Houd je kosten onder controle met de cost performance index

Dat verschil bewijst maar weer hoe belangrijk het is om je projecten strak op te volgen. Een van de beste manieren om dat te doen? Het volgen van de cost performance index (CPI). Daarmee zie je direct of je voor elke euro die je uitgeeft ook voldoende waarde terugkrijgt. In deze blog lees je precies hoe je de CPI berekent én gebruikt om je projecten winstgevender te maken.

De cost performance index wordt (of kosten-prestatie index) geeft antwoord op een simpele vraag: krijg ik waar voor mijn geld? Het is een prestatie-indicator die de waarde van je opgeleverde werk vergelijkt met de kosten die je maakt. De waarde van de CPI is vrij eenvoudig te lezen:

✅ Een CPI boven de 1 betekent dat je onder budget zit.
❌ Zit de CPI onder de 1? Dan geef je meer uit dan gepland.

Misschien heb je het al eens meegemaakt: je hebt, samen met je team, keihard gewerkt aan een project. Maar uiteindelijk bleek de winst lager uit te vallen dan verwacht. Dit is geen uitzondering! Uit het PMI‑onderzoek blijkt dat bij organisaties zonder professioneel projectmanagement slechts 32% van de projecten volledig succesvol is. Geen wonder dat de uiteindelijke marge vaak tegenvalt. De CPI is hier onmisbaar. Want als je de CPI volgt zie je budgetproblemen vaak eerder aankomen, zodat je tijdig kan ingrijpen!

Pssst … leestip! Voor kleine ondernemers is elk project cruciaal. Met deze tips voor projectbudget hou je je financiën scherp in de hand.

De formule voor CPI is heel simpel:

CPI = verdiende waarde / werkelijke kosten
Of in het Engels: Earned Value (EV) / Actual Cost (AC)

• Verdiende waarde: wat je werk tot nu toe waard is. Reken dit uit door het percentage afgerond werk te vermenigvuldigen met je totale projectbudget.
• Werkelijke kosten: alle kosten die je tot nu toe hebt gemaakt voor het project.

CPI > 1: Je haalt meer waarde dan je uitgeeft. Een CPI van 1,2 betekent dat elke uitgegeven euro €1,20 oplevert.

CPI = 1: Perfect op schema. Je geeft niet meer uit dan voorzien, maar je maakt ook geen extra winst. Of je uiteindelijk winst boekt, hangt af van je geplande marges en de verkoopprijs die je met de klant hebt afgesproken. 

CPI < 1: Je geeft meer geld uit dan gepland. Bij een CPI van 0,8 krijg je maar €0,80 waarde voor elke uitgegeven euro.

Hoe hoger de CPI, hoe beter je project financieel presteert. Voor meer financiële inzichten bekijk je ook onze KPI-voorbeelden.

Goed, hoe zet je de CPI dan in zodat je betere projectresultaten bereikt?

1. Meet regelmatig je CPI
   Dit doe je maandelijks voor de meeste projecten en wekelijks voor projecten met veel risico.
2. Grijp in bij een lage CPI
   Zakt je CPI onder de 0,8? Tijd voor actie. Denk aan het onderhandelen van prijzen met leveranciers, het optimaliseren van werkprocessen of samen met je klant de scope bijstellen.
3. Gebruik de CPI in je communicatie
   Budgetproblemen kan je beter vroeg delen dan verzwijgen. Gebruik de CPI daarom voor transparante communicatie met klanten. Dit laat zien waar je staat, zodat je op tijd samen kan zoeken naar oplossingen. 

Eerlijk is eerlijk: formules berekenen kost tijd. En als ondernemer wil je vooral bezig zijn met je klanten en projecten, niet met formules.

Daarom rekent Teamleader Focus automatisch je projectprestaties door. Met Teamleader Focus:

• krijg je realtime inzicht in je kosten versus opbrengsten;
• ontvang je een automatische waarschuwing als je over budget dreigt te gaan;
• kan je je tijdsregistratie koppelen aan de factuur;
• heb je een helder overzicht van de winstgevendheid per project. 

Geen gedoe met tabellen of formules. Wél een duidelijk overzicht en grip op je budget. Ook proberen? Dat kan helemaal gratis en zonder kredietkaart. Probeer het zelf!