Facturen berekenen: hoe doe je dat?

Eerst nog even de basics. Je factuur bestaat uit drie delen: de factuurkop, -regel en -voet. In de factuurkop komen alle facturatie- en bedrijfsgegevens: datum van factuur en levering, bedrijfsnaam, btw- of ondernemingsnummer, bankrekeningnummer enzovoort. Zorg dat je hier ook duidelijk het woord ‘factuur’ vermeldt. Dat verkleint de kans dat je factuur ergens in een papierstapel verdwijnt. Als je nog papieren facturen verstuurt, tenminste.

Een correcte factuur begint bij de factuurkop. De gegevens die erop komen, zijn grotendeels wettelijk bepaald. Check ons overzicht van hoe je een factuur maakt om niks te vergeten.

Na de formaliteiten van de factuurkop kom je aan het leuke deel: de berekening. Hier kan je stiekem al je centen beginnen tellen. Maar wees niet overenthousiast, want een foute factuur wordt altijd gecorrigeerd met een creditnota. Een extra stap in de boekhouding die niemand fijn vindt.

Je kan ook boetes krijgen door foute facturen. Reden temeer om je facturen foutloos op te stellen!

Een factuur berekenen is waarschijnlijk niet de meest sexy activiteit van je bedrijf – sorry boekhouders – maar ze is wel cruciaal. Je prijsberekening komt in de factuurregel. In grote lijnen heb je twee rekenmethodes voor je factuur, die je gerust ook kan combineren.

• Werk je uurtje factuurtje? Dan specifieer je het uurtarief en de tijd die je spendeerde aan elk onderdeel van een project.
• Breng je goederen aan de man of werk je met eenheidsprijzen? Dan lijst je de verschillende onderdelen op met hun bijhorende prijs. Het is good practice om dit zo gedetailleerd mogelijk te doen om transparant te zijn.
• Je kan natuurlijk ook beide methodes combineren. Een garagist zal zowel de uren om olie te verversen als de verkoopprijs van die olie aanrekenen.

In het laatste deel van je factuur, de factuurvoet, komt je berekening te staan. Maak een onderscheid tussen:

• het nettobedrag (zonder btw)
• het btw-percentage en -bedrag
• het totaalbedrag

Je factuur helemaal van nul opstellen kost heel wat tijd en moeite. Bovendien is dat helemaal niet nodig. Waarom zou je immers het warm water opnieuw uitvinden? Kijk voor de opmaak van een factuur naar bestaande voorbeelden. Eenmaal je zelf een factuur gemaakt hebt, dan gebruik je gewoon hetzelfde sjabloon.

Maar laat ons wel wezen, wie heeft nu nog zin om met zijn rekenmachientje aan de slag gaan of in eindeloze Excelfiles rommelen? Anno 2020 is een digitale factuur de way to go. Daarmee bespaar je jezelf de koppijn van bovenstaande stappen.

Rekenfouten, tikfouten, vermoeidheid of gewoon een kater: een facturatietool heeft er geen last van. De kans op fouten daalt dus aanzienlijk. Wat meer is: de software houdt automatisch openstaande betalingen en facturen bij. Zo heb je continu een overzicht van je financiële situatie en neem je onderbouwde beslissingen.

Nood aan meer inzicht in je financiën? Teamleader introduceerde onlangs het Forecast overzicht: een feature waarmee je je bedrijfsomzet kan voorspellen.