In de creatieve sector is er een constante druk om klanten omver te blazen met te mind-blowing concepten. Dat maakt het niet gemakkelijk om tijdens het creatieve werk, ook de voortgang van het project in de gaten te houden - zeker niet als je aan verschillende concepten en projecten tegelijkertijd werkt. Wil jij een creatief idee omzetten in een soepel project? Lees dan vooral de geheimen van een succesvol project voor agency's.
De creatieve industrie draait op projecten. Het draait daarbij om creativiteit en unieke resultaten. Gevolg? Geen enkel project is hetzelfde. Telkens moet er weer een ander doel bereikt worden, van brand awareness tot traffic, en ieder project wordt gemaakt voor een ander kanaal. Met al deze verschillende factoren is het lastig om ieder project goed te plannen, je kunt immers niet zomaar terugvallen op eerdere projecten. Hoe kom je dan tot een realistische projectplanning?
1. Projectplanning begint al bij je pitch
De pitch is in de creatieve sector het belangrijkst; je wilt dat jouw concept opvalt en gekozen wordt. In tegenstelling tot in andere sectoren, begint het plannen van creatieve projecten al in de pitchfase. Dat betekent dat je al veel voorbereidend werk doet en een planning maakt voordat je überhaupt iets verkocht hebt. Precies, op het moment dat er nog geen inkomsten op het project zijn. Je wilt dus extra voorzichtig omgaan met je tijd - die kun je bijvoorbeeld goed in de gaten houden met behulp van tijdregistratie.
Vanuit commercieel oogpunt is het belangrijk om een duidelijk overzicht te hebben van al je projecten. Welke hebben er prioriteit? Welk project is bijna afgelopen? Daarnaast valt of staat een deal met potentiële klanten met het budget: als jij je klant een realistische offerte geeft, kan deze een passende begroting maken van de middelen die nodig zijn, alsook de kostprijs. Zodra een klant besluit om met jou samen te werken, kun jij je idee uitwerken naar een concreet project.
Ontdek wat projectmanagement software voor creative agency's kan betekenen en hoe je de fasen voor, tijdens en na het project in goede banen leidt.
2. Houd altijd een overzicht van je middelen bij
Klant overtuigd en concept verkocht? Gefeliciteerd! Nu gaat het echt beginnen: je kunt je concept omzetten in een project en realiseren. Het is dan handig om een overzicht te hebben van alle beschikbare resources, inclusief manuren. Hoe pak jij dat aan? Het hoeft niet zo moeilijk te zijn: pak de agenda’s van je collega’s erbij en verdeel de taken op basis van de vaardigheden, workload en beschikbaarheid van het team.
Het spreekt voor zich dat je zoveel mogelijk uit de resources wilt halen. Het is een kunst om in te schatten hoelang iedere taak kost, maar oefening baart kunst - en hier kun je juist wél naar eerdere projecten kijken en ervan leren! Zorg ervoor dat je voldoende tijd reserveert bij je collega's zodat zij hun werk in alle rust kunnen doen. Er moet tijd zijn voor een dipje in de creativiteit. Bureaus werken ook geregeld met freelancers - die ook nog eens vanaf een andere plek werken - dus zorg ervoor dat de agenda’s van alle collega’s altijd en overal beschikbaar zijn.
3. Creativiteit heeft geen prijskaartje
In een creatieve campagne komt een hoop samen, van grafisch ontwerp tot web development tot fotografie. Als je van te voren weet hoeveel tijd je kwijt bent aan een bepaald onderdeel, kun je daar een vaste prijs voor rekenen. Bijvoorbeeld bij het maken van portretfoto's. In andere gevallen is het minder makkelijk te bepalen. Bijvoorbeeld het ontwerp van een logo.
Als je controle over een project wilt houden is het belangrijk om precies te weten hoeveel manuren het project kost. Ook als je met een vaste prijs werkt is het aan te raden om van te voren te berekenen of je niet voor een te laag tarief aan het werk bent, of juist teveel in rekening brengt. Aan het einde van de rit wil je je klant een eerlijke factuur sturen met daarop een realistisch overzicht van de middelen en kosten.
4. De must-have skills van een 'creatieve' projectmanager
De perfecte projectmanager is niet makkelijk te vinden. Binnen een creatieve setting heeft een manager vaak ook nog eens verschillende rollen en verantwoordelijkheden, die niet altijd makkelijk samengaan. Om het overzicht te behouden en projecten zo goed mogelijk te beheren, heeft een projectmanager binnen een creatief bureau onder andere de volgende skills nodig.
Een helicopter view
Dit is misschien wel de belangrijkste skill: continu een compleet overzicht van de gang van zaken. Je hebt goed inzicht nodig in wat er allemaal speelt, waar mensen mee bezig zijn en waar mogelijke knelpunten liggen. Het klinkt misschien logisch, maar het is een factor die vaak onderschat en ondergewaardeerd wordt. Maar ja, als het om projectmanagement gaat geldt: hoe 
beter je plant, des te groter de kans van slagen. Een goede planning gaat er daarbij niet om al je to-do’s in een schema te proppen, maar rekening te houden met eventuele vertragingen, fouten en minder creatieve dagen.
Frederik Martens, mede-eigenaar van cross-media communicatiebureau Maquina, gelooft dat je altijd tijd moet bewaren voor onverwachte situaties:
“Ik laat altijd wat ruimte over in mijn planning. Door eerdere ervaringen kan ik beter inschatten hoeveel tijd ik nodig heb voor een bepaalde taak, maar ik plan altijd wel wat extra ruimte in. Een beetje ademruimte maakt het werk wat makkelijker. Wanneer een klant bijvoorbeeld dringend iets gedaan wil hebben, kunnen we er makkelijk op anticiperen.”
Flexibiliteit
Soms moet je de volledige planning van een project aanpassen. Zaken die fout gaan, deadlines die opschuiven, slechte resultaten: er zijn genoeg redenen om opnieuw te beginnen. Een klant kan bijvoorbeeld vragen om onderdelen eerder te leveren dan initieel afgesproken. Of je merkt dat je niet tevreden bent met de uitvoering van taken, waardoor je project vertraagt. Door jezelf flexibel op te stellen kun je hier makkelijk op in spelen.
Tip: gebruik weekschema’s waarbij je op korte termijn veranderingen kunt aanbrengen, zoals het wisselen van taken of het herverdelen ervan.
People skills
Hoewel een strak schema belangrijk is, mag je natuurlijk ook niet de collega’s zelf vergeten. Bert Pieters, oprichter van Drift - een creative agency gespecialiseerd in branding & experience, houdt dagelijks een stand-up meeting met zijn team. Dit doen ze vóórdat iedereen zich focust op zijn/haar eigen werk:
“Elke ochtend om tien uur starten we met een stand-up meeting. Staand bespreken we onze dagplanning, wat meestal zo’n 10 minuten duurt. Nu we onze werkprocessen hebben geoptimaliseerd, zijn de meetings soms nog wel korter. Daarnaast bespreken we niet alleen de planning, maar ook het leuke, creatieve gedeelte van het project. Met deze dagelijkse meetings, proberen we de ‘human touch’ - het contact met elkaar, te betrekken in onze processen."
Meer leren over de aanpak van projecten? Lees dan de blog over projectmethoden.
Het is vanzelfsprekend belangrijk dat je je team vanbinnen en vanbuiten kent. Elke werknemer heeft unieke talenten: het is aan jou om deze op de juiste momenten in te zetten. Daarnaast is het belangrijk dat je je klanten goed kent. Door hen de juiste vragen te stellen, kom je erachter waar hun behoeftes liggen en hoe je met jouw creatieve concepten precies de juiste snaar kunt raken. Al met al moet je als projectmanager bij een creatief bureau goed weten hoe je met verschillende personen omgaat, in verschillende settings.
Hoe ga je nu het best van een goed idee naar een goedlopend project? Download ons gratis ebook: een complete gids voor goed projectmanagement.
