Factures électroniques ou en version papier, lesquelles choisir ?

La bonne vieille carte postale est démodée aujourd’hui, elle a laissé la place aux textos et à WhatsApp… pareil pour l’agenda papier qui se voit remplacé par une version numérique. Même certains magazines de renom ont du mal à survivre dans cette ère du numérique, c’est pour dire !

En tenant compte de cette évolution, il paraît donc logique que de plus en plus d’indépendants optent pour des factures électroniques… et vous, c’est pour quand ?

Pour savoir si cette manière de travailler vous convient, Teamleader vous dit tout ce qu’il y a à savoir sur le sujet !

1. Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
2. Pourquoi opter pour des factures électroniques ?
3. De quoi avez-vous besoin pour rédiger une facture électronique ?
4. Les points essentiels de la facturation électronique
5. Rédiger une facture électronique en 4 étapes

L’époque où vous gardiez toutes vos factures papier dans vos boîtes à chaussures est terminée ! Les versions numériques et électroniques, c’est ça l’avenir… mais quelle est la différence entre les deux, au juste ?

Une facture numérique, c’est une facture que vous envoyez… numériquement ! Nous pensons donc par exemple à un simple fichier PDF, Word ou Excel communiqué par e-mail ou encore, même si c’est moins efficace, un scan d’une facture papier.

De nos jours, de nombreux outils existent pour vous aider à préparer et envoyer vos factures en quelques clics seulement. Une fois que le client reçoit votre e-mail, il peut alors télécharger sa facture et la lire dans la minute.

Une facture électronique, qui s’utilise dans un processus de facturation Machine-to-Machine, va encore plus loin. En effet, grâce à un outil de facturation électronique, vous préparez une facture en UBL (Universal Business Language), une norme internationale qui s’applique à ces factures.

Ensuite, votre logiciel envoie cette facture électronique à l’application de comptabilité de votre client. Elle est alors automatiquement lue et encodée de son côté.

On le conçoit : se lancer dans la rédaction de factures électroniques peut constituer un trop grand changement pour certains entrepreneurs ! Pour ceux-ci, la facturation numérique se révèle beaucoup plus accessible. Si c’est votre cas, vous pourrez également intégrer des outils de facturation à votre logiciel de comptabilité. Cela vous permettra de passer aisément à des factures électroniques lorsque vous vous sentirez prêt.

“Depuis que nous avons lié nos processus de vente et de facturation à notre outil comptable, notre charge administrative a considérablement diminué.” - Laurent Janssens, directeur des opérations chez Lemon Companies.

“Si le sujet est vraiment important, optez plutôt pour des factures papier.”, remarque que l’on entend régulièrement mais qui n’est pas tout à fait juste car, depuis 2013, les factures électroniques ont la même valeur juridique que les factures papier. Découvrez ici comment rédiger rapidement et efficacement votre première facture électronique.

La facturation électronique présente 5 atouts essentiels pour votre entreprise :

En utilisant un outil de facturation, vous établissez vos factures en un clin d'œil. Rédigez simplement un modèle personnalisé et le logiciel se chargera du reste. Vous pouvez également composer un e-mail standard et envoyer la facture à votre client en quelques secondes seulement. Et pour vous assurer une trésorerie saine, il est aussi possible de créer des rappels de paiements automatiques.

Puisqu’un outil calcule lui-même les différents montants repris sur votre facture, le risque d’erreurs est considérablement diminué.

Autre avantage : vous ne perdrez plus de temps à chercher votre calculatrice !

Grâce à un aperçu de votre situation, votre logiciel de facturation vous permet de surveiller vos paiements et factures impayées en permanence. Cela vous donne une idée de la santé financière de votre entreprise et vous aide à prendre des décisions éclairées.

Non seulement, vous en avez peut-être marre de voir ce vieux classeur déborder de papiers mais surtout, en cas de dégât des eaux, d’incendie ou - sans jugement aucun - de négligence, posséder une archive numérique ainsi qu’une copie de celle-ci se révèle beaucoup plus sûr.

Dans la voiture, en chemin entre deux clients ou encore depuis votre fauteuil… rédiger et envoyer des factures électroniques, c’est possible à tout moment et n’importe où ! Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’une connexion Internet.

Des agences créatives aux acteurs informatiques, en passant par les entreprises horticoles, tous sont convaincus des avantages de la facturation numérique !

Non, on ne va pas vous assommer avec les habituels “votre bonne humeur” ou “votre bon sens”, on vous le promet. Voici les 3 choses qui sont réellement essentielles dans la rédaction de factures électroniques (à part un ordinateur, bien sûr) :

Il est crucial que vous optiez pour un outil de haute qualité adapté aux besoins de votre entreprise et que vous teniez compte de ses possibilités d’intégration et d’extension. Voyez par exemple si vous pouvez le lier à votre outil comptable, enregistrer vos heures de travail ou s’il dispose d’un outil CRM inclus. Mais surtout, dans cette ère du numérique, la première question que vous devez vous poser est : ce logiciel dispose-t-il d’une application performante ?

Tous les outils de facturation ne disposent malheureusement pas d’une base de données fiable et sécurisée… Pourtant, cela a son importance car comme pour les factures papier, vous devez conserver toutes vos factures électroniques durant 7 ans !

Vous ne laisseriez pas les portes de votre maison ouvertes toute la nuit… n’est-ce pas ? Il en est de même pour votre ordinateur et votre smartphone que vous devez tous deux protéger avec les programmes antivirus nécessaires. Après tout, un outil de facturation contient des informations précieuses mais surtout confidentielles quant à votre entreprise et vos clients.

Choisir un outil de facturation, c’est comme remplir un sachet de bonbons au magasin à l’heure du goûter quand on a 11 ans : on ne sait pas où donner de la tête ! Alors, comment apprendre à distinguer les bons logiciels (qu’on va appeler les chamallows) des applications qui ne correspondent pas à votre entrepris. Grâce à nos conseils, vous saurez comment faire !

Si l’élaboration de factures numériques n’a rien de très sorcier, il y a cependant plusieurs points clés à considérer :

Travaillez autant que possible avec des factures électroniques et stockez-les toutes dans le même dossier, serveur ou cloud. Ainsi, ne basez pas votre comptabilité à la fois sur des factures papier et des factures électroniques, c’est tout ou rien.

La facturation numérique fonctionne mieux lorsqu’elle est réciproque. Par conséquent, nous vous recommandons de demander à vos fournisseurs de procéder de la même manière. Cela vous évitera d’acheter un nouveau classeur.

Nous nous doutons évidemment que, parfois, une facture papier est inévitable comme pour l’addition d’un dîner d’affaires ou un ticket de parking. Dans ce cas, prenez juste une photo de votre facture ou numérisez-la et incluez-la à vos archives numériques.

Vous pouvez commencer à travailler avec des factures électroniques n’importe quand, mais il est toujours judicieux de choisir un moment-clé pour le faire. Pensez par exemple à un nouveau trimestre ou au début d’une nouvelle stratégie financière. De cette façon, toutes vos factures électroniques concernant une période ou un projet seront au même endroit.

Des erreurs de débutant, on en fait tous. Courir 15 km lors de son premier entraînement ? Se rendre à sa première soirée le ventre vide ? Ça nous est arrivé aussi mais pour que vous puissiez éviter tou

La facturation numérique, cela présente bon nombre d’avantages… On est tous d’accord sur ce point ! Mais comment faire pour rédiger une bonne facture électronique ? Voici un plan clair, étape par étape.

Une facture électronique idéale, c’est un copier-coller de votre devis. Pour ce faire, il faut commencer par rédiger un devis clair où vous listez les différentes phases de votre projet et les budgets qui y correspondent. Cela sera plus limpide pour votre client et pour vous.

Un bon outil de facturation est un outil qui vous permet de convertir un devis en facture en un seul clic… ou si vous n’avez pas de devis, un outil qui vous crée une facture électronique personnalisée. Un tel logiciel fait alors les calculs lui-même ! Vous n’avez pas besoin de vous embarrasser avec des formules Excel qui sont parfois sources d'erreurs.

Adieu les timbres à lécher, les courriers à rédiger à la main et les gros classeurs remplis de papier… avec un logiciel de facturation, vous envoyez vos factures à vos clients directement ! Aussi, en l’intégrant à votre progiciel de comptabilité, vos factures sortantes apparaissent automatiquement dans votre système.

Vous vous demandez ce qu’est exactement la facturation, de quels éléments se compose une facture et comment bien la rédiger ? Alors, cette page est là pour vous apporter les réponses à toutes vos questions.

Selon la période de l’année, on remarque que près d’une facture sur deux est payée en retard. C’est là qu’un outil de facturation numérique s’avère utile car vous obtenez un aperçu continu des factures en attente de règlement et pouvez facilement les suivre !

Avec Teamleader, vous pouvez même automatiser vos rappels de paiement afin que vos clients reçoivent un message convivial et personnalisé leur indiquant de régler leurs factures impayées.