Zo beperk je verzuim en motiveer je je team

Verzuim, ook absenteïsme genoemd, is elke vorm van afwezigheid op het werk. Of dit nu door ziekte of andere redenen komt: het werk blijft liggen en de druk op de rest van het team stijgt. En dat heeft gevolgen. Projecten lopen vertraging op en deadlines verschuiven. Vooral in kleine teams heeft dat veel impact: één zieke collega kan de planning al flink overhoop gooien.

Naast tijd en geld, kost verzuim ook vertrouwen. Collega’s nemen extra taken over en raken sneller gestrest. Herkenbaar? Je bent niet alleen; uit de kmo barometer blijkt dat 17% van de ondernemers zelfs wakker ligt van personeelsproblemen. Tijd om daar wat aan te doen.

Vaak is ziekteverzuim meer dan een griepje. De grootste boosdoeners? 

• Te hoge werkdruk
• Onduidelijke verwachtingen
• Disbalans tussen werk en privé

Als deadlines zich opstapelen zonder enige vorm van duidelijke communicatie, ontstaat frustratie. En medewerkers die structureel overbelast raken, melden zich uiteindelijk ziek.

Absenteïsme helemaal voorkomen lukt nooit, maar je kan het wel sterk terugdringen. Met deze vijf tips werk je aan minder stress, meer werkplezier én een hechter team. 

Werkdruk is vaak een sluipend probleem: medewerkers zetten door tot het niet meer gaat. Door regelmatig het gesprek aan te gaan voorkom je dat het zover komt. Plan bijvoorbeeld korte check-ins of teamoverleggen waarin je specifiek vraagt hoe iedereen zich voelt. Niet als controle, maar als oprechte interesse: “Hoe gaat het met je workload? Wat kan beter?”

Zo ontdek je sneller knelpunten en laat je zien dat je echt luistert. De drempel om problemen rondom werkdruk te bespreken ligt lager, waardoor je eerder kan ingrijpen.

Iedereen heeft soms een privéafspraak, een zieke peuter of simpelweg behoefte aan rust. Als je medewerkers de ruimte geeft om werk en privé beter op elkaar af te stemmen, daalt de stress merkbaar.

Denk aan:

• Flexibele begin- en eindtijden
• De mogelijkheid voor thuiswerken
• Tijdelijk minder werken in drukke privéperiodes

Ook al kan niet elke functie volledig flexibel zijn: zelfs kleine aanpassingen maken al verschil. Het geeft je team vertrouwen dat er rekening wordt gehouden met hun situatie.

Een realistische planning geeft rust. Zorg dat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt, wanneer iets af moet zijn en wie daarvoor verantwoordelijk is.

Gebruik goede planning software, zoals Teamleader Focus, waarin taken, deadlines en prioriteiten overzichtelijk staan. Daarmee is het makkelijker om bij te houden of de werkdruk gelijk verdeeld is, of dat iemand structureel te veel op het bord krijgt. Tijdig ingrijpen wordt zo een stuk makkelijker.

Niek van Erk, mede-eigenaar van Energy-Check, krijgt met Teamleader Focus een realistisch beeld van de werkdruk:

💡Pssst … meer leren over de invloed van de taakverdeling en planning op je projectmanagement? Je leest het in 'Projectmanagement: 5 tips voor een vlot verloop'.

Niets is zo demotiverend als steeds dezelfde handmatige taken te moeten doen voor je administratie. Het kost energie, levert weinig voldoening op en vergroot de kans op fouten. Investeer daarom in software waarmee je deze processen verbetert. Denk aan:

• Automatische betalingsherinneringen sturen
• Projectplanning koppelen aan tijdsregistratie
• Factureren vanuit een urenverantwoording

Zo bespaar je al snel veel tijd, die besteed kan worden aan het échte werk. Dat scheelt flink in de werkdruk.

💡 Lees ook eens over work management, wat gericht is op het verbeteren van je werkprocessen. 

Het klinkt zo vanzelfsprekend, maar wordt toch al snel vergeten: een simpel bedankje voor de inzet van je teamleden. Medewerkers die zich gewaardeerd voelen, raken minder snel gefrustreerd en zijn meer betrokken bij het bedrijf. Vier behaalde doelen, geef een (welgemeend) compliment na een drukke periode en organiseer dagen voor teambuilding. Zo werk je aan een positieve werksfeer waarin mensen gemotiveerd blijven. 

En dus meer grip op verzuim. Met slimme planning software krijg je beter zicht op de workload en kan je sneller bijsturen als dat nodig is. Met Teamleader Focus:

• Plan je je team optimaal in. Zie direct wie beschikbaar is, benut ongebruikte uren en krijg real-time inzicht in de werklast van je team. Zo houd je de balans gezond en beperk je het verzuim tot een minimum.
• Ben je flexibel tijdens onvoorziene omstandigheden. Zie direct waar nog ruimte is en verplaats eenvoudig taken met de drag & drop functionaliteit.  Voorkom stress en overbelasting bij je team, ook als de plannen plotseling veranderen.
• Plan je projecten eenvoudig ruim van tevoren. Zet toekomstige projecten alvast in de planning bij de juiste teamleden. Zie direct of er nog capaciteit is of dat je extra hulp moet inschakelen. Nooit meer nattevingerwerk!

Zelf proberen? Dat is twee weken lang helemaal gratis. Zonder kredietkaart, zonder gedoe.