E-facturation : envoyer des factures en 2026v
Nous souhaitons donc vous présenter tout ce qu’il convient de savoir sur la facturation électronique. Après la lecture de cet article :
- vous serez pleinement préparés pour cette nouvelle étape ;
- vous comprendrez précisément le cadre de la nouvelle législation ;
- et vous aborderez la transition vers la facturation électronique en toute confiance.
Qu’est-ce que la facturation électronique exactement ?
On parle de « facturation électronique », mais on emploie également les expressions « e-facturation », « e-invoicing », ou encore, « facturation en ligne ». Toutefois, l’expression « facturation en ligne » peut prêter à confusion. Elle risque, en effet, d’être confondue avec la facture numérique, qui peut, par exemple, faire référence à l’envoi d’une facture par e-mail. Or, la facturation électronique ne s’y limite absolument pas. Alors, en quoi consiste réellement l’e-facturation ?
L’e-facturation correspond à l’envoi d’une facture au format UBL via le réseau Peppol.
Il est probable que cette définition ne vous éclaire pas totalement. Examinons donc de plus près les deux notions suivantes :
- Format UBL
UBL est l’acronyme de « Universal Business Language ». Il s’agit d’un format standardisé pour établir une facture électronique. Chaque élément de la facture (adresse, description du produit, sous-total, montant total, taux de TVA, etc.) est associé à une balise XML. Cela permet une intégration automatique de la facture dans le système du destinataire. Ainsi, la saisie manuelle des factures reçues appartient au passé.
Si vous souhaitez approfondir le sujet du format UBL, nous vous invitons à lire : « Facture UBL : la clé d’une facturation efficace ». - Réseau Peppol
Le réseau Peppol est un réseau international qui permet aux entreprises et aux organismes publics d’envoyer et de recevoir des documents électroniques de manière sécurisée. Ce réseau a été conçu pour optimiser l’ensemble du processus, de l’achat au paiement, en le rendant plus simple et plus sûr. Mais l’envoi d’une facture électronique via le réseau Peppol ne s’improvise pas. Il faut passer par un point d’accès spécifique pour être connecté au réseau Peppol. Pour découvrir le fonctionnement en détail, n’hésitez pas à lire notre article « Tout savoir sur les factures Peppol ».
Une évolution majeure nous attend donc en 2026. Mais saviez-vous que de nombreux entrepreneurs ont déjà adopté la facturation électronique ? L’e-facturation est actuellement déjà obligatoire pour toutes les transactions B2G (factures à destination ou en provenance des pouvoirs publics).
Le gouvernement belge a décidé d’étendre cette obligation à toutes les transactions B2B en 2026. Ce n’est pas surprenant, car d’ici 2028, la facturation électronique devra devenir la norme dans l’Union européenne. La Belgique sera donc bien préparée.
D’où provient ce changement ? Tout a commencé en décembre 2022, lorsque la Commission européenne a présenté la proposition de règlement « VAT in the Digital Age ». Cette proposition vise à améliorer le système de TVA dans l’UE, avec pour objectifs :
- Réduire le risque de fraude à la TVA.
- Alléger la charge administrative pour les entreprises.
Pour atteindre ces objectifs, plusieurs mesures ont été proposées, dont l’instauration de la facturation électronique. Grâce au traitement automatisé des factures, le risque de fraude et d’erreurs humaines diminue sensiblement. Les entreprises gagnent également un temps précieux lors du traitement des factures.
Nous avons déjà évoqué un avantage ci-dessus : grâce à l’automatisation du traitement des factures, vous consacrerez beaucoup moins de temps à l’ensemble du processus de facturation. Mais ce n’est pas tout. Avec la facturation électronique :
- vous êtes payés plus rapidement ;
- le risque d’erreurs humaines est considérablement réduit ;
- et vous gagnez un temps précieux.
La transition vers la facturation électronique est obligatoire. Mais il s’agit d’une contrainte qui présente de nombreux avantages !
Peut-être vous demandez-vous en quoi la facturation électronique peut vraiment simplifier la gestion des factures. Après tout, cela implique d’adopter un nouveau système, une nouvelle méthode de travail, de former vos collaborateurs… Mais, rassurez-vous : le processus sera réellement plus rapide et plus simple.
Envoi de factures : la situation avant 2026
Avant 2026, il est encore possible d’envoyer des factures par courrier ou par e-mail. Cela implique généralement une création, un envoi et une saisie manuels de la facture, tant du côté de l’émetteur que du destinataire.
Étape 1 : création de la facture avec : les coordonnées du client, les informations sur le produit/service, le sous-total et le montant total, le taux de TVA et le montant de TVA, les modalités de paiement.
Étape 2 : envoi de la facture par courrier ou par e-mail.
Étape 3 : le client reçoit la facture et l’intègre à sa comptabilité.
Étape 4 : le client règle la facture
OU
Étape 4 : le délai de paiement est dépassé, vous envoyez alors un rappel de paiement
Étape 5 : vous enregistrez le paiement de la facture dans votre comptabilité
Si vous optez pour un outil permettant d’envoyer des factures UBL via le réseau Peppol, votre nouvelle procédure ressemblera à ceci :
Étape 1 : création de la facture avec les informations du produit/service, le sous-total et le montant total, le taux de TVA et le montant de TVA, ainsi que les modalités de paiement. Il convient d’associer la facture à l’identifiant Peppol de votre client.
Étape 2 : envoi de la facture via le réseau sécurisé Peppol. La facture UBL est automatiquement intégrée dans votre logiciel.
Étape 3 : la facture est reçue puis automatiquement traitée et enregistrée dans le système de votre client. Selon les préférences du client, le paiement peut également être enregistré et traité automatiquement. Aucune intervention manuelle n’est alors requise.
Étape 4 : le paiement est reçu et automatiquement intégré à votre système logiciel.
Actuellement, vous disposez de deux moyens pour envoyer une facture électronique :
- Via le Portail Mercurius (uniquement pour les transactions B2G)
- À l’aide d’un logiciel de facturation connecté au réseau Peppol
Le portail Mercurius est gratuit et peut donc sembler être une option attrayante. Cependant, il est vivement conseillé de commencer dès à présent avec un outil de facturation adapté. En effet, il est important de noter que le gouvernement flamand considère l’utilisation du portail Mercurius comme une solution temporaire. Il est donc recommandé d’adopter une solution logicielle adéquate :
Par ailleurs, il n’est pas possible d’intégrer le portail Mercurius à votre CRM ou à votre comptabilité, contrairement à ce qu’offre un logiciel de facturation. Or, le principal avantage de la facturation électronique, à savoir l’automatisation d’une grande partie du processus de facturation, se perd alors rapidement.
Avec la solution de facturation Teamleader, vous avez la certitude d’être parfaitement préparés à la facturation électronique. Teamleader est déjà connecté au réseau Peppol, ce qui vous permet d’anticiper sereinement la nouvelle réglementation.
Grâce à notre outil de facturation, vous générez en quelques clics votre facture électronique personnalisée avec votre logo, vos couleurs et votre police. La facture est ensuite envoyée rapidement et en toute sécurité via le réseau Peppol. Toutes les données de la facture sont automatiquement traitées dans votre système et dans celui du client.
Mais Teamleader vous offre bien d’autres avantages :
- Des paiements plus rapides
Vos clients ne sont pas encore sur le réseau Peppol ? Grâce à la plateforme InvoiceCloud, vos clients peuvent consulter et payer leur facture en ligne. Ainsi, vous êtes payés jusqu’à 14 jours plus rapidement et 37 % plus souvent dans les délais. - Facturez facilement à partir d’un devis ou du temps de travail enregistré
Vous créez vos factures aisément à partir d’un devis, d’une tâche ou du temps de travail enregistré. En quelques clics, votre facture est envoyée, vous permettant de vous concentrer sur l’essentiel. - Évitez les doublons
Teamleader est une solution tout-en-un pour votre CRM, vos factures, vos devis, vos projets et votre planification. Grâce à plus de 230 intégrations, vous intégrez facilement tous vos outils favoris, ce qui implique encore plus d’automatisation et la fin des tâches répétitives. Testez la simplicité de Teamleader pendant deux semaines. Sans frais, sans carte bancaire.
Pas besoin de carte de crédit
Nous avons les réponses. Vous trouverez ci-dessous les questions les plus fréquemment posées sur l’envoi de factures et la facturation électronique.
Actuellement, il est encore possible d’envoyer une facture par e-mail ou par courrier. Il convient alors de veiller à ce que votre facture respecte toutes les exigences légales. À partir de 2026, cela changera. Pour toutes les transactions B2B en Belgique, il sera obligatoire d’adopter la facturation électronique.
Une facture pour des produits ou services livrés doit être envoyée au plus tard le 15e jour calendaire du mois suivant. Par exemple : une facture pour une livraison en mars doit être envoyée au plus tard le 15 avril.
La réponse à cette question est identique à celle ci-dessus. Vous devez envoyer une facture au plus tard le 15e jour calendaire du mois suivant. Par exemple : une facture pour une livraison en novembre doit être envoyée au plus tard le 15 décembre.
Non. Il est possible d’envoyer des factures électroniques depuis différents outils, à condition qu’ils soient compatibles avec Peppol, mais il n’est possible de recevoir des factures électroniques que dans un seul outil. C’est comme pour le courrier par voie postale : vous pouvez envoyer une lettre depuis différentes boîtes aux lettres, mais la réception se fait à une seule adresse. Pour recevoir des factures via Peppol, il est nécessaire que votre « adresse » soit connue du réseau Peppol ; cela signifie qu’il faut s’enregistrer auprès de Peppol. Pour créer un identifiant Peppol, vous utilisez votre numéro d’entreprise (ou votre numéro de TVA sans le « BE »). Cette démarche se fait très simplement dans Teamleader, en deux clics seulement. Vous pourrez ainsi envoyer et recevoir des factures électroniques, et serez conforme à la législation applicable à partir de 2026.
Une facture électronique est en réalité un fichier XML pouvant être lu et traité par d’autres systèmes informatiques. Elle n’a donc pas de mise en page réelle. Votre logiciel de facturation électronique la traduira en un format visible et lisible. Si toutefois votre client souhaite encore recevoir une facture au format traditionnel, vous pouvez joindre une version PDF en annexe.
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