Ad hoc taken: controle over onverwacht werk
Ad hoc. Deze term heb je vast vaker gehoord op de werkvloer. Maar wat betekent het eigenlijk?
Ad hoc - betekenis
“Ad hoc” is Latijns. Het betekent letterlijk voor hier (of voor dit specifieke geval). In de praktijk verwijst het naar iets dat spontaan of tijdelijk wordt gedaan. Een oplossing of taak die niet gepland was, maar nodig is om een acuut probleem op te lossen.
Ad hoc taken dus! Denk bijvoorbeeld aan een:
- spoedopdracht voor een klant
- snel overleg om een probleem op te lossen
- tijdelijke aanpassing in je projectplanning
Deze ongeplande taken zijn vaak belangrijk voor klantrelaties en bedrijfscontinuïteit. Je wilt ad hoc taken dus goed kunnen oppakken. Maar ze kunnen je werkdag ook flink verstoren … help! Hoe zorg je er nou voor dat je ad hoc werk succesvol aanpakt?
Plan je tijd optimaal in
Met Teamleader Focus zie je in één oogopslag wie ruimte heeft voor extra werk en welke projecten eventueel kunnen schuiven. Zo kunnen ad hoc taken probleemloos worden opgepakt én blijf je op schema. Ontdek zelf hoe makkelijk het kan zijn. Probeer Teamleader Focus 14 dagen gratis. Zonder kredietkaart, zonder gedoe.
Geen creditcard nodig
Natuurlijk wil je het liefst zo min mogelijk onverwacht werk. Een goede planning en strak teammanagement helpen daar enorm bij. Toch is het niet realistisch om te verwachten dat je ad hoc taken helemaal kan vermijden. Maar met de volgende vijf tips pak je ze gestructureerd aan:
Houd in je planning 20-30% ruimte voor onvoorziene taken. Zo kan je snel schakelen, zonder dat het je hele planning op zijn kop gooit. Veel werk om dat allemaal uit te rekenen? Dat hoeft niet. Goede planning software helpt je deze buffer standaard in te plannen, zelfs in de individuele werkroosters.
8 uur per dag volgepland? Zeker niet.
Bij Pixelpillow staat de capaciteitsplanning voor teamleden op 6 of 7 uur per dag. Zo is er altijd wat ademruimte en kunnen ad hoc taken tussendoor opgepakt worden zonder overwerken. Milan van Pixelpillow zegt daar over:
“Dat sluit aan bij de filosofie dat wij nooit van iemand vragen – tenzij die zelf een ontzettend grote fout heeft gemaakt – om buiten werktijd werk te verzetten.”
Niet elk spoedje is werkelijk urgent. Gebruik een simpele matrix om taken in te delen, denk aan: belangrijk/niet belangrijk en dringend/niet dringend. Ad hoc taken komen hier ook bij te staan. Gebruik je een planning tool? Dan kan je deze prioritering eenvoudig visueel maken in de planning. Zo weet je team precies waar de aandacht eerst naar uit moet.
Maak ad hoc taken direct zichtbaar voor iedereen, zodat je hele team weet wat er speelt. Het moet duidelijk zijn wie wat oppakt en waar nog ruimte is, zodat je dubbel werk en miscommunicatie voorkomt.
Het mag duidelijk zijn: ad hoc taken gestructureerd aanpakken, valt of staat met duidelijke communicatie. Het vraagt om duidelijke afspraken. Waarom is iets belangrijk en wanneer moet het klaar zijn. Bespreek ook met je team wat haalbaar en realistisch is: tenslotte heeft niemand iets aan een halfbakken oplossing.
Het draait niet alleen om duidelijke communicatie binnen je team, maar ook richting je klant. Stel grenzen aan wat er realistisch op een dag gedaan kan worden. Want een overbelast team helpt niemand, ook niet je klanten.
Meet hoeveel tijd ad hoc werk echt kost. Slimme tijdregistratie geeft je inzicht in werkverdeling en patronen. Zo kan je je planning optimaliseren en ben je in staat efficiënter werk te leveren.
30% efficiëntiewinst
Brandmerck heeft een flinke efficiëntieslag gemaakt dankzij de planningtool van Teamleader:
“Wat we doen, wanneer we het doen, hoe we het doen, voor wie we het doen, met wie we het doen: alles staat in Teamleader. Dat scheelt zeker 30% in efficiëntie. ”
Altijd weten wie wat doet, en wanneer. Met de planning tool van Teamleader Focus plan je je teamleden en hun tijd optimaal in. Je hebt realtime zicht op de werklast, voorkomt overbelasting en bent beter gewapend voor onvoorziene omstandigheden.
Met een paar klikken weet je wie ruimte heeft voor extra taken. Zo pak je die spoedopdracht probleemloos op. Met Teamleader Focus kan je:
- overzichtelijk vooruit plannen;
- eenvoudig ruimte maken voor ad hoc taken;
- alle uren en teamleden efficiënt indelen.
De software houdt automatisch rekening met beschikbaarheid en capaciteit. Werk je aan complexe projecten? Dan biedt de projectmodule van Teamleader extra mogelijkheden voor workload management.
Zelf proberen? Dat kan twee weken helemaal gratis. Zonder te betalen, zonder kredietkaart.
Geen creditcard nodig
Plan 20-30% vrije ruimte, afhankelijk van je sector. Dienstverlenende bedrijven hebben vaak meer buffer nodig dan productiebedrijven.
Stel heldere criteria op voor urgentie en deel deze met klanten. Vraag bij elk verzoek: wat is de werkelijke deadline en waarom?
Weeg af of het verzoek past binnen je capaciteit zonder kernprojecten te schaden. Bied alternatieven zoals een latere oplevering of gefaseerde aanpak.
