Comment faire une facture (+ modèles)

Des factures correctes valent leur pesant d’or dans une entreprise comme la vôtre : elles vous garantissent d’être payé pour vos produits et vos services, tout en vous offrant une vision claire de vos revenus et dépenses. Cela dit, faire une facture (ou une facture numérique) correcte n’est pas une mince affaire… Parce que nous en sommes conscients, nous vous dévoilons des conseils pratiques ainsi que des modèles de factures efficaces.

Faire une facture rapidement et sans erreur grâce à Teamleader Focus !

Avec Teamleader Focus, faire une facture, assurer son suivi et prédire ses revenus devient un jeu d’enfant ! Pour vous simplifier la vie, vous pouvez d’ailleurs travailler avec des modèles types, à partir de vos devis ou encore sur la base d’une feuille de temps. Il vous en faut plus ? Cela tombe bien : vous pouvez tout lier à votre logiciel de comptabilité, en un clin d'œil.

En résumé, outre votre facturation, il vous devient possible de gérer tous vos clients et projets grâce à notre outil tout-en-un. Qu’en dites-vous ?

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Pourquoi les factures sont-elles indispensables ?

En tant qu’entrepreneur, vous devez faire aussi attention à vos factures que Gollum à son précieux. Vous trouvez qu’on exagère ? Pas du tout, et ce, pour trois bonnes raisons :

  • Vos factures sont la preuve que vous avez livré certains produits ou services à un prix spécifique. Celles-ci sont erronées et votre client refuse de vous payer ? Dans ce cas, vous pouvez dire adieu à votre argent !
  • Des factures erronées vous exposent à des sanctions, et ce, aussi bien en ce qui concerne celles d’achat que de vente ;
  • Une bonne gestion de vos factures vous donne un aperçu de la situation financière de votre entreprise : elle vous permet de visualiser vos revenus et vos dépenses, et donc, d’assurer le bon fonctionnement de votre activité.
"La facturation à elle seule nous fait gagner jusqu'à huit heures par mois. Nous trouvons rapidement les rapports de réunion et les informations sur les clients, et en quelques clics, nous avons une vue d'ensemble de notre situation financière." - COMSA!

Les différents types de factures

Les factures, c’est comme les bières : ne confondez surtout pas une Chouffe et une Orval ! Nous vous proposons ici un aperçu des neuf types de factures existants, pour que vous sachiez exactement ce dont il est question :

  1. La facture classique : avec des informations… classiques ! Et elle est utilisée dans des conditions… classiques ! C’est celle que nous retrouvons dans la plupart des secteurs et pour bien des transactions ;
  2. La facture commerciale : il s’agit du type de facture choisi pour l’expédition de marchandises d’un pays à un autre ;
  3. La facture intermédiaire : ce type de facture intervient dans le cadre de grands projets, impliquant un paiement en plusieurs fois. Elle sert à générer des revenus au cours de leur avancement, permettant par la même occasion de les jalonner ;
  4. La facture basée sur l’enregistrement du temps : ce type de facture s’adresse à ceux qui préfèrent être rémunérés selon les heures de travail réellement effectuées. Elle concerne notamment les indépendants, les consultants ou encore les agences ;
  5. La facture récurrente : elle est rédigée de manière régulière dans le temps (à la fin de chaque mois, par exemple) pour les clients avec qui vous travaillez en permanence. Elle vous évite donc de démultiplier les factures classiques, ce qui est arrangeant aussi bien pour le prestataire que pour son client ;
  6. La facture d’acompte : ce type de facture sert à être rémunéré pour un pourcentage de travail accompli, avant même le début d’une mission. Elle est notamment judicieuse si vous avez des achats conséquents à effectuer pour mener à bien le projet ;
  7. La facture pro forma : c’est un type de facture qui s’apparente à un devis. Il permet de communiquer le prix estimé de certains biens ou services à un client ;
  8. La facture basée sur la valeur : son montant dépend de la quantité de travail que vous avez livrée. Elle s’avère utile si vous pouvez déterminer à l’avance la valeur d’un service ou d’un produit ;
  9. La facture à prix fixe : ce type de facture est généralement utilisé par les PME et les indépendants, idéal pour des projets dont les attentes sont clairement définies.

Comment faire une facture ?

Aujourd’hui, pour faire une facture, vous pouvez procéder de deux manières différentes :

  • Via Excel. Certes pratique lorsque vous gérez un portefeuille client et un volume de projets restreints, toutefois cette option risque de vous limiter assez rapidement ;
  • Via un outil comme Teamleader Focus (en tout bien, tout honneur !). En quelques clics, vous pouvez faire vos factures, les suivre et prédire avec justesse la fluctuation de vos revenus. Avec Teamleader, faites de la facturation un jeu d'enfant Sachez par ailleurs qu’une facture correcte comporte généralement trois parties spécifiques : un en-tête, un corps et un pied de page. Voyez-les un peu comme l’huile, les œufs et la farine de votre pâte à crêpes. Si vous oubliez un de ces éléments, c’est le flop assuré…

L’en-tête

Dans l’en-tête, vous devez d’une part renseigner vos coordonnées :

  • Le mot “facture” clairement indiqué, ainsi que son numéro de série ;
  • Sa date de création ;
  • Le nom de votre entreprise et sa forme juridique ;
  • Votre adresse complète ou le lieu de domiciliation de votre société ;
  • Votre numéro de compte bancaire
  • Votre numéro de TVA ;
  • Votre numéro d’entreprise ;
  • La date de livraison des biens et/ou des services.

Vous y renseignez également les informations relatives à votre client :

  • Sa dénomination sociale, pouvant aussi être son nom pour un particulier ;
  • Son adresse (sauf si c’est un particulier et qu’il s’y oppose) ;
  • Son numéro de TVA s’il en a un.

Le corps

Dans le corps d’une facture, vous décrivez les biens et/ou les services fournis, ainsi que leur quantité.

  • Pour les marchandises : indiquez la description des produits concernés, leur nombre ainsi que le prix unitaire qui leur correspond ;
  • Pour les services : spécifiez le taux horaire et le temps consacré à chaque partie du projet en question. Si vous facturez au nombre de mots ou à la prestation, par exemple, il vous faudra ajuster les rubriques en conséquence.

Le pied de page

Au niveau du pied de page doivent apparaître :

  • Le montant net de la facture hors TVA ;
  • Le pourcentage et montant que représente la TVA, s’il n’y a pas d’exonération ;
  • Le montant total TTC ;
  • Le délai de paiement ;
  • Les options de paiement que vous proposez.

Quelles sont les autres informations requises sur une facture ?

  • Les conditions générales : soyons honnêtes, il est rare que nous prenions le temps de les lire dans le détail. Cependant, il est judicieux de les inclure dans le cadre de vos factures car elles sont juridiquement contraignantes et vous protègent en cas de pépin. C’est notamment l’occasion de spécifier les taux de pénalité en cas de refus ou de retard de paiement…

Notre astuce : pour vous aider à les rédiger, de nombreux modèles sont disponibles en ligne.

Attention : votre facture s’adresse à un particulier ? Soyez sûr que vos conditions soient les mêmes que celles de votre devis. Pour les entreprises, il suffit de vous référer à votre site Internet.

  • Une date d’échéance ;

Des remerciements et/ou une invitation à vous suivre sur les réseaux sociaux.

Factures ou devis, doivent-ils être identiques ?

Non. Par exemple, le montant indiqué sur un devis est indicatif et non définitif. Un devis ne représente pas un engagement, contrairement à une facture. Il formalise en réalité votre offre de faire ou de livrer une prestation à un certain prix.

Votre client peut l’accepter de manière implicite (par son exécution) ou explicite (par sa signature). Dans les deux cas, ils acceptent automatiquement vos termes et conditions. C’est pour cette raison que ce que vous y indiquez est crucial. Ce n’est que lorsque le client signe votre devis qu’il devient juridiquement contraignant. Il faut donc y réfléchir assidûment et ne pas sous-estimer ni surestimer votre travail.

Dans quelle langue faire sa facture ?

Tout dépend de la zone linguistique où se situe le siège social ou commercial de votre entreprise. Ça parait simple non ? Seulement, simple n’est pas Belgique.

  • Votre établissement se situe dans une zone linguistique francophone néerlandophone ou germanophone ? Rédigez vos factures dans la langue qui convient.
  • Votre établissement se situe dans la région bilingue de Bruxelles-Capitale ? Rédigez vos factures en français pour vos clients francophones et en néerlandais pour les néerlandophones.
  • Votre établissement se situe dans une commune à facilités ? Rédigez vos factures en français dans la Région wallonne et en néerlandais dans la Région flamande ou en périphérie bruxelloise.

Attention : si vous ne respectez pas ces règles, la facture sera déclarée comme invalide et non avenue.

Exemples de factures

Picasso disait : “les bons artistes copient, les grands artistes volent”... Cela vaut également lorsqu’il s’agit de faire des factures ! Pour vous aider dans votre processus, voici quelques modèles auxquels vous pouvez accéder gratuitement.

Vous êtes plutôt à la recherche d’un modèle de facture spécifique ? Jetez donc un œil à notre galerie !

Modèle de facture Autoliquidation TVA

Modèle de facture avec remise

Modèle de proforma factuur

Modèle de proforma factuur

Vous pouvez facilement personnaliser nos modèles en y renseignant vos propres informations. Et soyez tranquille : nous avons rédigé ces supports dans les règles de l’art ! Même l’inspecteur le plus strict n’aura aucun commentaire à faire. Promis !

Que faire en cas de facture erronée ?

Si votre facture est erronée à cause d’une mention obligatoire manquante, vous risquez une amende administrative de :

  • 25 € par facture (avec un minimum de 50€ et un maximum de 500€) pour une première infraction à condition qu’elle n’ait pas été faite intentionnellement et ne nuise pas au Trésor public.
  • 50€ par facture (avec un maximum de 250€) pour une première infraction ne remplissant pas les conditions énoncées ci-dessus.
  • 125€ par facture (avec un maximum de 1 250€) pour une seconde infraction.
  • 250€ par facture (avec un maximum de 5 000€) pour les infractions suivantes.

Vous pourriez également risquer une amende proportionnelle (maximum 200% de la TVA due) en cas d’erreur dans :

  • Le numéro de série ou les informations d’entreprise
  • La nature, la quantité ou le prix des biens et/ou des services fournis

Seulement, l’erreur est humaine ! Pour cette raison, vous pouvez rapidement rectifier une facture erronée grâce à une note de crédit et une facture corrigée.

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Quand envoyer une facture à son client ?

Si vous mettez autant de temps à rédiger vos factures que George R. R. Martin à écrire la saga Game of Thrones, vous risquez de faire face à quelques déconvenues. Légalement, le délai d’envoi de vos factures se rapporte au 15 du mois suivant celui de la livraison. Si vous le dépassez, le gouvernement peut vous infliger une amende.

Par exemple : si vous avez livré des marchandises à un client le 23 avril, vous avez jusqu’au 15 mai pour préparer et envoyer votre facture.

Néanmoins, aussi bien pour vous que pour vos clients, vous devriez donc prendre l’habitude d’envoyer votre facture dès qu’une commande ou qu’un projet est terminé. Si vos collaborateurs n’ont pas pour habitude de vous payer rapidement, cela vous permettra de combler de potentielles chutes de trésorerie.

Que faire en cas de facture impayée ?

Les factures impayées sont un véritable cauchemar, venant impacter la croissance de votre entreprise tout comme votre relation avec vos clients. Et malheureusement, tôt ou tard, nous risquons tous d’y faire face. Heureusement, il existe un plan en 3 étapes pour y remédier :

  1. Pensez à anticiper. Si vous vendez des biens, vous pouvez les facturer à l’avance ! De même, si vous proposez des services, vous pouvez inclure à vos conditions générales des mesures découlant de retards de paiement ;
  2. Trouvez une solution à l’amiable. Un créancier peut notamment inciter un débiteur à payer ses dettes par des lettres de mise en demeure. Pour ce faire, vous pouvez vous faire aider d’un avocat, d’un huissier, d’un notaire ou d’une agence de recouvrement ;
  3. Procédez à un recouvrement judiciaire. Si aucun accord amiable n’est trouvé et que votre client fait la sourde oreille, vous pouvez alors employer la manière forte pour lui faire entendre raison. Pour ce faire, rendez-vous directement au tribunal afin d’obtenir votre dû !

Vous rêvez de vous faire aider dans votre processus de facturation, pour maximiser votre trésorerie tout en évitant les retards ? Dans Teamleader Focus, vous pouvez facilement suivre vos impayés et recourir à des rappels automatiques.

Envoyer des factures à l’étranger

La TVA est une information cruciale lorsqu’il est question d’envoyer des factures à l’étranger.

Le saviez-vous ? L’acronyme TVA signifie “taxe sur la valeur ajoutée”. Il s’agit d’un pourcentage, calculé sur la base de votre prix de vente. La logique est la suivante : votre client vous paie cette marge et vous, vous la transmettez à l’État.

Le taux s’appliquant aux biens et services est de 21%. Cependant, il peut être réduit à 12%, 6% ou encore 0% selon les activités. Pour être certain d’utiliser le bon taux de TVA, dans votre cas, découvrez ici lequel convient le mieux.

Pour bien faire une facture, il est important de toujours indiquer dans un premier temps vos montants hors TVA, puis de spécifier le coût TTC, TVA incluse. Le tableau ci-dessous en est un exemple :

Description

Montant

Installation de l'Internet au bureau HT

€ 1000

TVA 21%

€ 210

Montant total TTC

€ 1210

Vous possédez une petite entreprise dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 25 000€ ? Vous pouvez alors opter pour un régime d’exonération de la TVA et n’aurez pas à la facturer. Dans ce cas, il suffit d’ajouter la mention : “régime spécial d’exonération pour les petites entreprises”. Cela signifie, par conséquent, que vous ne pouvez pas la récupérer sur vos dépenses professionnelles ! Pour éviter les mauvaises surprises, nous ne pouvons que vous recommander de bien vous renseigner.

Si vous facturez à l’étranger, vous n’avez pas à facturer la TVA.

En ce qui concerne votre propre déclaration de TVA, une distinction se fait alors :

  • Au sein de l’UE : Vous indiquez “TVA décalée” ou “autoliquidation”. Ensuite, vous ajoutez la facture à votre liste intracommunautaire, où vous pouvez trouver les détails de TVA du client concerné.
  • Hors UE : Vous indiquez “Service taxable là où se trouve le destinataire” ou “service taxable dans le pays du destinataire”. Cette facture se retrouvera alors dans la grille 47 de votre déclaration de TVA.

Les factures numériques, comment ça marche ?

La cartouche d’encre de votre imprimante est vide, une fois de plus ? Vous avez écrit l’adresse en trop grands caractères et manquez de place sur l’enveloppe? Votre timbre se décolle ? Votre conscience écologique vous rappelle à l’ordre ? On le sait : les factures papier coûtent du temps, de l’argent et surtout, de l’énergie ! Qui plus est, comment être certain qu’elles parviennent à votre destinataire en un seul morceau ?

Pour toutes ces raisons, nous sommes de plus en plus nombreux à opter pour des factures numériques. Pour cela, bien des outils en ligne existent, à l’image de Teamleader Focus.

Les avantages sont nombreux :

  1. Vous gagnez un temps considérable. Quelques clics vous suffiront en effet à faire votre facture. En plus, vous avez la possibilité de l’envoyer et de la traiter de numériquement, pour plus de simplicité !
  2. Vous économisez de l’argent. Peu importe le nombre de factures que vous envoyez, le prix du logiciel reste le même De plus, vous n’avez plus à vous soucier d’aller acheter des enveloppes, des cartouches et des timbres !
  3. C’est super simple ! Vous êtes d’ailleurs certain que votre facture arrive à bon port. De plus, votre client peut directement la visualiser, et ce, sur tous ses appareils. Qu’il se trouve au bureau, en vacances ou au rayon biscuit de Carrefour, tout est possible !
"Je pense sincèrement que nous avons économisé au moins 75 % du temps consacré à la facturation" - Quentin de Braekeleer

Faire une facture rapidement et sans erreur grâce à Teamleader Focus !

Avec Teamleader Focus, faire une facture, assurer son suivi et prédire ses revenus devient un jeu d’enfant ! Pour vous simplifier la vie, vous pouvez d’ailleurs travailler avec des modèles types, à partir de vos devis ou encore sur la base d’une feuille de temps. Il vous en faut plus ? Cela tombe bien : vous pouvez tout lier à votre logiciel de comptabilité, en un clin d'œil.

En résumé, outre votre facturation, il vous devient possible de gérer tous vos clients et projets grâce à notre outil tout-en-un. Qu’en dites-vous ?

Écrit par Robin Van Cleemput
Quel est le contenu de cette page ?
  • 05/05/2020
  • Dernière modification le 16/02/2024

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