Les erreurs de calcul sur une facture sont comme les fautes d'orthographe dans un journal : personne n'en est responsable et pourtant elles sont bien là. Calculer correctement le montant d’une facture ne relève pas de la physique quantique mais il faut savoir garder son sang-froid. Oubliez votre calculatrice, votre livre Excel pour les Nuls et vos vieilles leçons stockées dans le grenier. En 2020, facturer est très simple.
D'abord, les bases. Votre facture se compose de trois parties : l'en-tête, les lignes et le pied de page de la facture. L'en-tête de la facture contient toutes les informations relatives à la facture et à l'entreprise : date de facturation et de livraison, nom de l'entreprise, numéro de TVA ou d'entreprise, coordonnées bancaires, etc. Indiquez-y aussi clairement le mot « facture ». Cela diminuera le risque que votre facture se retrouve noyée dans une pile de papier. Enfin, si vous envoyez encore des factures papier.
Une facture correcte commence par son en-tête. Les informations qui doivent y figurer sont en grande partie fixées par la loi. Consultez notre aperçu sur la création d'une facture pour ne rien oublier.
Méthodes de calcul
- Vous facturez des heures ? Précisez le taux horaire et le nombre d'heures consacrées à chaque partie du projet.
- Vous vendez des marchandises ou facturez des prix unitaires ? Faites la liste des différents articles avec le prix correspondant. Il est conseillé de détailler cette partie le plus possible pour une transparence maximale.
- Évidemment, vous pouvez aussi combiner les deux méthodes. Un garagiste facturera à la fois le temps de main d'œuvre pour une vidange et le prix de vente de cette huile de vidange.
La dernière partie de votre facture, le montant de la facture, contiendra votre calcul. Indiquez-y distinctement :
- le montant net (hors TVA)
- le taux et le montant de la TVA
- le montant total
Ne repartez pas à zéro
Repartir à zéro en rédigeant entièrement votre facture demande beaucoup de temps et d'énergie. De plus, ce n'est absolument pas nécessaire. Après tout, pourquoi réinventer la roue ? Utilisez des factures existantes comme exemple pour la mise en page. Une fois votre facture créée, vous n’avez plus qu’à réutiliser le modèle.
Mais soyons honnêtes, qui a encore envie d'utiliser une calculatrice ou de s’embêter avec d'interminables fichiers Excel ? En 2020, la facture en ligne est une évidence. Elle vous permet d’éviter les maux de tête dus aux étapes décrites précédemment.
Éliminez les erreurs et prenez de meilleures décisions
Erreurs de calcul, fautes de frappe, fatigue ou tout simplement gueule de bois : l'outil de facturation ne connaît pas. Le risque d'erreurs diminue donc considérablement. Par ailleurs : le logiciel assure automatiquement le suivi des paiements et factures en souffrance. Il vous donne en permanence un aperçu de votre situation financière et vous permet de prendre des décisions éclairées.
Besoin d'informations supplémentaires sur l'état de vos finances ? Teamleader a récemment présenté son Aperçu des ventes prévisionnelles : une fonctionnalité qui permet de prévoir le chiffre d'affaires de votre entreprise.
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