700 offertes per jaar? Ronald van der Gaag typt ze niet meer zelf: hij zet Focus AI aan het werk

Attentives levert relatiegeschenken en promotiemateriaal aan bedrijven in Nederland, België, Duitsland en Engeland. Ronald begon zijn carrière in 1998 in de sector en startte uiteindelijk zijn eigen zaak, Attentives, in 2019. Hij heeft een netwerk opgebouwd van zo’n tweehonderd leveranciers waar hij voor elke aanvraag van zijn klanten terecht kan. 

Dat levert hem een hoop werk op: Ronald stelt zo'n zevenhonderd offertes per jaar op. “Ik heb iets van tien CRM-pakketten geprobeerd,” vertelt Ronald. “Uiteindelijk bracht Teamleader mij de meeste oplossingen.” Sinds begin 2026 draaien zijn CRM, offertes en facturen in Teamleader Focus.

Toen Focus AI nog in bètafase zat, meldde Ronald zich meteen aan als tester. Zijn eerste prompts peilden naar zijn eigen cijfers. Wat was de omzet in augustus? Welke deals hebben aandacht nodig? Wat was de gemiddelde orderwaarde in juli?

Hij kreeg meteen een overzicht terug met het referentienummer, een klikbare link naar de deal, de datum en de waarde. Bij het slagingspercentage rekende Focus AI voor hem uit hoeveel deals er gewonnen en verloren waren, en wat dat samen waard was.

Voor een ondernemer die in zijn eentje zevenhonderd offertes per jaar verstuurt, zijn dat waardevolle cijfers. “Dan weet ik of ik met mijn marges iets voordeliger ga aanbieden om orders te scoren, of dat ik iets meer marge kan nemen.” Dankzij die cijfers weet Ronald meteen ook wat hem te doen staat. “Ik kan realtime een lijst opvragen, die krijg ik in een seconde, en die zegt wat ik moet doen.”

Bij de overstap van zijn vorige CRM-software naar Teamleader Focus bleek dat door een exportfout in het vorige pakket een reeks bedrijven geen plaatsnaam had gekregen. Een ander deel had geen tag, waardoor Ronald niet kon zien wie klant was, wie leverancier, wie prospect en wie partner.

Vroeger was dat vervelend handmatig werk. Focus AI heeft de plaatsnamen voor Ronald opgezocht en aangevuld, en ook een voorstel gedaan voor een tag. Ronald hoefde alleen nog per bedrijf de suggestie goed te keuren. “Dat scheelt me zoveel tijd,” zegt Ronald. “Anders moet ik overal handmatig doorheen scrollen.”

Ronald is ook bezig met een koppeling tussen zijn nieuwsbriefsoftware en Teamleader Focus. Het plan: zijn twintig belangrijkste contactpersonen een eigen, “gouden” nieuwsbrief sturen.

Normaal is dat een middag uitzoekwerk. Wie bestelde het meest en krijgt dus die gouden nieuwsbrief? Nu stelt hij die vraag aan Focus AI, die die contactpersonen meteen een gouden tag geeft. Dat kostte hem slechts een enkele seconden. Vanaf volgende maand kan hij dat automatisch gegenereerde segment een aparte nieuwsbrief sturen. 

Tijdens ons interview kwam er nog iets naar boven. Als Ronald een offerte maakt, wil hij de inkoopinformatie van zijn leverancier kwijt in de achtergrondinformatie van de deal. Zaken zoals verzendkosten, instelkosten, drukkosten en handling. 

Zijn oplossing tot dan toe: een los notitiebestand ernaast en overtypen zodra de offerte klaar was. We stelden voor om het eens aan Focus AI te vragen, met de offerte gewoon open. Trommelgeroffel. Een paar seconden later stond zijn calculatie bij de achtergrondinformatie van de deal. “Gelijk opgelost,” lachte Ronald. “Scheelt weer tijd en overtypen.”

In zijn CRM staat alles wat zijn zaak draaiende houdt. Zijn inkomsten, zijn marges, zijn lopende projecten, zijn beste klanten. “Die cijfers zijn belangrijk om mijn bedrijf gezond te houden,” zegt Ronald.

Daarom stelt hij zijn vragen liever binnen Teamleader Focus dan in een AI-tool van buitenaf. “Ik deel soms financiële informatie met Focus AI. Die wil ik niet zomaar ergens anders zien belanden.”

Dat is precies hoe Focus AI werkt. Jouw data zitten veilig en blijven bovendien in de EU.

Ronald startte met Focus AI anderhalve week voor hij op vakantie vertrok. Toch probeerde hij al een stuk of dertig prompts uit en bespaarde er al zo’n zes uur werk mee. 

Die gewonnen uren kan hij gebruiken om andere dingen te doen. “De belangrijkste taak die ik overdag heb, is sales. Hoe sneller ik kan werken, hoe meer klantcontact ik kan hebben.”

Alles wat Focus AI voorstelt, controleert hij nog wel. “Ik ben blij dat hij bij aanpassingen steeds vraagt of ik akkoord ben.” Dat blijft een van de kernprincipes van Focus AI. Of je nu 700 offertes wil maken, ontbrekende klantinfo nodig hebt of een nieuwsbrief gaat versturen naar je beste klanten: welke taak je ook aan Focus AI toevertrouwt, jij blijft de controle behouden.