Waarom je niet moet rekenen op Peppol uitstel

De overheid is duidelijk: 1 januari 2026 staat vast. Toch is dat goed nieuws. Want als je nu begint, heb je alle tijd om te wennen en je processen aan te passen. En je profiteert meteen van de voordelen van e-facturatie, zoals snellere betalingen en minder administratie. Het allermooiste: overstappen op Peppol is zó gedaan.

Uitstel van Peppol? Vergeet het maar. De deadline van 1 januari 2026 staat als een huis. De wet is al goedgekeurd en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 20 februari 2024. Dit is geen plan meer, maar een feit.

De reden is simpel: e-facturatie via Peppol moet de btw-kloof dichten. En ja, daar moet jij als ondernemer aan meewerken. Maar we hebben ook goed nieuws: je gaat hier absoluut de vruchten van plukken. 

Goed om te weten: een kleine groep ondernemers (niet in België gevestigd of forfaitair belast) krijgt wél uitstel tot 2028. Maar voor de overgrote meerderheid geldt: 2026 staat vast.

Ken je dat, wanneer iedereen op het laatste moment zijn belastingaangifte indient en de servers overbelast raken? Zo’n soort scenario dreigt ook bij Peppol, maar dan heeft het voor jou als ondernemer nog meer gevolgen.

Als alle ondernemers de overstap naar e-facturatie uitstellen tot het einde van het jaar, is de kans groot dat er problemen ontstaan:

• Overbelaste softwareleveranciers
  Stel je voor dat vrijwel alle ondernemers tegelijk de overstap maken. Dan schieten de supportvragen omhoog en zit je vast aan langere wachttijden en trage reacties. Niet ideaal als je zelf net snel hulp nodig hebt.
• Verstoorde cashflow
  Vanaf 1 januari 2026 is e-facturatie verplicht voor b2b-transacties binnen België. “Ouderwetse” facturen zijn dan niet meer rechtsgeldig. Gebruik je dit toch? Dan kan de btw-administratie dit beschouwen als het niet uitreiken van een factuur. Dat betekent dat je klant de btw niet mag aftrekken en het kan je een flinke boete* opleveren. En daarbij: geen factuur = geen inkomsten. Da’s niet best voor je cashflow.
• Vastgelopen processen
  Als je alles op het laatste moment moet regelen, is er geen ruimte om je processen of je team goed voor te bereiden. Overhaast overstappen zorgt ook nog eens voor een grotere kans op fouten. Zonde, want dat kan allemaal voorkomen worden door tijdig over te stappen. 

* Heb je echt je best gedaan, maar lukt het toch niet om op tijd over te stappen op e-facturatie? Geen paniek: je hoeft niet meteen te vrezen voor een golf aan boetes.

De fiscus heeft aangegeven dat er een overgangsperiode komt. Als je kan aantonen dat je inspanningen levert om over te stappen, dan is de kans groot dat je wat extra tijd krijgt. Hoe lang die periode precies duurt en welke voorwaarden eraan verbonden zijn, is nog niet duidelijk. Let op: dit betekent géén uitstel van de e-facturatieverplichting.

Ook Johan Van Steelandt, expert en lesgever in e-facturatie, benadrukt dat het wachten met de overstap naar e-facturatie risico’s met zich meebrengt: 

Begin je vandaag? Dan heb je de tijd om al je bedrijfsprocessen rustig aan te passen en je klanten te informeren over de overstap op e-facturatie.

Gelukkig is de nieuwe e-facturatie wet niet enkel een verplichting. Het heeft ook flink wat voordelen:

• Snellere betalingen → facturen worden automatisch verwerkt en dus sneller betaald.
• Minder fouten → geen handmatig overtypen meer, dus minder vergissingen.
• Fiscaal voordeel → investeringen in e-facturatiesoftware zijn tot 2028 voor 120% aftrekbaar.

Overtuigd dat wachten geen optie is? Mooi. Hier is je praktische stappenplan:

1. Check of je software Peppol-ready is
Vraag je leverancier of ze al klaar zijn voor de overstap op e-facturatie. Geen duidelijk antwoord? Overweeg dan een alternatief, zoals Teamleader. 

2. Registreer je op Peppol
Tijdens je registratie ontvang je je eigen Peppol-ID. Dit gaat meestal aan de hand van je KBO-nummer. Je Peppol-ID is een uniek nummer, dat je nodig hebt om e-facturen te kunnen versturen en ontvangen.

3. Test met een vertrouwde klant
Begin klein: test het systeem met een vaste klant die ook al bezig is met de overstap. Zo ontdek je kinderziektes op tijd, zonder stress.

4. Informeer je netwerk
Gebruik een duidelijke e-mail om je klanten en leveranciers te informeren. Deel je Peppol-ID en leg uit wat er verandert. 

Klaar! 

Dat was het al. Nu voldoe je al netjes op tijd aan de e-facturatie verplichting en kan je direct genieten van de voordelen van e-factureren. 

Zie de verplichting van e-facturatie niet als een last, maar als een kans. Met Teamleader maak je het jezelf makkelijk en haal je er direct voordelen uit. Met Teamleader: 

• Registreer je jezelf in drie klikken op Peppol
  Klik-klik-klik, klaar. Makkelijker kan het niet. En niet alleen het registreren is makkelijk, met de intuïtieve software kan iedereen uit de voeten. Zo maak je een snelle start en verstuur je binnen enkele minuten je eerste e-factuur.
• Verstuur en ontvang je ongelimiteerd e-facturen
  Er is geen limiet aan het aantal facturen dat je kan verzenden en ontvangen. Je betaalt enkel voor de software, het gebruik van e-facturatie is volledig inbegrepen. Koppel je eenvoudig met je boekhoudsoftware.
• Werk je nog slimmer
  Zet je schoenendoos vol bonnetjes bij het oud karton en koppel je boekhoudpakket. Zo worden facturen automatisch doorgestuurd en is je financiële informatie altijd up-to-date. Geen kwartaalstress meer!
• Weet altijd hoeveel binnenkomt en eruit gaat
  Je weet nu precies hoe je er financieel voor staat. Via handige rapporten krijg je realtime inzicht in je inkomsten en uitgaven. Zo hou je de financiële gezondheid van je zaak, samen met je boekhouder, eenvoudig in de gaten.

Probeer het nu twee weken zelf. Zonder te betalen, zonder kredietkaart, zonder gedoe. Beloofd.