Je moet geen expert zijn om met AI te beginnen

In ons onderzoek bij 297 Vlaamse kmo's zegt 52% dat AI een kans is voor hun bedrijf. Toch gebruikt maar 14% het structureel. De reden voor die kloof is niet heel spannend: meer dan de helft van de ondernemers weet gewoon niet waar te beginnen.

Eind augustus nodigden we enkele van onze klanten uit bij ons op kantoor om samen rond de tafel te zitten. De kleinste runt zijn zaak met twee, de grootste heeft tachtig mensen in dienst.

Aan tafel zaten een engineeringbureau, een mobiliteitsplatform, een advocatenkantoor, een expertisecentrum rond hoogbegaafdheid, een elektriciteitsbedrijf van twee, een tuin- en buitenaanlegbedrijf, een IT-dienstverlener voor kmo's, een boekhoud- en adviesbureau, een opleidingsbedrijf rond Microsoft-toepassingen, en een familiebedrijf in de bouw met vier medewerkers.

De ervaring liep even ver uit elkaar als de sectoren. Sommigen bouwen al twee jaar eigen agents in ChatGPT, chatbots die ze zelf instrueerden voor één vaste taak. Anderen koppelen hun software rechtstreeks aan een AI-model via MCP, de standaard waarmee AI rechtstreeks in je eigen software kan werken. En anderen kwamen vooral luisteren.

Kurt Ghijsbrecht leidt met BestBuro een bedrijf dat kmo's leert werken met Microsoft-applicaties en Copilot. Hij vatte samen wat de hele tafel voelde: “Ik voel me nog altijd een leek, ook al denk ik dat ik al veel weet.”

De motivatie kwam bij bijna iedereen van buitenaf. Bij het advocatenkantoor komen cliënten binnen met advies dat ze zelf al door AI hebben laten formuleren. In hun sector wordt snelheid een concurrentiefactor: wie een dossier trager rondkrijgt, verliest. De IT-dienstverlener aan tafel krijgt dagelijks klanten die vragen om AI te implementeren, zonder dat ze zelf weten waarvoor.

Bert Van Molle van mobiliteitsplatform Olympus Mobility rekent het door tot in de omzet: "Hoe creëer ik meer salestijd voor mijn mensen in plaats van admintijd? Als de winratio's gelijk blijven, doe ik gewoon meer business." Bij hem kwam de duw van de CEO, en er staat dit najaar al een tweede interne opleiding gepland.

Van drie dagen blijven liggen naar vier offertes per dag. Patrick De Bie leidt engineeringgroep 3D Cadworks in Hoogstraten. Hij bouwde een agent in ChatGPT die zijn offertes opstelt. Die voedde hij met de offertes die hij de voorbije jaren zelf schreef. Vroeger bleef één offerte drie dagen liggen. Het opstellen zelf duurde niet zo lang, maar als zaakvoerder was hij telkens ergens anders voor nodig. Hij begon maandag, woensdag ging de offerte de deur uit. Nu werkt hij ze in één zit af. "Je doet er vier per dag. En het komt eruit zoals je dat zelf in het verleden geschreven hebt."

Een maandelijks dashboard in vijf minuten. Bert Van Molle (Olympus Mobility) spendeerde elke maand een halve dag aan het samenbrengen van cijfers uit verschillende bronnen en die omzetten in Excel en grafieken. Nu haalt hij één bestand op, gooit dat in Claude en krijgt zijn dashboard terug. Zijn dashboard komt er nu in vijf minuten uit.

Een CRM dat zichzelf op orde houdt. Datzelfde team laat AI meekijken in het eigen CRM. Zijn alle velden correct ingevuld door sales, welke deals winnen we, welke verliezen we en om welke redenen. Die analyse voedt vervolgens hun productbeslissingen.

Een sparringpartner voor wie alleen werkt. Sabine Sypré gebruikt bij Hoogbloeier (een expertisecentrum rond hoogbegaafdheid) AI dagelijks voor trainingsmateriaal. Denk aan opleidingen opbouwen, examens en beoordelingsrubrieken maken, teksten en mails schrijven. De administratieve medewerker stapte mee in via kleine duwtjes. Telkens er iets voorbijkomt, vraagt Sypré haar om het aan ChatGPT voor te leggen. Zo leert die collega bij en komt er tijd vrij voor leuker werk.

Inzicht in wat er niet gefactureerd raakt. Massimo Saelens runt met Cookies & Cloud een ICT-partner voor kmo's. Hij laat AI op zijn data in Teamleader Focus kijken welke artikelen de deur uitgaan zonder gefactureerd te raken. Bij een van zijn klanten gaat het verder. In die dokterspraktijk handelt een AI-telefoonagent zowat negen op de tien afspraken af. De agent herkent de patiënt aan de geboortedatum en kijkt in de agenda van de arts. Loopt het gesprek buiten het boekje, dan schakelt hij door naar de balieassistent.

En veel gewoon typwerk. Bij het tuin- en buitenaanlegbedrijf VK Design blijft het voorlopig bij een mail die ter plekke geformuleerd wordt en wat knip- en plakwerk. Dat telt ook mee. Niemand hoeft bij een agent te beginnen.

En in Teamleader Focus zelf. Daarnaast zetten de meesten Focus AI in op hun eigen klanten en deals. Patrick De Bie laat het offertes opmaken en versturen, en deals tussen fases verplaatsen. Bert Van Molle bevraagt er zijn pipeline in bulk mee. Focus AI checkt of alle velden correct ingevuld zijn, welke deals ze winnen, welke ze verliezen, en om welke reden. Melissa Van Royen coördineert projecten bij renovatiebedrijf Tifre en laat Focus AI haar taken voorstellen en bijwerken. Ze keurt zelf goed wat ze doorlaat. Stefaan Van Kerckvoorde begon bij VK Design met het werk dat altijd blijft liggen: contacten aan de juiste bedrijven koppelen.

Niemand aan tafel lag wakker van zijn job te verliezen aan AI. Maar er was wel gezonde scepsis aanwezig.

Bij 3D Cadworks staan de ingenieurs op de rem. Ze duwen ChatGPT weg zodra het over berekeningen gaat. Volgens Patrick De Bie is dat maar goed ook: “Het is belangrijk dat je zulke mensen in je team hebt.” Een taalmodel rekent niet. En met foute cijfers kom je niet bij een klant aan.

Jessie van MDS Electriciteit, renovaties en nieuwbouw, verwoordde hetzelfde principe vanuit de andere kant. Ze studeerde nooit elektriciteit, dus legt ze technische vragen wel voor aan ChatGPT. “Maar dat is wel gevaarlijk, want het is niet all-knowing. Daarom bellen we nog een keer extra om zeker te zijn.”

Altijd iemand die nakijkt voor er iets wat uit AI komt vertrekt. Human in the loop kwam op zeker vijf momenten terug.

Bij Cookies & Cloud zit de zorg bij rechten. Ze zien geregeld hoe mensen via AI-koppelingen bij bestanden geraken die niet voor hen bedoeld zijn. Bij Sansen International Tax Lawyers speelt hetzelfde: de cijfers van een cliënt mogen nergens anders belanden.

Twee van de vier medewerkers bij het kleine bouwbedrijf werken al jaren met dezelfde vertrouwde toepassingen. Overstappen naar AI betekent die aan de kant zetten en opnieuw beginnen, en net die stap sneuvelt in de dagelijkse drukte: "Als je in het dagdagelijkse werk zit, val je heel snel terug. Dit gaat voor mij sneller, dus ik doe dat.” Zo blijft er te weinig tijd over om de AI-toepassingen ook echt onder de knie te krijgen.

Bij het advocatenkantoor Sansen loopt Nikita Van de Vyver tegen hetzelfde aan bij de advocaten. Elke minuut die naar verandering gaat, gaat niet naar dossiers.

Governance, de afspraken die je maakt rond AI-gebruik, kwam natuurlijk ook op tafel. Bij zes op de tien Vlaamse kmo's heeft niemand ooit over een AI-beleid nagedacht, blijkt uit ons Amai AI?!-rapport.

Eén ondernemer laat de AI-policy opstellen door een advocatenkantoor: wat mag wel en niet gedeeld worden, wat met privégebruik, en de regel dat er enkel met betalende teamaccounts gewerkt wordt in plaats van gratis persoonlijke accounts. Elders zit die policy in de onboarding van elke nieuwe medewerker en hangt ze vast aan de algemene voorwaarden.

Laat je apps of code genereren, doe er dan nog iets bovenop. Massimo Saelens: “Van buiten ziet zo'n snel gebouwde tool er prima uit, maar hij zit soms te slordig in elkaar.” Daarom laten ze een externe audit doen voor iets live gaat.

Begin niet bij de vraag wat AI allemaal kan. Maak een lijst van tien taken die je elke week doet en waar je geen energie uithaalt. Bert Van Molle liet zijn team dat doen, en iedereen had die lijst binnen enkele minuten vol.

Het gaat niet altijd om de grootste projecten. Automatiseringen hoeven weinig te kosten, en de quick wins met de laagste prijs schelen vaak het meeste kliks per dag.

Hou altijd een mens in de loop. Zeker bij alles wat naar een klant vertrekt. Werkt het niet betrouwbaar, dan blijft het bestaande proces staan.

En leg spelregels vast rond gebruik en rechten voor je uitrolt in plaats van erna.

Voor wie met Teamleader Focus werkt, ligt de volgende stap voor de hand: Focus AI zit al in de tool die je dagelijks gebruikt, kent je klanten, deals en offertes, en vraagt geen aparte leercurve om mee te starten. Focus AI heeft verstand van jouw zaken.