Change management: zo zorg je dat veranderingen in je bedrijf wél werken

Een verandering bedenken is één ding. Zorgen dat iedereen erin meegaat en de nieuwe werkwijze blijft gebruiken, is een tweede. En daar komt change management om de hoek kijken.

Want hoe pak je dat aan als ondernemer? Welke methodes zijn er en hoe voorkom je dat je goede ideeën ergens onderaan de prioriteitenlijst verdwijnen? We leggen het allemaal uit.

Change management, ook wel verandermanagement genoemd, is het begeleiden van veranderingen binnen een organisatie. Denk aan het invoeren van nieuwe software, het aanpassen van bedrijfsprocessen of het veranderen van de manier waarop je team samenwerkt.

Het doel van change management: zorgen dat een verandering niet alleen op papier een goed idee is, maar ook daadwerkelijk wordt toegepast.

Want als je medewerkers niet begrijpen waarom iets verandert, niet weten hoe ze ermee moeten werken of er simpelweg geen tijd voor hebben, is de kans groot dat ze terugvallen in hun oude gewoontes.

Daarom draait change management niet alleen om processen en technologie, maar vooral om mensen. Je neemt je team mee in de verandering, zorgt voor duidelijke afspraken en stuurt bij waar nodig.

Er bestaan verschillende modellen die je helpen om veranderingen in goede banen te leiden. Drie bekende voorbeelden zijn:

1. Het model van Lewin

Psycholoog Kurt Lewin verdeelde verandering in drie fases:

1. Ontdooien.
   Maak duidelijk waarom de huidige werkwijze moet veranderen en bereid je team daarop voor.
2. Veranderen.
   Voer de nieuwe werkwijze in en begeleid je medewerkers bij de overstap.
3. Bevriezen.
   Zorg dat de verandering onderdeel wordt van het dagelijkse werk, zodat iedereen de nieuwe manier van werken blijft gebruiken.

Dit model laat zien waarom je een verandering niet zomaar van de ene op de andere dag kan doorvoeren.

2. Het 8-stappenmodel van Kotter

John Kotter ontwikkelde een uitgebreider model met acht stappen. Daarbij ligt de nadruk op het creëren van draagvlak, het formuleren van een duidelijke visie en het vasthouden van de verandering.

Het begint met duidelijk maken waarom verandering nodig is. Vervolgens stel je een groep samen die de verandering helpt trekken, bepaal je waar je naartoe wilt en betrek je de rest van je team. Daarna neem je obstakels weg, maak je kleine successen zichtbaar en bouw je daarop verder. Uiteindelijk zorg je dat de nieuwe werkwijze een vast onderdeel wordt van je bedrijf.

3. Het ADKAR-model

Het ADKAR-model van Prosci kijkt vooral naar de mensen die met een verandering moeten werken. Het bestaat uit vijf onderdelen:

1. Awareness: begrijpen waarom de verandering nodig is.
2. Desire: bereid zijn om eraan mee te werken.
3. Knowledge: weten hoe de nieuwe werkwijze werkt.
4. Ability: de kennis en middelen hebben om ermee aan de slag te gaan.
5. Reinforcement: zorgen dat de verandering blijvend wordt toegepast.

Welk change management model je ook kiest, de belangrijkste les is hetzelfde: een nieuwe werkwijze invoeren is niet genoeg. Je moet je team ook helpen om ermee te werken.

Je hebt iedereen geïnformeerd, de nieuwe afspraken staan op papier en toch loopt het niet zoals gepland. Waar gaat het mis?

Vaak ligt het niet aan de verandering zelf, maar aan de manier waarop die wordt ingevoerd. Dit zijn vier redenen waarom change management kan mislukken:

Jij ziet als ondernemer misschien precies waar het misgaat. Maar je teamleden ervaren dat niet altijd op dezelfde manier.

Stel: je besluit om voortaan alle gewerkte uren digitaal te registreren. Voor jou betekent dat minder administratie en een beter overzicht van de kosten. Maar je medewerkers zien misschien vooral een extra taak aan het einde van hun werkdag.

Leg daarom niet alleen uit wat er verandert, maar ook waarom. Maak duidelijk wat je team eraan heeft.

Een nieuwe werkwijze bedenken terwijl je achter je bureau zit, is makkelijk. Maar werkt het ook in de praktijk?

Je team weet vaak als geen ander waar processen vastlopen. Betrek je teamleden daarom altijd bij het uitwerken van de verandering. Vraag wat ze nodig hebben en waar ze mogelijke problemen verwachten. Zo ontdek je vaak al knelpunten voordat je begint en vergroot je de kans dat je team achter de nieuwe aanpak staat.

Wil je bijvoorbeeld je bedrijfsprocessen verbeteren? Begin dan eens met de vraag welke taken je collega's onnodig veel tijd kosten.

Wie zorgt ervoor dat iedereen de nieuwe afspraken volgt? En wie grijpt in als iets niet werkt?

Als niemand verantwoordelijk is voor de uitvoering, verdwijnt de verandering al snel naar de achtergrond. Zeker wanneer het druk is. Zorg daarom voor duidelijke rollen in je team. Spreek af wie de verandering begeleidt, wie vragen beantwoordt en wie de voortgang opvolgt.

We zijn nou eenmaal gewoontedieren. En oude gewoontes zijn hardnekkig. 

Een nieuwe tool leren gebruiken, afspraken aanpassen of taken anders verdelen kost simpelweg tijd.  Geef je team ruimte om te oefenen, fouten te maken en vragen te stellen. En houd rekening met de werkdruk. Want als de nieuwe manier van werken vooral extra gedoe oplevert, is de oude werkwijze al snel weer aantrekkelijk.

Je hebt echt geen uitgebreide HR-afdeling nodig om veranderingen goed te begeleiden. Ook in een klein bedrijf kan je met een paar duidelijke stappen al veel bereiken.

Begin bij het probleem dat je wilt oplossen. Wat loopt vandaag niet goed? En wat moet er na de verandering beter gaan?

Misschien worden gewerkte uren regelmatig vergeten, raakt belangrijke klantinformatie verspreid over verschillende mailboxen of kost het maken van offertes te veel tijd.

Maak je doel zo concreet mogelijk. Niet 'we willen efficiënter werken', maar bijvoorbeeld: 'we willen dat iedereen zijn gewerkte uren op dezelfde plek registreert'. Dat maakt de verwachtingen voor iedereen duidelijk. 

Bespreek je plannen met de collega's die straks met de nieuwe werkwijze aan de slag moeten.

Vraag hoe zij het huidige proces ervaren, welke problemen ze tegenkomen en wat volgens hen beter kan. Je hoeft natuurlijk niet over iedere beslissing uitgebreid te vergaderen. Maar door je team te betrekken, voorkom je dat je een oplossing invoert die op papier fantastisch lijkt en in de praktijk niet werkt.

Een verandering werkt pas als iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt.

Spreek daarom af wie waarvoor verantwoordelijk is, wanneer de nieuwe werkwijze ingaat en hoe jullie de voortgang opvolgen.

Wil je bijvoorbeeld dat iedere goedgekeurde offerte voortaan direct wordt omgezet naar een project? Leg dan vast wie dat doet, wanneer dat moet gebeuren en waar de rest van het team de informatie terugvindt. Met het stroomlijnen van de interne werkstromen voorkom je dat belangrijke informatie tussen verschillende collega's blijft hangen.

Je hoeft niet alles in één keer te veranderen. Sterker nog: door klein te beginnen, ontdek je sneller wat wel en niet werkt.

Laat bijvoorbeeld eerst een paar collega's starten met je nieuwe werkwijze. Of begin met één onderdeel van je administratie voordat je de hele werkwijze omgooit. Vraag regelmatig hoe het gaat en welke problemen ze tegenkomen. Zo kan je kleine verbeteringen testen voordat je de verandering verder uitrolt.

Vergeet ook niet om je medewerkers voldoende uitleg en tijd te geven. Een nieuwe manier van werken moet uiteindelijk tijd besparen, niet alleen maar extra werk opleveren.

De verandering is ingevoerd. Klaar? Niet helemaal.

Juist nu is het belangrijk om te kijken of de nieuwe werkwijze ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Plan daarvoor een evaluatiemoment. 

• Werkt het zoals jullie hadden verwacht? 
• Waar lopen collega's nog tegenaan? 
• Levert de verandering op wat je ervan hoopte?

Misschien blijkt een extra administratieve handeling onnodig ingewikkeld. Of missen medewerkers bepaalde informatie om hun werk goed te doen. Pas de afspraken dan aan.

Kijk niet alleen naar cijfers, maar luister ook naar de ervaringen van je team. Verdeel de rollen en verantwoordelijkheden goed, zodat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de opvolging. 

En vergeet niet: als leidinggevende geef je zelf het goede voorbeeld. Wanneer jij de nieuwe werkwijze niet gebruikt, kan je niet verwachten dat je teamleden dat wel doen.

Nieuwe werkafspraken volhouden wordt een stuk makkelijker als je team niet voortdurend tussen verschillende tools en losse bestanden moet schakelen. En als je terugkerende administratieve taken kan vereenvoudigen, scheelt dat ook nog eens tijd.

Teamleader Focus helpt je daarbij. Je beheert je klanten, offertes, projecten en facturen op één plek, zodat iedereen met dezelfde informatie werkt.

Met Focus AI maak je het jezelf nog makkelijker. Deze AI-assistent zit ingebouwd in Teamleader Focus en kent de informatie die al in je account staat. Vraag bijvoorbeeld aan Focus AI om een project aan te maken, gewerkte uren te registreren of meerdere gegevens tegelijk bij te werken. Focus AI zet de acties voor je klaar en jij controleert en keurt ze goed.

Ontdek zelf wat Teamleader Focus kan betekenen voor je zaak. Twee weken lang helemaal gratis.