Door Ben Vloemans, CTO bij Teamleader

Vandaag stellen we met veel plezier onze volledig herbouwde versie van de Teamleader Orbit planner voor. Het is de grootste verandering die we recent hebben doorgevoerd en we kunnen niet wachten om die met al onze agencyklanten te delen.

Voor we in de nieuwigheden duiken; waarom besloten we om de planner opnieuw te bouwen? We hebben geluisterd naar de feedback die we rechtstreeks van agencies kregen.

Teamleader Orbit is altijd al sterk geweest in dagelijkse planning. Taken toewijzen, tijd registreren, vaart houden in projecten: dat werkte prima. Maar agencies bleven ons hetzelfde vragen: we willen ook onze capaciteit op lange termijn kunnen plannen!

Dagen en weken plannen in Teamleader Orbit ging uitstekend, maar een heel kwartaal plannen was andere koek. Dus deden agencies wat ze altijd doen: ze werden creatief. Ze plakten alles aan elkaar met spreadsheets, losse tools en manueel lapwerk.

Zo’n creatief systeem werkt … Eventjes. Als er dan uiteindelijk toch iets hapert, zijn de gevolgen pijnlijk: teams zijn plots overboekt, je mist cruciale deadlines, en marges lekken weg zonder dat iemand het doorheeft.

Maar zulke workarounds hebben nog een prijs: spreadsheets kunnen het laten afweten, tools kunnen hun infrastructuur wijzigen, er is geen synchronisatie tussen lange-termijnplanning en je dagelijkse uitvoering … En zo zijn er veel andere voorbeelden. Het resultaat is dat capaciteitsbeslissingen op lange termijn gokwerk worden.

Die dagen zijn gelukkig voorbij. 

Want voor het eerst zitten je lange-termijnplanning en je dagelijkse uitvoering eindelijk op dezelfde plek.

De nieuwe Teamleader Orbit planner bevat nu macroplanning voor lange-termijnplanning in grote lijnen (over weken of maanden) en microplanning voor gedetailleerde dag-per-dag planning. Maar dat is niet alles. Deze release zit boordevol andere bijzonder handige features:

• Hybride planning met reservaties: soms weet je dat een project volgende maand 20 uur nodig heeft, je weet alleen nog niet op welke dagen. Met de reservatielaag blokkeer je die tijd zonder ze al definitief vast te leggen.
• Gebruiksvriendelijke drag-and-drop interface: tijd plannen of reserveren? Sleep gewoon over het tijdsframe en klaar is kees.
• Projectgerichte planning: schakel van planner naar projectweergave en zie meteen wanneer er aan een specifiek project gewerkt wordt en wie erbij betrokken is. Geen discussie meer over waar dingen staan. Spot bottlenecks voor ze projecten vertragen en aan je marges knagen.
• Google Calendar visualisatie: de externe meetings van je team verschijnen rechtstreeks in de planner. Zo zie je eindelijk de echte beschikbaarheid en stop je met je team te overboeken en zo uit te putten.
• Live capaciteitsinzichten: krijg een live beeld van wie nog ruimte heeft voor meer werk en wie al kopje-onder gaat. Je ziet mogelijke overbelasting nog voor je team het merkt, en je lost het op voor je deadlines mist of marge verliest.
• Uitgebreide tijdsweergave: plan werk op maat van je team. Naast de standaard 8-urenweergave is er nu ook een 24-urenweergave, zodat je gaten, overlappingen en dure blinde vlekken vermijdt. Handig als je team in nachtshifts of over verschillende tijdzones heen werkt.

De visie achter de heropbouw van de planner was simpel: agencies hebben gewoon één goeie tool nodig. Eén centrale plek. Met de nieuwe planner is dat nu werkelijkheid. Hij verbindt dagelijks taakmanagement met grootschalige capaciteitsplanning op lange termijn. Vlieg dus niet langer blind door het heelal: welkom op de planeet Orbit.

Onze data toont keer op keer hetzelfde: agencies die hun capaciteit op voorhand plannen, halen een billability van 70%, terwijl agencies die dat niet doen blijven hangen op 60%. Veel agencies dromen van die 70%, maar raken nooit in de buurt. Niet omdat het hen niets kan schelen, maar omdat hun tools dat nooit toelieten. Teamleader Orbit verandert dat.

We rollen de nieuwe Orbit planner nu uit naar een eerste groep agencies. Wil je zien hoe capaciteitsplanning écht zou moeten werken? Laat het ons dan weten. Je zal nooit meer terug willen keren naar spreadsheets.