Teammanagement: zo laat je je team écht samenwerken
Goed teammanagement loont. Zo blijkt uit onderzoek van het PMI dat bedrijven met een professionele projectaanpak hun doelen in 73% van de gevallen halen, tegenover 58% bij bedrijven zonder gestructureerd plan. Met andere woorden: een goede structuur kan het verschil maken tussen succes en falen. Wil je weten wat goed teammanagement is en hoe je dit aanpakt? Wij leggen het je allemaal uit
Team management is het begeleiden en aansturen en begeleiden van een groep mensen zodat ze gezamenlijke doelen halen. Dat gaat verder dan alleen werk verdelen: het gaat om het creëren van een omgeving waarin iedereen weet wat er van hen wordt verwacht en waarin een samenwerking als vanzelf loopt.
In de kern draait teammanagement om drie pijlers:
- Duidelijke rolverdeling: wie doet wat?
- Helder overzicht: hoe loopt het project?
- Goede communicatie: hoe zorgen we dat informatie niet verloren gaat?
Zeker in kleine bedrijven, waar mensen vaak meerdere petten dragen, is gestructureerd teammanagement cruciaal. Zonder heldere afspraken (en het managen daarvan), mislukken tot wel 50% méér projecten. Dat is niet niks.
Plan je team optimaal in
Met Teamleader Focus plan je medewerkers en hun tijd in een handomdraai. Verandert er iets onverwachts? Dan pas je de planning simpel aan met de drag & drop functionaliteit. Taken verschuif je zo naar een ander teamlid of een later moment. Dankzij het planningsoverzicht zie je meteen of de taakverdeling haalbaar is en of je nog op schema zit. Probeer het twee weken zelf! Zonder kredietkaart, zonder te betalen.
Geen creditcard nodig
Zelfs met de beste bedoelingen kan teammanagement soms spaak lopen. Misschien herken je dit: een project is opgestart, maar niemand weet precies wie waar verantwoordelijk voor is. Of je zoekt wanhopig naar die ene e-mail met belangrijke afspraken, maar die blijkt zoek in een overvolle inbox. Het gevolg? Vertraging, frustratie en ontevreden klanten.
Veelvoorkomende valkuilen van teammanagement:
- Onduidelijke rollen en verantwoordelijkheden
“Ik dacht dat jij dat zou doen?” Als taken niet concreet toegewezen zijn, voelen teamleden zich daar niet verantwoordelijk voor. Daardoor blijven zaken liggen of worden er dingen dubbel gedaan. - Geen centraal overzicht
Als informatie verspreid zit in losse e-mails, chatberichten en notities, gaat er onvermijdelijk een keer wat mis. Deadlines worden gemist, of belangrijke details raken ondergesneeuwd. - Te weinig opvolging
In de hectiek van de dag kunnen openstaande taken eenvoudig uit beeld raken. Zonder regelmatige check-ins verlies je al snel de grip op de voortgang. - Geen heldere planning
Niet alleen de taakverdeling, maar ook de planning moet duidelijk zijn. Werken zonder duidelijke planning, milestones of deadlines, leidt al snel tot chaos (en stress bij je team).
Geen zicht op capaciteit
Als je niet weet hoeveel werk iedereen heeft, loop je het risico dat sommigen overbelast raken terwijl anderen juist te weinig te doen hebben (bore-out). Met als gevolg meer kans op uitval en dalende motivatie.
“Wat we doen, wanneer we het doen, hoe we het doen, voor wie we het doen, met wie we het doen: alles staat in Teamleader. Dat scheelt zeker 30% in efficiëntie. Dat tikt lekker aan, want op jaarbasis gaat dat om heel erg stevige bedragen.”
Nu we weten waar teammanagement vaak fout loopt, is het tijd om dit aan te pakken. Met de volgende vijf stappen zorg je voor meer structuur, duidelijkheid en betrokkenheid in je team:
Het moet voor iedereen duidelijk zijn wat ze moeten doen. Wijs daarom taken en verantwoordelijkheden duidelijk toe. Focus op het eindresultaat, niet op elk detail in de uitvoering van het project. Zo geef je ruimte om zelfstandig te werken en voorkom je dat opdrachten blijven liggen.
Voorzie iedere taak van een heldere deadline, passend binnen de planning. Zo behoud je overzicht over de voortgang en zie je snel waar knelpunten ontstaan.
💡 Tip: leg alles vast in een gedeeld document of een planning tool waarin taken, verantwoordelijkheden, deadlines en afspraken voor iedereen inzichtelijk zijn.
Niets is zo frustrerend als eindeloos zoeken naar dat ene bestand of die ene e-mail. Bundel daarom alle informatie: projectdetails, klantgegevens, taken, deadlines en communicatie. Goede projectmanagement software helpt je daarbij. Zo hoef je nooit meer te zoeken.
Je hoeft niet elke dag uren te vergaderen, maar korte en gerichte overlegmomenten houden iedereen scherp. In 15 minuten kun je al:
- voortgang checken;
- knelpunten bespreken;
- successen delen.
Zo voorkom je dat kleine problemen grote obstakels worden.
Vertrouwen is de basis van een sterk en zelfstandig team. Geef je teamleden de ruimte om beslissingen te nemen binnen hun verantwoordelijkheden. Zo voelen ze zich eigenaar van hun werk en zullen ze sneller zelf oplossingen aandragen. Jij bent er nog steeds als vangnet, maar stuurt meer op zelfstandigheid dan op controle.
💡 Pssst. Lees ook eens onze blog over het RACI-model! Daarin leggen we haarfijn uit hoe dit je helpt met het inzichtelijk maken van de verschillende rollen en verantwoordelijkheden binnen je team.
Te vaak rennen we meteen door naar het volgende project. Neem de tijd om stil te staan bij wat je met elkaar bereikt, hoe klein het succes ook is. Een compliment in de groepschat of een traktatie bij de koffie doet wonderen voor de motivatie en het teamgevoel.
Remote werken heeft zo zijn eigen uitdagingen. Denk aan:
Gebrek aan spontaan contact
Informele gesprekken bij de koffieautomaat vallen bij remote werken weg. Toch zijn dit juist belangrijke momenten voor binding binnen je team. Plan daarom bewust af en toe informele momenten in, zoals een virtueel koffiemoment of een wekelijks kwartiertje zonder agenda.
Moeilijker overzicht houden
Als je niet ziet waar iedereen mee bezig is, wordt voortgang bewaken lastiger. Ook is het moeilijker om eventuele overbelasting te signaleren. Goede teammanagement software kan je daar vaak bij helpen. Je krijgt daarmee realtime inzicht in wie wat doet, welke deadlines eraan komen en waar taken blijven liggen. Ook op afstand.
Met de juiste software wordt goed teammanagement een stuk makkelijker. Teamleader Focus combineert alles wat je nodig hebt: centrale planning, taakoverzicht en tijdregistratie in één overzichtelijke omgeving.
- Check de beschikbaarheid van je teamleden en wijs taken eenvoudig toe
- Krijg realtime inzicht in de werklast van je team en zet ongebruikte uren optimaal in
- Herschik taken wanneer het nodig is en voorkom vertragingen
Maar Teamleader Focus is meer dan alleen teammanagement tool: je beheert er ook je crm, offertes, facturen en projecten. Zo run je je zaak op één plek. Dat is pas handig. Zelf proberen? Dat is twee weken helemaal gratis.
Geen creditcard nodig
💡 Nóg slimmer leren werken? Lees alles over het optimaliseren van je werkprocessen in: Work management: wat is het, voordelen en toepassingen.
Goed teammanagement kost je geen extra tijd, het levert je juist tijd op. Met duidelijke afspraken en een vaste structuur voorkom je misverstanden, dubbel werk en eindeloos overleg. Sterker nog: onderzoek van het PMI toont aan dat een gebrek aan capaciteitsplanning kan leiden tot maar liefst 11,4% verlies van je werkcapaciteit. Bedrijven zoals Brandmerck laten zien dat een centrale en gestructureerde aanpak juist tot wel 30% efficiëntiewinst kan opleveren.
Absoluut. Juist in kleine teams vervult iedereen vaak meerdere rollen. Dan is het extra belangrijk dat helder is wie welke verantwoordelijkheid draagt. Zo blijft de focus behouden en voorkom je dat belangrijke taken vergeten worden.
Team management zoomt in op het aansturen van jouw mensen, ongeacht of ze aan projecten werken of routineklussen doen. Projectmanagement gaat meestal over het realiseren van specifieke projectdoelen binnen een vast kader van tijd en budget. In de praktijk vullen ze elkaar perfect aan: goed teammanagement zorgt voor een sterk fundament waarop effectief projectmanagement kan bouwen.
