Ventilatie Bleys: met Teamleader Focus automatiseerden we onze volledige planning en opvolging

Tom Bleys richtte Ventilatie Bleys op met een duidelijke focus: kwaliteitsvolle installatie en onderhoud van ventilatiesystemen. Zijn zaak groeide, maar hij liep vast op een bekende bottleneck — handmatige administratie en planning die zijn tijd verslinden.

Op zoek naar een efficiëntere manier van werken, klopte Tom aan bij Daisy van Slimmer Ondernemen, een erkend Teamleader Service Partner met expertise in de bouw- en installatiesector. Samen brachten ze structuur in zijn workflows met Teamleader Focus, en koppelden ze de tool aan Movetex, routeplanningssoftware voor installateurs en techniekers. Het resultaat? Meer efficiëntie en schaalbaarheid — zonder extra personeel aan te nemen.

Teamleader Focus was bij Ventilatie Bleys al in gebruik, maar zonder duidelijke structuur of geautomatiseerde workflows. Offertes opvolgen, afspraken plannen, klanten nabellen, herinneringen versturen — het gebeurde allemaal nog handmatig.

Samen met Daisy werd het volledige proces geanalyseerd en hertekend. De prioriteit lag op het automatiseren van Teamleader Focus, zodat de software meer werd dan een CRM alleen — een centrale motor die verkoop, planning en communicatie met elkaar verbindt.

Enkele voorbeelden van wat er veranderde:

• Een slim contactformulier op de website herkent klanten en registreert nieuwe aanvragen automatisch in Teamleader Focus.
• Automatische e-mails en sms-herinneringen op basis van onderhoudsdata.
• Offerte-opvolging via sms, essentieel bij Outlook-gebruikers om spam te vermijden.
• Workflows met triggers en aangepaste velden in Teamleader Focus.
• Een bankkoppeling voor automatische verwerking van betalingen.

Een tweede belangrijk onderdeel van de oplossing was de integratie met Movetex, een tool voor geautomatiseerde onderhoudsplanning en routeoptimalisatie.

Dankzij de koppeling met Teamleader Focus verloopt de volledige planning nu automatisch, op basis van de beschikbaarheid van techniekers, de locatie van klanten en een logische clustering van afspraken. Klanten ontvangen automatische afspraakuitnodigingen per mail die ze in één klik kunnen bevestigen of weigeren — dat bespaart heel wat telefoontjes. Bovendien krijgen ze automatisch bericht over het verwachte tijdstip van aankomst.

De samenwerking resulteerde in meetbare verbeteringen:

• 50% minder administratieve kosten per onderhoud
• +1 extra interventie per dag per technieker
• 50% meer geopende offertes dankzij sms-opvolging
• Minder reistijd en minder no-shows dankzij geoptimaliseerde routes
• Vrijdagmiddag vrij voor Tom — tijd om te ondernemen en te ontspannen

Het verhaal van Ventilatie Bleys draait om automatisering: workflows, triggers en koppelingen die het manuele werk overnemen. Zonder die basis wordt AI nooit zinvol. Onze inzichten over klaar zijn voor AI bevestigen het: AI werkt pas goed als klantgegevens, offertes en processen al gecentraliseerd en gestructureerd zijn. 

Ventilatie Bleys zette die stap eerst met Teamleader Focus en Movetex — en staat daardoor al met een sterke basis klaar voor de volgende stap richting AI, zoals het automatisch opstellen van offertes, het samenvatten van klantcommunicatie of het voorspellen van de beste planning.