Werken met onderaannemers: facturatie en planning zonder gedoe
Maar zodra je meerdere projecten tegelijk uitvoert, wordt een goede administratie belangrijk. De factuur zit in je mailbox, de planning in WhatsApp en de werkbon ergens op papier. Voor je het weet, verlies je het overzicht.
Dat kan makkelijker. In dit artikel lees je precies hoe onderaanneming werkt, hoe je je tarief bepaalt en hoe je de hele flow van offerte tot factuur op één plek beheert.
Onderaanneming betekent dat een zelfstandige aannemer een deel van een opdracht uitvoert voor een andere aannemer, de hoofdaannemer. De onderaannemer blijft een zelfstandig bedrijf en is dus geen werknemer van de hoofdaannemer.
Een elektricien die de bedrading verzorgt bij een renovatieproject van een algemene aannemer. Hij werkt niet voor de hoofdaannemer, hij werkt met de hoofdaannemer.
Let op: verwar het niet met "werken met derden". Dat is een bredere term uit de welzijnswetgeving over veiligheid en coördinatie op de werf, niet specifiek over de commerciële relatie tussen aannemers.
In de praktijk schakelen veel aannemers en vakmensen onderaannemers in voor gespecialiseerd werk. Denk aan HVAC, sanitair of dakwerken. Zo breid je je capaciteit uit zonder externe zelfstandigen in vaste dienst te nemen. Een onderaannemer is een gespecialiseerde schakel in je projectteam, geen losse derde partij.
Wie in onderaanneming werkt, heeft twee opties om te factureren: een vaste prijs of in regie werken.
Vaste prijs | In regie werken | |
Wanneer | Scope is vooraf helder | Scope kan wijzigen |
Wat je factureert | Afgesproken totaalbedrag | Werkelijke uren + materiaal |
Risico | Bij jou als onderaannemer | Bij de opdrachtgever |
Administratie | Eenvoudiger | Vereist nauwkeurige registratie |
- Bij een vaste prijs spreek je vooraf een totaalbedrag af. De scope ligt vast, het risico ook. Loopt het werk uit? Dan is dat voor jouw rekening.
- Bij in regie werken factureer je op basis van werkelijk gepresteerde uren en verbruikt materiaal. Vergeet niet om overhead, verplaatsingskosten en winstmarge in je uurtarief te verrekenen. Die kosten zijn minder zichtbaar, maar kunnen snel oplopen.
Werk je in regie? Dan kan de scope wijzigen. Leg extra uren, materialen en wijzigingen meteen vast. Zo houd je grip op ad-hoc taken en vermijd je discussies achteraf.
Werk je als onderaannemer in de bouw? Dan moet je rekening houden met een paar administratieve verplichtingen.
Voor bepaalde bouwwerken doe je vooraf een melding bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Dat geldt voor de hoofdaannemer én voor elke schakel in de keten. Bewaar het bewijs van die aangifte altijd centraal.
De wetgever heeft de spelregels aangescherpt:
- Een onderaannemer mag zijn volledige opdracht niet meer doorschuiven naar een andere partij.
- De hoofdaannemer kan mee aansprakelijk worden gesteld bij illegale tewerkstelling in de keten.
Goede documentatie beschermt je bij inspectie. Bewaar contracten, werkbonnen, facturen en planningsdocumenten op één centrale plek. Goede bedrijfssoftware, zoals Teamleader Focus, helpt je daarbij.
De grootste valkuil bij werken met onderaannemers? Informatie die verspreid zit over WhatsApp, e-mail, Excel en papieren notities. Je verliest tijd, maakt fouten en mist factureerbare uren. Tijd om je administratie te centraliseren. Zo werk je sneller én houd je beter zicht op de rendabiliteit van elk project.
Met Teamleader Focus:
- Maak je offertes en laat deze online ondertekenen, zodat je sneller aan de slag kan
- Registreer je tijd per project en per medewerker, ook op de werf via de mobiele app
- Bewaar je belangrijke documenten, zoals contracten en werkbonnen, centraal bij het juiste project
- Maak je facturen rechtstreeks vanuit je offerte of tijdregistratie
- Volg je de marge per project in realtime op, zodat je weet of een opdracht rendabel is
En dat allemaal met één en dezelfde tool. Geen gedoe met losse bestanden, tools die niet samenwerken of knip-en-plakwerk. Zo verbeter je je facturatieproces, staan alle projectgegevens op één plek en weet je precies wat een project kost én opbrengt. Probeer Teamleader Focus zelf. Zonder te betalen, zonder kredietkaart.
Geen creditcard nodig
Er is geen vast bedrag. Je uurtarief hangt af van je sector, specialisatie, regio en de complexiteit van het werk. Reken altijd overhead, verplaatsingskosten, materiaal en winstmarge mee.
Minimaal: de scope van het werk, het prijsmodel (vast of in regie), planning, verantwoordelijkheden, kwaliteitseisen en betalingsvoorwaarden. Een schriftelijk contract beschermt beide partijen bij geschillen.
Nee, sinds 1 januari 2025 is dat in België verboden.
