Waarom je algemene voorwaarden klaar moeten zijn voor e-invoicing
Verzend eenvoudig e-facturen
Met Teamleader is e-factureren belachelijk makkelijk. Maak met een paar klikken een e-factuur en verzend ‘m meteen via het beveiligde Peppol-netwerk. Volg de status van je factuur eenvoudig in een overzicht en stuur betalingsherinneringen waar nodig. Zo bespaar je tijd én krijg je sneller betaald. Benieuwd hoe makkelijk dat werkt? Dat kan helemaal gratis, zonder kredietkaart.
Geen kredietkaart nodig
Vanaf 1 januari 2026 is e-invoicing verplicht voor alle b2b-transacties in België. Dat betekent dat je geen pdf-factuur meer per e-mail stuurt. In plaats daarvan verstuur je een gestructureerd bestand (vaak UBL) via het beveiligde Peppol-netwerk. Dankzij Peppol kunnen facturen automatisch verwerkt worden, zonder handmatige tussenkomst.
Om wettelijk in orde te zijn (en discussies te voorkomen) moeten je algemene voorwaarden e-invoice-proof zijn. Tijd dus voor een update!
Vermeld in je voorwaarden expliciet het e-factureren via het Peppol-netwerk. Bijvoorbeeld:
“Vanaf 1 januari 2026 worden facturen voor b2b uitsluitend elektronisch via het Peppol-netwerk verzonden. Deze e-facturen zijn dan de enige rechtsgeldige documenten. Klanten dienen over software met een Peppol-connectie te beschikken om deze facturen te kunnen ontvangen.”
Zo weet je klant meteen dat je overstapt naar e-facturatie en dat pdf-facturen verleden tijd zijn.
Ieder bedrijf krijgt een uniek Peppol-ID (vaak gekoppeld aan het KBO-nummer). In de praktijk heb je ook voldoende aan het btw-nummer van je klant. Aan de hand daarvan kan je het Peppol-ID terugvinden in je e-facturatie software.
Toch blijft je klant verantwoordelijk voor het aanleveren van correcte ontvangstgegevens en het tijdig doorgeven van wijzigingen. Benoem bijvoorbeeld:
“Klanten zijn zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van een correct btw-nummer of andere benodigde gegevens voor elektronische facturatie en dienen wijzigingen tijdig door te geven.”
E-invoicing wordt verplicht. Toch is het sterk om de overstap naar Peppol facturen ook in je voorwaarden vast te leggen. Zo voorkom je verwarring. Dit kan je bijvoorbeeld doen met de volgende tekst:
“Door akkoord te gaan met deze voorwaarden, aanvaardt de klant dat alle b2b-facturen uitsluitend elektronisch worden verzonden via het Peppol-netwerk.”
Is e-facturatie verplicht en voldoe je hier niet aan? Dan kan de fiscus dit beschouwen als het helemaal niet uitreiken van een factuur. Óók als je wel pdf-factuur stuurt (want die zijn niet langer rechtsgeldig). En dat is strafbaar. Zo’n foute factuur kan leiden tot:
- Voor jou: een boete van € 5000 per factuur
- Voor je klant: verlies van recht op btw-teruggave voor deze factuur en daarbovenop een extra boete
Daarom kan je maar beter op tijd beginnen. Een eventuele overgangsperiode kan je opnemen in je algemene voorwaarden:
“In aanloop naar de wettelijke verplichting schakelen wij geleidelijk over naar e-invoicing. Klanten worden hierover tijdig geïnformeerd.”
Gelukkig is e-invoicing echt niet alleen maar kommer en kwel. Het levert je absoluut voordelen op: een factuur wordt al binnen 10 seconden automatisch ingeboekt in het systeem van je klant. Dit verkleint de kans op fouten, want de informatie wordt niet meer handmatig overgenomen. Daarbij kan het er ook aan bijdragen dat je sneller betaald krijgt! Lees hier meer overde voordelen van e-invoicing.
Met e-facturatie worden facturatieprocessen transparanter, verminderen fouten, verkorten betaaltermijnen, en komen al je aankoopfacturen op één vaste plek toe. Dat is pure winst.
Zo’n aangepaste set algemene voorwaarden zorgt er natuurlijk niet voor dat je helemaal e-facturatie klaar bent. Met Teamleader ben je wél Peppolproof. Met Teamleader:
- Registreer je je bedrijf in drie klikken op Peppol
- Verzend, ontvang en verwerk je eenvoudig e-facturen
- Koppel je moeiteloos met je boekhoudpakket
Teamleader is een gecertificeerd Peppol Access Point, dus je bent meteen in orde. Zo voldoe je niet alleen aan de nieuwe wetgeving, je zorgt meteen voor een efficiënter facturatieproces. Eerst zien, dan geloven? Dat kan! Probeer Teamleader nu helemaal gratis.
Geen kredietkaart nodig
Er komen mogelijks overgangsmaatregelen voor bedrijven die achterlopen. Maar als leverancier blijf je verantwoordelijk voor correcte facturatie. Neem in je voorwaarden op dat klanten zelf verantwoordelijk zijn voor het aanleveren van de correcte ontvangstgegevens voor elektronische facturatie en eventuele wijzigingen tijdig dienen door te geven.
In de meeste gevallen is een duidelijke notificatie met vermelding van de gewijzigde clausules voldoende. Bij nieuwe contracten of een verlenging is een expliciete ondertekening wel aan te raden.
In België geldt de verplichting vanaf 2026 voor alle b2b-transacties. In andere EU-landen verschillen de deadlines, maar in 2030 wordt e-invoicing overal in de EU de norm. Lees hier meer over internationale e-invoicing.
