Facturatie

Een factuur is een overzicht van geleverde goederen of diensten, en hun prijs. Een factuur verplicht een aankoper om te betalen, daardoor is het een schuldvordering (het saldo dat klanten verschuldigd zijn aan een bedrijf voor geleverde goederen of diensten). Om wettelijk geldig te zijn moet een factuur aan bepaalde voorwaarden voldoen - dat lees je bij 'Inhoud van een factuur'.

Kortom, een factuur is een schriftelijke bevestiging van de overeenkomst tussen de aanbieder en de koper met een lijst van de goederen of diensten, inclusief de kosten.

Facturatie is dan weer een verzamelnaam voor het versturen en behandelen van al je facturen of rekeningen. Bij een onderneming gaat het zowel om uitgaande facturen (facturen die je verstuurt naar klanten) als binnenkomende facturen (facturen die je ontvangt van leveranciers).

In Europa zijn facturen wettelijk verplicht voor btw-doeleinden, bij:

• De meeste transacties tussen bedrijven (Business-to-Business)
• Bepaalde* transacties tussen bedrijven en particulieren (Business-to-Consumer)

*Bedrijven moeten in bepaalde gevallen een factuur leveren aan niet-belastingplichtigen (meestal particulieren): bij verkoop op afstand indien belastbaar in een ander EU-land, en voor nieuwe vervoermiddelen die worden geleverd aan een ander EU-land.

Facturen dienen als noodzakelijke documenten voor:

• je boekhouding, omdat ze al je verkooptransacties registreren
• je verkoopproces, omdat ze aantonen hoeveel geld je verdient
• juridische doeleinden, omdat ze een overeenkomst met je klant aantonen. Een factuur nodigt een schuldenaar ook uit tot betaling.
• belangrijke bewijsdocumenten bij betalingsproblemen, zoals achterstallige of ontbrekende facturen. Je kan deze opvolgen met formele acties, zoals betaalherinneringen via e-mail of een derde partij inschakelen die de schulden voor jou int.
• fiscale doeleinden om al je inkomsten voor elk jaar goed te rapporteren.

Onderdelen

In de regel bestaat elke factuur uit drie onderdelen:

1. Een factuurkop
2. Factuurregels
3. De factuurvoet

De kop bevat wettelijk verplichte elementen zoals je adres. De andere verplichte elementen vind je hieronder terug. In de factuurregels plaats je de goederen en/of diensten die je aan je klant hebt geleverd, waarbij je ook de prijs vermeldt. In de factuurvoet vermeld je:

1. Het nettobedrag (bedrag zonder btw)
2. Het btw-percentage en -bedrag
3. Het totaalbedrag
4. De betalingstermijn
5. De betaalmogelijkheden

Een factuur opstellen kan op verschillende manieren. Wel zijn er enkele onmisbare elementen die elke factuur moet bevatten om wettelijk geldig te zijn:

1. Het woord 'factuur' moet je bovenaan duidelijk vermelden als titel
2. Een datum en volgnummer: gebruik een verschillend nummer voor elke factuur
3. Het volledige adres van beide partijen
4. Betalingsgegevens: je bankrekeningnummer of PayPal-gegevens
5. Je btw-nummer (of ondernemingsnummer)
6. De leveringsdatum
7. Een beschrijving van de aard en hoeveelheid van goederen en/of diensten zodat je klanten exact weten waarvoor ze betalen:
   1. De verschillende onderdelen van een project of producten en de eenheidsprijs voor elk onderdeel
   2. Je uurtarief en de tijd die je spendeert aan elk onderdeel van een project
   3. Het btw-tarief en -bedrag
8. Het btw-tarief en -bedrag
9. Het verschuldigde bedrag exclusief btw

Gebruik je een facturatieprogramma? Dan heb je waarschijnlijk de optie om te vertrekken vanuit een bestaand template. Dit zal je ongetwijfeld tijd besparen bij het opstellen van je eerste factuur. Hoe je snel je eerste factuur maakt, ontdek je op onze blog.

Als je nog geen software gebruikt, kan je ook in Word of Excel facturen opstellen - al zal je dat meer moeite en handmatig werk kosten. Denk maar aan het opvolgen van de betaalstatus, of het versturen van betalingsherinneringen.

Waarom online factureren? Elk jaar worden wereldwijd miljoenen facturen verstuurd. Dat komt overeen met tonnen papier en duizenden bomen - zonder daarbij rekening te houden met enveloppen. Het ecologische aspect alleen al zou je dus aan het denken moeten zetten. Maar er zijn nog voordelen verbonden aan online facturatiesoftware:

1. Je hebt minder administratie
2. Je wordt sneller betaald
3. Je bespaart geld (geen papier, enveloppen en postzegels meer)
4. Facturen zijn altijd en overal beschikbaar
5. Je kan facturen makkelijker opvolgen (én er gaat niets meer verloren)
6. Je klant kan meteen online betalen

Wanneer is factureren verplicht?

Om btw te kunnen terugvorderen heb je een geldige factuur nodig. Maar belastingdiensten kunnen niet zomaar weigeren, ze moeten verder kijken dan louter wat op een factuur staat. Dus zelfs als een factuur niet alle vereiste informatie bevat, kunnen de bevoegde instanties niet zomaar je terugvordering van btw weigeren.

Als je één van de verplichte elementen op een factuur vergeet te vermelden, kan je een administratieve boete krijgen afhankelijk van het land waar je verblijft. Maar in de praktijk komen vergissingen nu eenmaal voor, en de meeste klanten hebben daar begrip voor - zolang het niet te complex wordt en niet te vaak gebeurt. Hoe dan ook - je leest er best nog eens je facturen op na voor je ze uitstuurt!

Werk je soms voor internationale klanten? De kans is groot dat je dan al van een pro-formafactuur hebt gehoord. Pro-formafacturen zijn soms verplicht voor internationale transacties (afhankelijk van het importerende land). Een pro-formafactuur lijkt op een gewone factuur, maar er zijn een aantal grote verschillen:

1. Een pro-formafactuur hoort bij zendingen waarvoor geen betaling moet gebeuren, bv. stalen en monsters, vervangonderdelen, ...) BIj een pro-formafactuur hoort dan ook geen vraag tot betaling.
2. Op een pro-formafactuur moet het woord 'pro-forma' duidelijk worden vermeld.
3. Een pro-formafactuur wordt in principe later gevolgd door een echte factuur.

Omdat een pro-formafactuur geen échte factuur is, heeft het ook niet dezelfde bewijswaarde. Een pro-formafactuur geldt enkel als bewijs tegen de uitreiker - en dus niet tegen de ontvanger.

Een voorbeeld: je stuurt een klant op aanvraag een pro-formafactuur op. Die klant kiest uiteindelijk toch voor een andere leverancier om de werken te laten uitvoeren. In dat geval kan je niet procederen wegens een onbetaalde factuur, omdat de pro-formafactuur dus geen bewijswaarde heeft naar je klant toe.

Binnen de Europese Unie stelt de btw-richtlijn dat landen zelf over de bewaartermijn voor facturen mogen beslissen. Dat betekent dat het land waar je verblijft beslist hoe lang je je facturen moet bewaren. Vaak ligt dat tussen de vier en acht jaar.

In welke taal moet je facturen aanmaken?

De EU-regelgeving stelt dat lokale belastingdiensten de vertaling van facturen kunnen eisen voor audit-doeleinden (en dat doen ze soms ook). Er zijn geen specifieke Europese regels over de taal van een factuur, dus in de praktijk mag elke landstaal gebruikt worden zolang je factuur begrijpelijk is voor je doelgroep.

Een populaire oplossing is het gebruik van tweetalige facturen: één in de lokale taal, één in het Engels. Als je ervoor kiest om in een bepaalde taal met je klant te communiceren, moet je die lijn ook doortrekken. Bijvoorbeeld: als je website in het Frans werd opgesteld, net zoals je algemene voorwaarden, kan je klant een factuur in het Frans eisen.

Een onbetaalde factuur kan verschillende oorzaken hebben. Je klant kan bijvoorbeeld ontevreden zijn over je dienst of product, je factuur kan onduidelijk zijn - of niet kloppen. Een onjuiste factuur komt natuurlijk heel onprofessioneel over. Als je handmatig facturen opstelt en geen online facturatieprogramma gebruikt, doe je er dus goed aan om zeker alle bedragen nog eens extra te controleren.

Daarnaast let je ook best op deze zaken:

1. Wacht geen week om je factuur op te stellen. Hoe sneller je klant een factuur ontvangt, hoe sneller jij je betaling kan ontvangen.
2. Stuur zodra de betalingstermijn verstreken is een betalingsherinnering.
3. Controleer indien mogelijk de kredietwaardigheid of financiële gezondheid van je klanten, bijvoorbeeld via Trends Top.

De algemene regel bij facturen is: je moet altijd binnen redelijke tijd protest aantekenen als je niet akkoord gaat met een factuur. Hoe sneller je dit doet, hoe beter. Probeer dit ten laatste een week nadat je een factuur ontvangt te doen, ook al is deze termijn niet sluitend: een rechtbank beslist zelf op basis van de omstandigheden wat die termijn is.

Tenslotte hangt die redelijke termijn ook samen met waar je precies protest tegen aantekent. Hoe complexer een factuur en hoe meer inspectie er vereist is, hoe meer tijd je hebt om te reageren. Zelfs als je factuur te laat werd geleverd door je leverancier of als je kan aantonen dat je niet beschikbaar was (ziek, reis, ...), heb je in principe meer tijd om protest aan te tekenen.

Hou er rekening mee dat de algemene voorwaarden kan specifiëren hoe lang je protest kan aantekenen. Deze voorwaarden zijn dan ook bindend; als deze periode niet te kort is, bestaat de kans dat de rechtbank zal oordelen dat beide partijen aan deze termijn gebonden zijn. Tenzij je klant een goede reden had om later te reageren.