Van chaotische mail naar correcte offerte, Robin van Putten (DJR Events) doet het met Teamleader Focus AI

Als je een feestje wil bouwen, dan moet je bij Robin van Putten zijn. Hij is niet alleen zelf DJ, met zijn bedrijf DJR Events voorziet hij ook nog eens licht, geluid, artiesten en andere dj’s op allerlei evenementen. Robin runt DJR samen met zijn vriendin, die zangeres is.

Om de hele organisatie in goede banen te leiden, vertrouwen ze al een tijdje op Teamleader Focus. Dat loopt goed, maar sinds kort is zijn manier van werken wel aan het veranderen. Dat komt omdat Teamleader Focus sinds kort AI aan boord heeft, op moment van publicatie in bètafase. Robin is sinds enkele weken een van de bètatesters. Hij vertelt ons wat hij ermee doet, hoe dat gaat en wat hij er in de toekomst nog van verwacht.

Robin gebruikt al langer technologie om zo productief mogelijk te werken. Zijn CRM, facturen en offertes zitten al in Teamleader Focus. Maar hij gaat nog verder. “Ik heb een koppeling gemaakt met mijn telefoon,” legt Robin uit. “Als ik gebeld wordt dan neemt hij het gesprek op, maakt hij een transcript en vanuit dat transcript maakt hij automatisch taken aan in Teamleader”.

Toen Robin hoorde dat er AI in Teamleader Focus kwam, hoefde niemand hem dus van het nut te overtuigen. "Ik ben altijd enthousiast over nieuwe dingen," grinnikt Robin. 

Robin gebruikt AI in Teamleader Focus voorlopig bijna altijd voor dezelfde taak: offertes maken. "Ik krijg vaak heel veel informatie van een klant in een mail", vertelt hij. Hij geeft die mail aan Focus AI en die haalt er de belangrijke info uit en zet die op de juiste plaats. “Dat scheelt zoveel tijd,” zegt Robin. “Als je zo'n hele lap tekst erin knalt en hij haalt gewoon de belangrijke dingen eruit, dan is dat gewoon heel prettig."

We geloven dat Focus AI ondernemers zoals Robin echt gaat helpen om efficiënter te werken. Je klanten, je artikels en je prijzen staan al in Teamleader Focus, dus AI heeft al een rijke context om mee aan de slag te gaan. Je hoeft niet telkens opnieuw aan een chatbot uit te leggen hoe jij werkt. Bij Robin gaat er dus een chaotische mail in, en komt er een correcte offerte uit.

Robin heeft zijn zaak al grotendeels op één plek staan. "Teamleader gebruik ik nu al het meest," geeft hij aan. En hij wil verder.

In een ideale wereld draait alles bij DJR Events op Teamleader Focus. Alleen werken zijn dj’s en artiesten in andere planningstools. Daarom droomt Robin luidop: "Dan zou het mooi zijn als die AI gewoon overkoepelend alles begrijpt en overal in kan werken."

Groeit zijn bedrijf, dan ziet hij een ideale rol weggelegd voor Focus AI. "Mocht er bij mij personeel bijkomen, dan is deze AI-functie een hele fijne manier om iemand snel kennis te laten maken met het systeem."

Robin is eerlijk en geeft toe dat hij alles wat Focus AI voorstelt, wel nog controleert. Hij merkt ook op dat de bevestiging bij iedere stap wel wat compacter mag, hij zou graag in één keer op alles ja zeggen in plaats van bij elke stap. “Al snap ik perfect dat hij die extra controlestappen doet, dat is belangrijk in de fase waarin de technologie zich nu bevindt," geeft hij meteen ook mee.

Daarnaast hoopt hij ook snel dat de AI-functie ook naar de mobiele app komt. “De app is heel gebruiksvriendelijk maar ik wil net even wat meer dingen kunnen aanpassen als ik onderweg ben.” We kunnen in ieder geval al meegeven dat ons product team op de hoogte is van Robins wens.

Het doel van deze bètafase is eenvoudig. We willen zien wat er gebeurt als echte ondernemers zoals Robin met onze AI aan de slag gaan. Hoe ervaren zij het om echte offertes, facturen en deals te maken met AI? Alle feedback gaat rechtstreeks naar het productteam, zodat Teamleader Focus AI in de toekomst nog meer tijd kan besparen voor ondernemers.