ViDA verplicht vanaf 2026: zo maak je je zaak klaar voor digitale facturen

Btw-fraude is voor alle EU-lidstaten een groot probleem. Alleen al in België loopt de schatkist jaarlijks zo’n 11 miljard euro aan btw mis. Daarom pakt de Europese Commissie btw-fraude aan én wil ze ondernemen eenvoudiger maken. Het ViDA-pakket met nieuwe EU-maatregelen moet daarvoor zorgen.

Wat betekent dat concreet voor jouw zaak? Vooral dat je facturatie nu toch écht digitaal wordt. Want: 

• E-facturatie via Peppol wordt verplicht
  Geen pdf'jes meer via mail, maar gestructureerde elektronische facturen via een beveiligd netwerk (Peppol dus). Dat hoef je gelukkig niet zelf in elkaar te knutselen, je regelt dit automatisch met je facturatiesoftware.
• Real-time btw-rapportage wordt een vereiste
  Bij grensoverschrijdende handel moet je factuurgegevens sneller doorgeven: als verkoper binnen 10 dagen en als koper zelfs binnen 5 dagen. Wees niet bang voor nóg meer deadlines in je agenda: je software doet dit voor je.
• Er komt één btw-registratie voor de hele EU
  Voorheen moest je bij internationale handel in de EU in elk land apart een btw-nummer aanvragen en aangifte doen. Dankzij de uitgebreide One-Stop-Shop (OSS) is dat verleden tijd. Je geeft al je Europese verkopen voortaan gewoon op in één enkele aangifte in België. Handig: één btw-loket in plaats van tientallen losse registraties.

Het resultaat: dankzij e-invoicing worden facturen binnen gemiddeld 10 minuten automatisch ingelezen en geboekt. Dat betekent: sneller betaald, minder fouten en beter zicht op je cashflow. Bovendien wordt btw-fraude lastiger, wat zorgt voor eerlijkere concurrentie.

1 januari 2026 is de deadline. Dan gaat verplichte e-facturatie voor b2b-transacties van start. België loopt daarmee voor op veel andere EU-landen, waar e-facturatie nog ingevoerd moet worden. Lang zullen zij niet kunnen wachten, want de EU-deadline is 2030. 

Enkele uitzonderingen:

• Forfaitaire btw-plichtigen krijgen uitstel tot 2028
• Platformeconomie (bijvoorbeeld Airbnb en Uber) moet vanaf 1 juli 2028 zelf btw innen en afdragen
• Gefailleerde bedrijven zijn vanzelfsprekend uitgezonderd

Wacht niet tot december 2025. Dan klopt iedereen tegelijk bij softwareleveranciers aan en loop je risico op vertraging.

De overstap naar e-facturatie hoeft echt niet moeilijk te zijn. Met deze aanpak ben je makkelijk op tijd klaar:

1. Check je huidige software
Ondersteunt je facturatiesysteem al Peppol? Vraag het na of kijk naar moderne facturatiesoftware die standaard ViDA-compliant is. 

2. Kies software die past bij je zaak
Zoek facturatiesoftware met Peppol-connectie die voldoet aan de Europese standaard. Met Teamleader registreer je je bijvoorbeeld met drie klikken op Peppol.

3. Registreer je op het Peppol-netwerk
Je facturatiesoftware regelt dit vaak automatisch. Je hoeft enkel de juiste gegevens in te voeren en de software doet de rest. Geen technische kennis nodig! 

4. Laat klanten weten dat je overstapt op e-facturatie
Informeer je klanten en leveranciers. Deel je Peppol-ID en vraag ook naar het Peppol-ID van je klanten. 

5. Benut de fiscale voordelen
Investeringen in e-facturatiesoftware zijn tot 2028 voor 120% fiscaal aftrekbaar in België. Da’s dan weer een mooie meevaller. 

Peppol uitstel komt er niet. En niet voldoen aan de e-facturatieverplichting kan vervelende gevolgen hebben. Zo kunnen je klanten de btw niet aftrekken en loop je zelf het risico op een flinke boete (en boze klanten …).

Ook Johan Van Steelandt (expert en lesgever in e-facturatie) raadt aan om direct te starten met de overstap naar e-facturatie:

Daarbij heeft e-facturatie ook veel voordelen: sneller betaald worden, minder fouten in je administratie en meer inzicht in je cashflow. Zonde om te laten liggen tot het laatste moment, toch? Begin daarom vandaag met voorbereiden. Je hebt de tijd om rustig over te stappen en je team mee te krijgen in de nieuwe werkwijze.

Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan? Met Teamleader ben je in één keer klaar voor ViDA, zonder verborgen kosten of gedoe. 

Met Teamleader:

• Activeer je Peppol in drie klikken. Meteen geregeld en helemaal Peppol-ready.
• Verstuur en ontvang je ongelimiteerd e-facturen, zonder extra kosten. 
• Koppel je eenvoudig je eigen boekhoudsoftware of dat van je boekhouder.
• Krijg je realtime inzicht in je financiën. Dankzij factuurinzichten weet je precies wat er binnenkomt en uitgaat. 

Zo ben je helemaal wettelijk in orde en geniet je meteen van de voordelen van e-facturatie. Probeer Teamleader nu gratis en ontdek hoe makkelijk het kan zijn.