkele klikken in je facturatiesoftware.
Voorbeeld van een factuur
Op zoek naar een aantal voorbeelden van goede facturen? Op factuur-voorbeeld.be kan je 3 voorbeelden downloaden waar je meteen zelf mee aan de slag kan!
Disclaimer
deze pagina dient louter ter informatie, en dient niet gebruikt te worden als juridisch, fiscaal of financieel advies. Hou er rekening mee dat de wetgeving rond facturatie onderhevig is aan wijzigingen en van land tot land kan verschillen.