Alive: “Teamleader en WinBooks besparen onze klanten heel wat tijd en geld.”

Alive biedt operationele ondersteuning aan bedrijven, en helpt zo kleine en middelgrote ondernemingen te focussen op hun core business. Denk aan projectbeheer en office management, facturatie en administratie - of zelfs coaching, training en consulting voor bedrijfsleiders. Alive helpt kmo's schitteren, een missie die heel erg dicht bij de onze ligt.

Wij spraken met manager Alison Stessens om te ontdekken hoe twee tools, Teamleader en WinBooks, hen dagelijks ondersteunen. Teamleader helpt hen bij klantrelatiebeheer en facturatie, terwijl ze met WinBooks de boekhouding beheren - allemaal in de cloud.

Waarom Alive besloot Teamleader en WinBooks te gebruiken? Alison: "we kregen te maken met snelle groei, sectorale moeilijkheden en een stijgend aantal concurrenten, die elk hun plek in de markt opeisen. Tegelijk zien we vaak dezelfde problemen terugkeren bij klanten: ze regelen administratie op een héél inefficiënte manier. Dat kost hen elke maand uren tijd en heel wat geld."

Een aantal van die bedrijven stellen manueel facturen op met Word of Excel. "De opvolging van die facturen gebeurt niet altijd systematisch, wat weer tot cashflow-problemen leidt. Die kan je zo makkelijk vermijden door de juiste tools te gebruiken."

"Deze bedrijven missen vaak ook een centrale plek om klantgegevens te bewaren. En da's bizar - omdat de voordelen van een CRM-tool toch duidelijk zijn. Tot slot brengen ze regelmatig al hun papierwerk bij de boekhouder, wat een erg tijdsintensieve manier van werken is voor beide partijen. Onze missie bestaat eruit die inefficiëntie de wereld uit te helpen. Teamleader en WinBooks vormen daarbij de perfecte ondersteuning - voor ons, én voor onze klanten."

Waarom Teamleader en WinBooks het juiste antwoord vormen op deze uitdagingen? "Toen we Teamleader ontdekten in 2014, waren we onmiddellijk verrast door hoe eenvoudig en intuïtief het aanvoelt. Tegelijk is de tool heel krachtig: CRM, eenvoudige facturatie, snelle opvolging van betalingen, het zit er allemaal in. Kort samengevat: het is een kostenefficiënte oplossing voor élke kmo. Heel wat van onze klanten zijn niet graag bezig met administratie, omdat het heel tijdrovend en onpraktisch is. Daarom net voelt Teamleader als een verademing."

"We gebruiken WinBooks daarnaast al een tijdje. Onze klanten ook, en WinBooks-on-web biedt heel wat voordelen. De eenvoudige integratie met Teamleader is er maar één van. In één klik worden alle uitgaande facturen toegevoegd in je boekhouding. Klanten worden automatisch aangemaakt of geüpdatet, boekingen worden meteen op de juiste grootboekrekening."

"Inkomende facturen moeten enkel worden ingescand, geüpload en herkend door het OCR-systeem (Optical Character Recognition). Daarom is het zo makkelijk om je facturen te verwerken in WinBooks-on-web. Daarnaast heb je nog CODA: je kan de betaalstatus automatisch updaten door CODA-bestanden te verwerken (zowel in Teamleader als in WinBooks-on-web). Teamleader kan vervolgens automatische betalingsherinneringen uitsturen naar je klanten. Zo sparen onze klanten met Teamleader en WinBooks dus snel heel wat tijd en geld uit."