Van chaos naar controle: zo pak je de urenregistratie écht goed aan

Laat geen geld op tafel liggen. Wij leggen je uit hoe je in vier stappen je urenregistratie op orde maakt, wat de voordelen daarvan zijn en welke resultaten je kan verwachten.

Voor je het weet is de werkdag om. Je hebt hard gewerkt, maar ... voor wie eigenlijk? Je krabbelt snel je uren op een papiertje. Of je probeert op vrijdag te achterhalen wat je ook alweer op maandag hebt gedaan. Herkenbaar?

Wie zijn urenregistratie niet op orde heeft, laat makkelijk 10 tot 20% van zijn werkbare tijd liggen. Zonde, want daarmee verlies je óók factureerbare uren. 

Veel ondernemers houden hun uren nog bij in Excel of op papier. Maar dat leidt al snel tot:

• Vergeten uren - en wat je niet noteert, kan je ook niet factureren. 
• Foute facturen - wat leidt tot frustratie en vertragingen in betaling. 
• Geen overzicht - geen idee waar jouw tijd naartoe gaat.

Tijd (ha!) om je urenregistratie op orde te krijgen dus. Goede urenregistratie software helpt je om je uren correct te registreren, zonder dat je hier lang mee bezig hoeft te zijn.

Urenregistratie helpt je om grip te krijgen op je tijd. Of je nu alleen werkt of een team aanstuurt: inzicht in gewerkte uren levert directe voordelen op. Dit zijn de belangrijkste:

Efficiënter werken
Door te registreren hoe je je tijd besteedt, zie je snel waar winst te behalen valt. Het helpt je om je planning bij te sturen, prioriteiten te stellen en je werk slimmer te organiseren. Ook je teamleden gaan bewuster om met hun tijd als ze weten wat ze wanneer doen.

Nauwkeurig overzicht
Met tijdregistratie heb je altijd een duidelijk overzicht van je uren. Je ziet hoeveel tijd je aan klanten of projecten besteedt, wat er factureerbaar is en waar ruimte zit voor optimalisatie. Dit maakt het makkelijker om correcte facturen op te stellen en betere inschattingen te maken voor toekomstige projecten.

Flexibel registreren
Tijd registreren moet vooral eenvoudig zijn. Met de juiste urenregistratie software kan je werken zoals voor jou prettig is. Registreer in real time, voeg uren achteraf toe of verwerk ze in bulk per dag of week. Zo houd je zonder moeite bij hoeveel tijd je besteedt aan vergaderingen, taken, telefoontjes en meer.

💡 Je administratieve last nog verder verminderen? Lees onze tips in:
‘4 manieren om je administratie te beperken tot een absoluut minimum’.

Het opzetten van een goede urenregistratie is eenvoudiger dan je denkt. Met deze stappen ga je van chaos naar controle:

Begin met de vraag: waarom wil je urenregistratie invoeren? Wil je nauwkeuriger factureren, beter inzicht in projecten of voldoe je aan wettelijke verplichtingen?

Kijk kritisch naar je huidige manier van werken. Wat loopt al goed, wat kan beter? Misschien heb je al een basis die je kunt optimaliseren.

Uren bijhouden in Excel? Dat lijkt handig, tot je verdwaalt in formules en verschillende versies van hetzelfde document. Met professionele urenregistratie software werk je sneller en slimmer. Je werkt op één plek, registreert je tijd in real-time, koppelt je uren aan de juiste projecten en zet ze moeiteloos om in facturen.

Ga op zoek naar een tool die past bij jouw manier van werken. Let bijvoorbeeld op de volgende functionaliteiten:

• Makkelijke invoer of een start-stopknop
• Mobiele app, zodat je ook onderweg kunt registreren
• Integratie met je facturatie of boekhoudsysteem
• Duidelijke rapporten, voor inzicht in je tijd en winst

Als je de keuze voor een tool hebt gemaakt, is het slim om niet direct alles om te gooien. Begin klein en test met één team of project. Verzamel feedback, los kinderziektes op en pas je aanpak aan. Zo verloopt de uitrol veel soepeler voor het hele bedrijf.

Is de pilot geslaagd? Dan is het tijd voor de grote uitrol. Wees transparant over de voordelen: je voorkomt fouten, werkt efficiënter en maakt sneller facturen. Spreek af wanneer en hoe uren geregistreerd moeten worden. Een nieuwe tool is pas succesvol als iedereen weet hoe die werkt.

Bij het invoeren van urenregistratie duiken vaak dezelfde obstakels op:

1. Mensen vergeten vaak hun uren
   Zorg dat uren noteren simpel is, bijvoorbeeld met een Time Tracker, zoals in Teamleader Focus, of een mobiele app. Integreer dit in je dagelijkse routine.
2. Weerstand bij medewerkers
   Zien je teamleden de tijdregistratie als controlemiddel? Laat zien hoe het hen juist helpt, bijvoorbeeld door snellere facturatie en minder misverstanden. Zo creëer je draagvlak.
3. Technische drempels
   Nieuwe software kan intimiderend lijken. Kies voor een gebruiksvriendelijke tool en begeleid je team via korte trainingen of handleidingen.

Urenregistratie mag je geen extra tijd kosten. Met Teamleader Focus registreer je je uren makkelijk en nauwkeurig.

• Start de Time Tracker zodra je begint, stop ‘m als je klaar bent. Geen nattevingerwerk achteraf. 
• Koppel je uren direct aan de juiste klanten en projecten. 
• Zet je urenregistratie eenvoudig om in een factuur. Sneller gefactureerd = sneller betaald. 
• Volg je in real-time inzicht in wie in je team waarmee bezig is.

Zo werk je efficiënter, factureer je alles correct én krijg je sneller betaald. Geen vergeten uren, geen ingewikkelde Excel-sheets. Zelf proberen? Dat kan twee weken helemaal gratis. Zonder gedoe, zonder creditcard.