Hoe werkt e-invoicing? Alles wat je moet weten over e-facturatie

Vanaf 2026 is e-invoicing (e-facturatie) verplicht voor alle b2b-transacties in België. Daar blijft het niet bij, want vanaf 1 juli 2030 geldt deze verplichting voor de hele EU. Maar hoe werkt e-invoicing precies? Dit is wat je moet weten:

• Papieren facturen of pdf-facturen zijn vanaf 1 januari 2026 niet meer rechtsgeldig voor b2b-transacties. 
• Je verstuurt in plaats daarvan e-facturen (ook wel e-invoices of UBL facturen genoemd). Dit zijn facturen in UBL-formaat.
• E-facturen verstuur je niet per e-mail, maar met geschikte facturatiesoftware via het beveiligde Peppol-netwerk. 
• De software van verzender en ontvanger ‘praat’ met elkaar: dankzij het UBL-formaat kunnen e-facturen automatisch uitgelezen en verwerkt worden. 
• Niet alleen jijzelf, maar ook je klanten moeten aangesloten zijn op het Peppol-netwerk om e-facturen te kunnen ontvangen. 

De overstap op e-invoicing bespaart je veel administratieve rompslomp. Maar dat is lang niet het enige voordeel. E-invoicing kan veel strategische voordelen hebben voor je bedrijf, mits je zélf het facturatieproces in de hand houdt. Laat je de keuze voor e-invoicing software over aan je boekhouder? Dan mis je een hoop voordelen. Zelf aan de slag gaan is makkelijker dan je denkt – én levert je veel tijdwinst op.

De verplichting van e-invoicing is onvermijdelijk. Maar gelukkig kan deze verplichting écht in je voordeel werken:

• Je bespaart veel tijd
  Een groot voordeel van e-invoicing: je administratie kost veel minder tijd. Je software leest de factuur uit en verwerkt ‘m meteen. Geen gedoe meer met overtypen, inboeken of fouten corrigeren. Meer tijd voor het echte werk!
  
• Je wordt sneller betaald
  Alles behalve onbelangrijk: dankzij de automatische verwerking worden facturen vlot ingevoerd. Zo blijft geen enkele factuur meer liggen en word je sneller betaald. Daar zegt geen enkele ondernemer ‘nee’ tegen.
• Het is dé kans om je bedrijf te digitaliseren
  Je kan geen e-facturen versturen of ontvangen zonder geschikte facturatiesoftware*. En als je dan toch over moet op (nieuwe) software, waarom dan niet ook meteen je offertes, planning, sales en crm digitaliseren? Het is de uitgelezen kans om al je bedrijfsprocessen grondig aan te pakken en te verbeteren.
  
  * Lees waarom je speciale software nodig hebt voor het verzenden en ontvangen van e-facturen in: ‘Alles wat je moet weten over Peppol-facturen’.
  
• Je krijgt een beter inzicht in je cashflow
  Als de inkomende facturen direct naar je boekhouder gaan, heb je geen zicht op je uitgaven. Houd je het zelf in de hand? Dan zie je in één oogopslag welke inkomende en uitgaande facturen openstaan en welke al betaald zijn. Dit geeft je meer grip op je cashflow.

Klinkt niet slecht, toch? Kies daarom zelf de software waarmee je e-invoicing regelt. Zo haal je er het maximale uit – en weet je zeker dat het bij jouw zaak past. Wij helpen je stap voor stap op weg.

Starten met e-invoicing hoeft gelukkig niet moeilijk te zijn. Want met twee simpele stappen kan je al e-factureren:

1. Kies de juiste facturatietool

Zoek een e-facturatie tool die past bij jouw bedrijf. Denk daarbij ook aan (toekomst)wensen op andere gebieden zoals: crm, planning, projecten, rapportages, ga zo maar door.

💡 Pssst. Geen idee welke tool je moet kiezen? Ons uitgebreide e-invoicing stappenplan helpt je met de keuze voor de juiste software voor je zaak: ‘Hoe begin ik aan e-invoicing? Stappenplan voor ondernemers’.

2. Registreer je op Peppol
   Heb je de juiste e-invoicing tool gevonden? Registreer je dan op Peppol voor het verzenden en ontvangen van e-facturen.

Klaar! Dat was het al. Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker. 

Ben je op zoek naar een uitgebreide e-invoicing opleiding? Hoeft niet. Die heb je echt niet nodig. Met een goede tool en wat duidelijke informatie kan je al aan de slag. En we hebben beide voor je klaarstaan.

Volg onze webinar van nog geen half uur, en leer alles wat je moet weten over e-invoicing. Wil je daarna meteen starten met e-factureren? Met Teamleader kan je als kmo én als zelfstandige direct aan de slag.

E-factureren met Teamleader is ontzettend eenvoudig. Het enige wat je nodig hebt: 

• Teamleader
• Je KBO nummer

Je registreert je in drie klikken op Peppol, de software doet de rest. Wil je als kmo starten met e-invoicing? Dan is Teamleader Focus de beste keuze. Werk je als zelfstandige? Dan is Teamleader One een goede match.

Met Teamleader Focus voldoe je altijd aan de nieuwste e-invoicing standaard. Je verzendt, ontvangt en verwerkt e-facturen zonder gedoe. Is je klant nog niet geregistreerd op Peppol? Geen punt, je kan nog steeds facturen per mail of post versturen. Ontdek hier hoe je e-invoicing activeert in Teamleader Focus.

Teamleader Focus is méér dan alleen goede e-invoicing software. Het is alles wat je nodig hebt voor je crm, facturen, offertes en projecten. Dankzij meer dan 230 integraties, koppel je al je favoriete tools. Dat betekent:

• dat je je zaak runt vanuit één tool;
• nooit meer dubbel werk;
• altijd zicht op je facturen, planning en cashflow.

Teamleader One is e-invoicingsoftware voor zelfstandigen. Gebruik je Teamleader One al? Ontdek hier hoe je Peppol activeert. 

Met Teamleader One: 

• ben je direct in wettelijk in orde met e-invoicing;
• maak je snel en eenvoudig professionele offertes en facturen;
• verzamel je al je documenten overzichtelijk op één plek;

weet je altijd precies hoe je er financieel voor staat.