Met Teamleader Orbit maakte Level Level zijn eigen cijfers even toegankelijk als de platformen die ze bouwen

Level Level uit Rotterdam bouwt al twintig jaar complexe WordPress-platformen. Tien jaar geleden voegden ze toegankelijkheid aan hun gereedschapskist toe. Concreet: ook mensen met een visuele, auditieve, motorische of cognitieve beperking kunnen de platformen van Level Level probleemloos gebruiken. Bij Level Level zien ze dat niet als een extra dienst, maar als een kwaliteitsstandaard. Alles wat het bureau oplevert, voldoet aan de WCAG-richtlijnen (de internationale standaarden voor digitale toegankelijkheid). Of de klant erom vraagt of niet. 

Die groeiende niche-expertise begon op te vallen. Grote organisaties met eigen design- en developmentafdelingen begonnen te vragen of Level Level hen kon helpen om dezelfde richtlijnen in hun workflow te krijgen. Vandaag werkt het bureau vanuit twee pijlers: Level Platforms en Level Accessibility.

Christien kwam dertien jaar geleden binnen als zesde medewerker en eerste projectmanager. Ze bracht ervaring mee van andere bureaus en was ook heel nieuwsgierig. “Ik stelde heel veel vragen,” grinnikt Christien. “Hoe weten we bijvoorbeeld hoeveel tijd we in projecten stoppen?” Om die vraag te beantwoorden nam ze naast haar projecten ook de operationele kant op zich. Zo groeide ze mee met het bureau: van projectmanager naar managing director en partner.

En hoe groeide de tooling van Level Level door de jaren heen? "Het klassieke verhaal", noemt Christien het zelf. Harvest voor urenregistratie. Forecast voor planning. Zoho CRM voor sales. Nog een apart pakket voor de boekhouding. Elke tool was goed in een afgebakende taak. "Maar vervolgens had ik best wel wat spreadsheets nodig om alles aan elkaar te knopen," vertelt Christien.

Die spreadsheets voelden als een beperking, en dat op twee vlakken. Ten eerste is al je data in Excel per definitie van gisteren. "We keken vaak terug. En hoe meer grip we kregen, hoe meer behoefte we hadden om vooruit te kijken." En ten tweede: een Excel-bestand is niet zo makkelijk overdraagbaar. Christien wilde ook haar team controle kunnen geven.

Dus ging Level Level op zoek naar software waarin alle databronnen samenkomen. Die zoektocht eindigde bij Teamleader Orbit.

Bij Level Level wordt iedereen ingepland, dus alle specialisten beginnen hun dag in Orbit. Daar staat wat ze doen en voor welk project, en daar registreren ze hun uren.

Christien zelf zit niet in de uitvoering. Zij kijkt naar de omzetkant: geboekte omzet en of de prognose van de maand gehaald wordt. Daarnaast werkt ze dagelijks vanuit het CRM, met aparte pipelines per product. Hoeveel omzet moeten we deze maand binnenhalen om de begroting te halen? Handige info tijdens een salesoverleg. 

Verkocht werk factureert het bureau ook in Orbit, met zicht op achterstallige betalingen. Ook wie niet aan projecten werkt, zit erin. "Zelfs onze office manager werkt in Orbit,” legt Christien uit. “Ze helpt niet alleen met uurcontrole en facturatie. Ook als we events organiseren, weet ze wie ze moet uitnodigen, want alle contactpersonen staan netjes gelabeld in Orbit."

Billability is een heet hangijzer in de agencysector. Hoe krapper het wordt, hoe harder erop wordt gestuurd. Level Level is dat verrassend genoeg minder gaan doen.

Niet omdat het cijfer niet uitmaakt, maar omdat het als individuele maatstaf mensen onder druk zet. Bij grote projecten is een opdrachtgever die zijn planning verschuift al genoeg om iemands billability te laten zakken. “Dat wordt als negatieve druk ervaren, terwijl het wordt veroorzaakt door externe factoren.”

"Vroeger stuurde ik daar juist heel veel op, want het was een van de weinige harde metrics die we hadden", zegt Christien. "Nu hebben we zoveel belangrijkere metrics dat we die druk niet bij collega's hoeven neer te leggen."

Welke metrics gebruikt Christien dan wel? De marge is de basis, met een begroting die vooruitkijkt: wat mag een maand kosten, wat moet een maand opleveren. Daaronder zitten de projecten en daar is het gerealiseerd uurtarief het belangrijkste cijfer.

"Als je projectmarges combineert met een goede forecast en met grip op de planning, dan kun je die billability op individueel niveau wat meer loslaten," geeft Christien nog mee.

Als recent aangesteld bestuurslid van Dutch Digital Agencies, de Nederlandse sectororganisatie voor digitale bureaus, krijgt Christien de vraag wel eens: zou Orbit iets voor ons zijn? Haar antwoord is genuanceerd: “Je mag niet verwachten dat tooling al je problemen oplost. Je moet weten wat je wilt weten en je moet er als bureau klaar voor zijn.”

De mindset waarmee je in zo’n migratieproces stapt, is cruciaal. "Als je het half wilt doen, moet je het niet doen. Je moet er volledig voor gaan en met het hele team,” zegt Christien. “Probeer er dan ook alles uit te halen. Dan werkt het supergoed."

En hoe ziet Christien de toekomst van Level Level? “De missie, die blijft het internet toegankelijker maken. Maar er moeten ook salarissen betaald worden en macro-economisch is het een grillige tijd,” vertelt Christien. “Daardoor is het voor ons steeds belangrijker om vooruit te kijken en grip te hebben op een toekomst die je eigenlijk niet kunt voorspellen. Dan is het heel fijn dat we met Orbit dat inzicht hebben, en dat we beslissingen kunnen nemen op basis van de data die we verzameld hebben."