Hoe FRANZ//ROSA structuur en creativiteit in balans houdt terwijl het drie agencies runt met Teamleader Orbit

De naam doet het al vermoeden: FRANZ//ROSA heeft een ingebouwde dualiteit. FRANZ is de nuchtere helft: planning, cijfers, performance. ROSA is de andere kant: ideeën, beelden, gevoel. De twee schuine strepen zijn de brug tussen beide.

Het agency startte in 2018 met social media en verbreedde stap voor stap zijn scope, want zelfs de sterkste social campagne haalt weinig uit als ze naar een slechte website leidt. Vandaag draait het als een 360-graden digital agency met drie entiteiten, elk gespecialiseerd in een andere markt.

De tooling groeide zoals dat in een agency meestal gebeurt. Een tool voor tijdregistratie. Een tool voor projecten. Een spreadsheet voor al de rest. "Het hele agencysysteem werkte. We hádden ook structuur", zegt Jonathan. "Alleen was het niet makkelijk te beheren."

Losstaande tools vormden op data-eilanden. Elke tool had een stukje van de waarheid, geen enkele communiceerde met de andere, en iedereen keek naar zijn eigen versie van de cijfers.

Drie dingen maakten dat extra lastig. Eén: het management van FRANZ//ROSA draait ook mee in het klantenwerk, dus elk uur dat naar de operationele kant gaat, is een uur minder billable werk.

Twee: de toekomst bleef vaag. Plannen binnen een project liep gesmeerd, plannen over projecten heen niet. "Het kostte ons altijd uren om alles samen te brengen en een goed overzicht te krijgen", legt Jonathan uit.

En drie: FRANZ//ROSA bestaat eigenlijk uit drie entiteiten (so visible, so loud, so attractive), met medewerkers die tussen de verschillende sub-agencies bewegen.

De eilanden hadden het agency behoorlijk ver gebracht. De volgende stap was het geheel makkelijker beheerbaar te maken: door alles op één plek te brengen waar iedereen naar hetzelfde beeld kijkt.

FRANZ//ROSA kwam snel bij Teamleader Orbit uit toen het op zoek ging naar een tool die meer overzicht bood en hen in staat stelde om makkelijker vooruit te plannen. Maar die features gaven niet de doorslag. "Het belangrijkste voor ons was dat de maandelijkse retainermodellen geïntegreerd waren", vult Jonathan aan.

Die retainerintegratie geeft ook inzicht in mogelijke aanwervingen. Bij één grote retainer bleef het creatieve werk maar uitlopen, dus werd de volgende aanwerving een creatief profiel. "We zijn op de juiste manier gegroeid", zegt Jonathan.

Retainers lopen over verschillende maanden, dus daar is het overzicht behouden redelijk eenvoudig. Projecten zijn lastiger: wie is vrij, wat loopt er al parallel, is er überhaupt ruimte? Het is een trend in de markt dat klanten vaker kiezen voor een projectmatige aanpak in plaats van een retainer. Gelukkig voor FRANZ//ROSA is projectplanning ook iets waar Orbit erg sterk in is.

Het financiële overzicht was tenslotte ook een belangrijke factor. Hun oude setup kon wel facturen versturen, maar zei niets over volgende maand, dus werd de forecast gemaakt in een geïsoleerde spreadsheet. Nu zitten de forecast, het binnenkomende werk en de facturen samen, en een analyse die vroeger een avond kostte, duurt nu seconden.

Duitse boekhouders hebben zo hun eigen woordenschat en één label in de software was voor de externe boekhouder van FRANZ//ROSA onbekend. Hij was de term nog nooit tegengekomen, dus wist hij niet goed welk cijfer hij erbij moest invullen. Eén vraag aan het onboardingteam en het was zo opgelost. Ze betrokken de boekhouder mee in het gesprek, werkten met voorbeelden van andere agencies en brachten zo verheldering.

Het onboardingteam hielp ook met wat maatwerk. FRANZ//ROSA wilde uren op een klant kunnen blijven registreren nadat het afgesproken budget op was, zonder dat die uren op de factuur belandden. De oplossing: geef elk project een aparte lijn voor extra werk, niet-billable, waarop iedereen toch tijd kan registreren. "Dat was voor ons de perfecte aanzet om te herbekijken hoe we projecten in de toekomst opzetten", zegt Jonathan. "Het is fijn om te weten dat alles mogelijk is."

Het klantenportfolio van FRANZ//ROSA omvat steeds meer grotere merken en ze bieden meer diensten per project aan, waardoor het werk almaar uitgebreider wordt. Dat is precies de complexiteit waar de FRANZ-helft van de naam op slaat, en Jonathan is vol vertrouwen dat zijn agency de volgende stap aankan.

"Teamleader gaat ons daar zeker bij helpen, want we krijgen het totaaloverzicht en het neemt veel zoekwerk van ons weg", zegt hij. "Als het controlerende aspect goed loopt, kunnen we ons echt focussen op wat we het liefst doen en waar we het best in zijn."