Projectbeheer: wat is het en wat zijn de voordelen ervan?

Gelukkig heb je veel zelf in de hand. Je keuze van aanpak en tools heeft een enorme invloed op de slagingskans van je project. En dit is allemaal onderdeel van je projectbeheer. Het helpt je grip te houden op je budget, planning en communicatie zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Maar wat is projectbeheer eigenlijk? En hoe zorg je ervoor dat jouw project wél slaagt? Lees even mee. 

Projectbeheer, ook wel projectmanagement genoemd, is het proces waarbij je een project plant, uitvoert en afrondt. Het doel? Een project succesvol opleveren natuurlijk.

Dat is meteen een realiteitscheck: slechts 48% van de projecten wordt volgens het PMI als echt succesvol gezien. De rest zit ergens in de grijze zone … of mislukt volledig. Da’s niet best.

Goed projectbeheer gaat dus verder dan strak plannen en opleveren: het gaat om waarde leveren. En dat begint bij de juiste basis. Voor je projectbeheer kies je het best:

1. Een passende projectmanagementmethode
2. De juiste hulpmiddelen, waaronder een goede tool.

💡“Projectbeheer is toch helemaal geen match met creatief werk?”
Zeker wel. Maar laat je niet alleen door ons overtuigen. Ontdek hoe andere professionals kijken naar projectbeheer en creativiteit in ons e-book: Projectbeheer en creativiteit: een spreidstand?

Goed projectbeheer kan je heel veel opleveren:

1. Een beter overzicht en meer grip op deadlines en budget
   Dankzij het gestructureerde projectoverzicht kan je de voortgang van je project goed monitoren. Je weet precies of het project op schema ligt en of je binnen budget blijft. Zo is de kans op scope creep en onaangename verrassingen een stuk kleiner!
   
   Zo pak je dat aan:

• Werk met duidelijke fases en mijlpalen per project
• Koppel taken aan deadlines én verantwoordelijken
• Hou je budget en bestede uren realtime bij
• Gebruik één centrale tool, zoals Teamleader Focus, zodat je niet met verschillende versies werkt
  

2. Efficiëntere samenwerking
   Duidelijke taken en verantwoordelijkheden zorgen voor een betere onderlinge afstemming in je projectteam. Als teamleden de voortgang delen in een goede projectmanagement tool, is altijd voor iedereen duidelijk hoe de zaken ervoor staan. Dit voorkomt verwarring en onnodige vergaderingen, waardoor je teamleden efficiënter kunnen werken.
   
   Zo pak je dat aan: 

• Werk met een gedeeld takenoverzicht voor je hele team
• Gebruik statussen (nog doen, bezig, klaar) om de voortgang zichtbaar te maken
• Centraliseer communicatie per taak of project
• Vermijd losse updates via mail of chat, verzamel alle communicatie op één plek
  

3. Hogere slagingskans voor je projecten
   Je wilt je project natuurlijk succesvol afronden. Met goed projectbeheer houd je grip op de planning, het budget en de uitvoering. Knelpunten signaleer je op tijd, zodat je direct kan bijsturen. Zo vergroot je de kans dat je project binnen de gestelde deadlines en budgetten wordt opgeleverd – precies zoals gepland.
   
   Zo pak je dat aan:

• Evalueer je projecten tussentijds, niet alleen achteraf
• Vergelijk geplande vs. werkelijke uren
• Spot knelpunten vroeg via rapportages
• Stuur bij voordat deadlines in gevaar komen

💡Projecten niet op tijd of binnen budget opgeleverd? Of is het resultaat niet zoals gewenst? Ontdek de mogelijke oorzaak in: 7 redenen waarom je projectmanagement faalt.

Er zijn veel verschillende manieren om je project te beheren en allemaal kunnen ze je projectmanagement verbeteren. Welke methode je voor je projectbeheer kiest, is vooral afhankelijk van je project en de mate van flexibiliteit die nodig is. 

Zo kan je bijvoorbeeld kiezen voor: 

• Agile projectbeheer
  Dit is een flexibele (agile) aanpak, waarbij je project wordt opgedeeld in korte sprints. Tijdens iedere sprint wordt gewerkt aan het opleveren van een (deel)project. Deze werkwijze is ideaal voor projecten waarbij tussentijds bijgestuurd moet kunnen worden, bijvoorbeeld voor softwareontwikkeling. Scrum projectmanagement is een veelgebruikte vorm van agile projectbeheer.
• Waterval
  De watervalmethode is een lineaire methode waarbij de projectfasen elkaar als een waterval opvolgen. De voorgaande fase moet volledig afgerond zijn voordat je doorgaat naar de volgende. Dit wordt vooral ingezet bij projecten waarbij minder flexibiliteit nodig is.
• Lean projectmanagement
  Deze aanpak is volledig gericht op efficiëntie en het elimineren van verspilling. Lean projectmanagement is oorspronkelijk ontwikkeld in de auto-industrie, maar wordt nu breed toegepast voor projectbeheer in alle sectoren.

Leuk, al die verschillende projectbeheer methodieken. Maar waar moet je nu voor kiezen? Met de onderstaande tabel ben je daar snel uit:

💡 Meer weten? Dompel jezelf helemaal onder in de wereld van projectmanagement methoden: Scrum of Agile in projectmanagement. 

Wil je aan de slag met projectbeheer? Dan zijn er een paar stappen die je moet volgen.

• Bepaal de vier W’s: waarom, wie, wat, waar.
  Een goed begin is het halve werk. Stel daarom eerst de vier W’s vast. 
  • Waarom voer je dit project uit? Wat is de belangrijkste waarde en het doel?
  • Wat moet er precies gebeuren? Welke taken en deliverables zijn cruciaal? 
  • Wie zijn betrokken bij dit project? Wat is hun rol en verantwoordelijkheid?
  • Wanneer moet wat opgeleverd worden? Oftewel: wat is de tijdlijn van dit project?
    
• Maak de projectplanning (of je sprint backlog, als je met Scrum werkt).
  Zodra je de basis hebt bepaald, is het tijd voor een gedetailleerd projectplan. Hierin leg je onder andere vast:
  • De scope en doelstellingen van het project.
  • Concrete taken en verantwoordelijkheden.
  • Belangrijke mijlpalen, deliverables en deadlines.
  • Project milestones en verschillende projectfases.

Losse lijstjes en eindeloze spreadsheets zijn écht niet nodig voor goed projectbeheer. Er zijn tal van tools die je helpen om je projecten gestructureerd aan te pakken:

• Projectmanagement softwareKan je een project beheren in een Excel-sheet? In theorie wel. Maar in de praktijk loop je al snel tegen beperkingen aan. Denk aan een foutje in een formule of teamleden die verschillende versies opslaan … Chaos gegarandeerd. Met goede projectmanagement software zoals Teamleader Focus beheer je al je taken, deadlines en team communicatie op één plek. Dat scheelt tijd en voorkomt misverstanden.
  
• Gantt chart
  Een Gantt-chart, of strokenplanning, geeft je een helder overzicht van alle taken en tijdlijnen binnen je project. Dit helpt je om deadlines te bewaken en zorgt ervoor dat iedereen weet wie waarvoor verantwoordelijk is. Een groot voordeel? Minder losse statusupdates en dus minder meetings!
  
• Kanban-bord
  Ook een Kanban-bord biedt een visuele weergave van je werk. Waar een Gantt-chart zich richt op de planning en deadlines, draait het bij Kanban om de dagelijkse voortgang van individuele taken. Perfect om naast elkaar te gebruiken! Met een Kanban-bord zie je in één oogopslag waar elk teamlid mee bezig is. Taken worden ingedeeld in drie categorieën:
  • Backlog – gepland werk
  • Work in progress – taken waaraan gewerkt wordt
  • Klaar – afgeronde taken

Maak meteen een goede start met je projectbeheer. Met Teamleader Focus beheer je niet alleen je projecten, maar je volledige workflow op één plek.

Met Teamleader Focus:

• Werk je flexibel
  Jij bepaalt hoe je werkt. Pas je planning aan, herschik taken en speel makkelijk in op veranderingen zonder het overzicht te verliezen.
• Vermijd je dubbel werk
  Zet een goedgekeurde offerte om naar concrete taken en factureer rechtstreeks vanuit je project. Geen knip-en-plakwerk, geen losse lijstjes.
• Hou je grip op je planning
  Onvoorziene omstandigheden? Je schakelt snel, verplaatst taken en houdt deadlines onder controle.